Обследование бизнеса перед проектом. Зачем, если и так работает?

Что такое обследование

Обследование, это первый этап в проекте внедрения 1С, в ходе которого процессы подлежащие автоматизации в компании детально изучаются и описываются. Для выявления процессов бизнес-аналитики общаются с ключевыми сотрудниками Заказчика, руководителями подразделений на серии встреч. Затем фиксируют собранную информацию в документ.

Зачем нужно обследовать процессы

Иногда встречается мнение, что «Обследование» — это бесполезный для клиента этап. «Мы то и так знаем, как мы работаем, это вы без обследования не можете нас автоматизировать».

1. Даже если бы заказчик знал, как он работает, разве качественная, подходящая бизнесу автоматизация, не является общей целью? Заказчик и исполнитель идут к одной цели — успешному проекту внедрения системы. Если какое-то мероприятие нужно, чтобы повысить вероятность успеха, оно нужно обоим сторонам.
2. На самом деле скорее всего вы не знаете, как вы работаете, так как принятые подходы и методы принятия решений находятся в сфере коллективного бессознательного.Большинство компания работает «как сложилось» в ходе роста, найма новых людей, распределения функций между ними. Никто не знает, как работает компания в целом. Представление о прохождении одних и тех же процессов у собственника, у руководителей отделов и у рядовых сотрудников может быть совершенно разным.
3. В ходе обследования выявляются изменения и улучшения, которые можно сделать, не дожидаясь внедрения 1С.Осознание, выявление бизнес-процессов, это работа, запускающая поиск улучшений и изменений. Частая ситуация в ходе интервью "Мы что, правда так работаем? — Да. — Не может быть! — Точно так — Давайте это поменяем, мы же теряем заказы/деньги/время«.Мы просим кого-то из руководства компании присутствовать на всех интервью как раз для того, чтобы такие идеи обнаруживать и реализовывать в компании сразу.
4. В ходе обследования формируется атмосфера вовлеченности в проект, ключевые пользователи становятся соавторами проекта, и это полезно для дальнейшего внедрения.Внедрение нового программного продукта — это проект организационных изменений. Изменения всегда идут сложно. Люди не любят изменений. Для снижения сопротивления во время запуска, отличной идеей является вовлечение ключевых пользователей с самого начала.
5. Обладающий кругозором подрядчик может предложить идеи, рекомендации по перестроению бизнеса, или вводу новых метрик, опираясь на опыт других проектов.Консультанты, интеграторы, компании, занимающиеся автоматизацией управления и учета, имеют большую «насмотренность». Каждый день, месяц, год, они изучают различные практики и подходы к работе. В ходе обследования они могут дать интересные рекомендации, или поделиться взглядом со стороны.
6. На основании хорошего обследования, вы сможете написать должностные инструкции для ролей, и создать документы для изучения работы компании и входа в должностьМало внедрить информационную систему — нужно сделать так, чтобы пользователи знали свои участки бизнес-процессов, проходящих через компанию, и могли выполнять свои задачи. Хорошее обследование может лечь в основу корпоративных регламентов работы для разных должностей.

Пытаться выбирать и внедрять 1С, и любую другу систему управления, без обследования, всё равно что прийти к врачу и попросить сразу выписать нужное лекарство, без диагностики. Вы ведь и так знаете — вот болит спина, нужна таблетка от боли. Потому что «обследование, мне это не нужно, я за лечение плачу, а не за то чтобы вы меня обследовали».

Как проходит обследование

Как Заказчику понять, что обследование идет верно, и вы получите нужный результат?

1. Начало проекта — стратап-встреча.Предложение начинается с большой буквы, а проект — со стартап-встречи. Это важное мероприятие, на котором происходит знакомство команды, поясняются роли, утверждается устав и план.
2. Серия интервью, на них приходят аналитики с подготовленными вопросами.Само обследование должно состоять из последовательности встреч. Подрядчик предложит вам список встреч, которые необходимо провести, и попросит заполнить его контактными лицами и удобными датами.Обратите внимание, сессии вопросов-ответов должны идти гладко и четко. Это говорит о том, что аналитики приехали подготовленными, они не придумывают вопросы на ходу, а идут по своим опросникам, собирая в голове и в документе схему процессов.
3. Состав вопросов, и ход интервью.Хорошо, если вопросы — понятны. Аналитики должны спрашивать вас про то, как работает ваш бизнес. А не про то, какие «галочки» в 1С им нужно поставить. Если вопросы не понятны, или относятся к настройкам 1С, например, «скажите, вы будете использовать ордерную схему на складе?» это плохой признак. Возможно перед вами не бизнес-аналитик, а 1С консультант.Так же обратите внимание как подрядчик управляет ходом интервью. Он должен следить за таймингом, вести встречи, и не давать вашим сотрудникам отклоняться от темы встречи и начинать рассказывать про жизнь и интересные истории.
4. Финальный документ и работа по нему подрядчика и заказчика.Возможный состав финального документа описан ниже, обратите внимание на то, каким образом организован процесс сдачи вам этого документа.Правильный подрядчик — будет настаивать на внимательном прочтении, удивится если вы попытаетесь согласовать «не глядя», будет готов встречаться с вами, обсуждать документ, пояснять не ясные вопросы, вносить корректировки, а иногда и отстаивать свою позицию. Правильный подрядчик — умеет говорить клиенту «нет, так делать не стоит», если видит, что решение может принести вред проекту.

Что вы, как заказчик, можете сделать чтобы повысить шансы на успех проекта, и получить максимум пользы:

1. Назначьте «Руководителем проекта» со своей стороны — руководителя высокого уровня влияния в компании.
2. Сделайте так, чтобы он приходил на все интервью и встречи (освободите время, примите высокую важность проекта для компании).
3. Пусть ваш РП (или вы, если вы решили им быть) фиксирует замеченные «странности» в работе и принимает решения об их устранении.
4. РП заказчика необходимо подчеркивать важность проекта своим примером, «усмирять» сотрудников-сопротивленцев.
5. Внимательно изучайте документы от подрядчика, это подписывайте их так как «много текста, лень читать». Предложения сотрудников по документу так же проверяйте до отдачи подрядчику, если разослали документ на ознакомление.
6. Не отдавайте подрядчику противоречащие друг другу замечания, организовывайте встречи рабочей группы внутри компании, принимайте решения и отдавайте согласованные предложения/замечания/идеи.

Результаты обследования

Иногда результаты обследования остаются в голове у тех, кто его проводил. Это плохой результат, так как вы не сможете им воспользоваться, и не сможете передать проект другому подрядчику, если вам что-то не понравилось.

Что должно быть в результирующем документе?

1. Полный список или схема всех процессов, подлежащих автоматизации в ходе проекта. В виде картинки, схемы и/или текстового описания процессов.
2. Схемы и описание каждого бизнес-процесса.Какую методологию описания лучше использовать?Я не стал бы требовать описания процессов в IDEF0, UML, или другой нотации. Главное требование — схемы и описания процессов должны быть понятны вам, как заказчику, без дополнительного "обучения чтению диаграмм«.Нужно ли описывать «как есть» и "как будет«?Есть разные подходы. Многие консультанты описывают процессы «как есть» и «как будет». Проблема описания «как есть» заключается в том, что оно почти бесполезно. В ходе встреч сразу принимаются решения, процессы могут поменяться, и «как есть» окажется слепком момента в прошлом. Мы считаем, что описывать нужно процессы «как будет» с ЗБР (зоной ближайшего развития).Насколько подробным должно быть описание?Каждый шаг процесса должен быть действием, имеющим конкретный результат — созданный документ, принятый на склад товар, принятое решение. Опускаться в детализации до «нажал кнопку А, посмотрел на монитор, взял в руки мышь, отодвинул кружку...» — не нужно.Нужны ли описания требований к 1С (на уровне технических заданий, или схем интерфейсов)?Это зависит от общей схемы проекта и согласованных между вами и подрядчиком результатов каждого этапа. Есть компании, которые в рамках одного этапа и описывают процессы, и пишут требования на доработку/настройку учетной системы. Мы в нашей практике разделяем эти этапы — исследование бизнеса это одно, а то какую 1С выбрать для решения бизнес-задач, как ее настроить, это другое. У нас это 2 разных этапа проекта, и 2 разных документа.
3. Ролевая матрица. Список или таблица ролей в компании, с указанием того в каком процессе какая роль участвует, за какой процесс какая роль отвечает. Под ролью имеется ввиду не должность. Человек на должности «коммерческий директор», может иметь и роль «КД» и роль «Продавец» и роль «HR».
4. (желательно) Список изменений, улучшений и предложений, а также задач заказчика в ходе проекта. Не каждая компания подрядчик собирает такой список, так как он не относится непосредственно к внедрению 1С. Мы его готовим для того, чтобы заказчик получил больше пользы от этапа.

Желаю вам хороших подрядчиков, успешных проектов и бизнес-пользы от автоматизации.

Если вас заинтересовала наша методика обследования и результаты — вы можете оставить контакты, наш менеджер свяжется с вами и в ходе пресейл-встречи покажет реальный документ «Отчет об обследовании».