Автоматизация малого бизнеса на 1С без жертвоприношений
Но для этого нужно подойти к вопросу с умом. Огромный проект с обследованием, моделированием, на 9 месяцев и за миллионы рублей таким компаниям не нужен, он идет слишком долго и стоит дорого. Расскажем о том, как правильно запустить и начать использовать 1С в малом бизнесе.
Эта статья будет полезна собственникам и руководителям малого и микро-бизнеса. Если в вашей компании 5 — 15 сотрудников, количество заказов и отгрузок измеряется десятками в день, вы ведете учет в Excel или онлайн-сервисе, но вам стало его не хватать, узнайте, как подойти к внедрению 1С правильно. Правильное внедрение принесет максимум пользы, но при этом займет пару-тройку месяцев, и не потребует миллионных бюджетов.
Малый бизнес производит огромное количество товаров и услуг, как для населения, так и для других компаний. Из малого бизнеса вырастают средние, а иногда и большие организации. Их руководители, работающие «от заката до рассвета и обратно», вызывают большое уважение, и желание помочь им с наведением порядка.
Два (неверных) подхода
Нам встречается два распространенных подхода к автоматизации учета и управления в малом бизнесе.
- «Да что там делать, мы просто купим 1С, поставим и начнём в ней работать».
- Мы наймём 1Сника (фрилансера, знакомого, компанию), и он реализует нам все наши хотелки, и будет у нас свой 1С, с блэкджеком и плюшками.
Оба подхода ведут к недовольству 1С как системой. Ничего-то она «не может», ничего в ней «нормально не работает», «все надо доделывать», «за каждый чих надо платить». Все жалобы в кавычках, и не зря.
В чем проблема каждого пути?
1. Просто поставить — не получится.
1С — это система с широкими возможностями настройки. Что считать, как считать, в каких разрезах, когда. Система развивается, возможности настройки под конкретный бизнес растут.
Для грамотной настройки системы нужно с одной стороны отлично понимать, как бизнес работает, с другой стороны — в совершенстве знать все возможности выбранной 1С конфигурации.
Только тогда можно будет «поженить» бизнес-задачи с правильными настройками в системе и обучить людей правильной работе.
Кстати, конфигурацию 1С нужно ещё выбрать, подходящую среди множества существующих. Об этом чуть позже.
2. Нанять «программиста» и все доработать — путь в никуда.
Сажаете рядом с собой «1Сника», говорите ему, что вам надо. Он кивает головой, открывает конфигуратор и программирует...
В результате у вас получится система, в которой не осталось «живого места». Вы впадаете в зависимость от человека, который ее «дорабатывал».
Типовые механизмы, созданные автором конфигурации, компанией 1С, зачастую не используются просто потому, что тот, кто «дотачивал напильником», не знает, как эти механизмы включить, как их настроить.
Компания попадает «на иглу». Сопровождать такую систему дорого, обновляться при выходе новых релизов она может только «с танцами с бубном», поведение системы непредсказуемо. «Программист» — царь и бог. Его лучше не трогать.
Мы уверены, что 99% потребностей учета, управления, в малом бизнесе может быть закрыто типовой или почти типовой версией 1С. Без всяких «бесконечных допилов».
Какие доработки в 1С стоит делать, а какие нет?
Часто обслуживающий систему специалист (иногда фрилансер, или штатный сотрудник), вместо того, чтобы разобраться, как работает тот или иной механизм и какие нужны настройки в системе, чтобы он работал, просто «делает как сказали». Он не объясняет пользователям, «как нужно отражать операцию правильно», а делает доработки. Доработки копятся, конфликтуют друг с другом.
В результате компания работает на 1С, которую невозможно обновить на новую версию (или это долго и дорого). Никто, кроме одного специалиста, не знает, что находится «под капотом», как решить ту или иную задачу, не сломав всю систему.
Иногда данным из системы нельзя верить. Один отчет показывает одни цифры, другой — другие, по неизвестным причинам.
Мы рекомендуем внедрять максимально типовую конфигурацию 1С, какую бы вы ни выбрали версию. Но есть вещи, которые все же можно сделать для удобства.
Доработки, которые точно не повредят системе в целом, ее архитектуре:
- Печатные формы. Хотите выводить на печать желтые, зеленые, жирные буквы, логотип и штрих-код? Печатных форм можно сделать сколько угодно без вреда для основной 1С и без проблем с обновлением версий.
- Загрузка данных из файлов, выгрузка данных в файлы. Если можно взять данные из файлов, предоставленных поставщиками, или обмениваться с клиентами прайс-листами, почему бы не сделать это?
- Обмены с другими системами (например, сайтами). Для 1С существует множество готовых модулей обмена с популярными CMS (системами управления сайтом). Можно и полностью свой написать, если нужно.
- Отчеты. На вкус и цвет все фломастеры разные, так же и с отчетами. Можно без проблем создать систему отчетности на свой вкус, собрать интересные показатели и показать в удобном виде. Главное, чтобы эти данные были в системе и было понятно откуда их взять.
Выбираем типовую 1С
Мы подготовили таблицу, чтобы дать примерное представление о том, для каких видов деятельности — какие 1С могут подойти. Мы рекомендуем вам пообщаться с экспертом — он задаст вам разные вопросы о вашей деятельности, уточнит те тонкости и детали, которые могут существенно повлиять на выбор. Если вы задумываетесь о помощи компании во внедрении 1С — точно не стоит сначала покупать «коробку», а потом просить внедрить ее. Доверьте выбор профессионалам, возможно, они помогут вам сэкономить и на конфигурации, и на лицензиях. Почему так много разочарованных пользователей? Поставили систему, сделали какие-то настройки (сами, или с помощью «одного знакомого»), в результате 1С или работает неправильно, или не всё работает. Встречаем даже такие компании, где в 1С заводят только приход и расход материалов со склада (чтобы знать сколько товаров на складе). А все остальное? Не работает. Как выглядит правильное внедрение для малого или микро-бизнеса? Какой бы подрядчик его вам ни делал, оно будет состоять из нескольких этапов. Аналитик задаст вам вопросы про то, как работает ваша компания, про бизнес, а не про настройки 1С. «Одинэсник» спрашивает: «Вам эту галочку включить? А эту? А тут что вам указать?» Бизнес-аналитик спрашивает: «Кто у вас заводит новый товар? А откуда он узнает, что этот товар новый? Продавать можно только по ценам из прайса? Ага, скидки можно делать, а кто определяет, какие и кому?» В некоторых случаях одновременно со снятием задачи может происходит демонстрация возможностей программного продукта. Бывает проще задать вопрос и сразу показать в системе, как будет выглядеть результат «если выбрать вариант А», и «если выбрать Б». Результаты снятия задачи обязательно должны быть отражены в документе! Он не обязан быть многостраничным, мудрым и сложным. Он обязан быть: На этом этапе происходит, собственно, настройка 1С по согласованному документу «Постановка», создание пользователей и прав, загрузка данных из шаблонов, из файлов. Если были обсуждены и согласованы доработки, они тоже делаются на этом этапе. Результатом будет готовая к запуску система 1С, решающая задачи вашего бизнеса и ваши, как собственника и управленца. Люди в этой системе должны иметь возможность решать свои ежедневные задачи и оставлять «информационный след». А вы как руководитель — собирать нужную вам для принятия решений информацию. Желательно быстро, наглядно и непротиворечиво. Как понять, что система — именно та что надо? Открываете документ «постановка задачи», и сверяете каждый пункт от структуры справочников до цепочек документов и форм отчетности. Еще раз напомню, документ должен быть. Уделите ему внимание, требуйте его от подрядчика и читайте внимательно до утверждения. Формат обучения — очное или онлайн, индивидуально или в группах, возможны любые варианты, согласованные вами и подрядчиком. Главное, на что стоит обратить внимание: Запуск новой системы должен происходить без остановки бизнеса. Уточните, как все будет организовано, какие возможны риски и как ваш подрядчик собирается с ними бороться чтобы вы не потеряли деньги, время, сотрудников или клиентов. ОЭ нужна не для того, чтобы «исправить все ошибки». Ошибок как раз в 1С быть не должно. Эксплуатация нужна для того, чтобы убедиться, что все пользователи заводят информацию корректно, и поставленная заказчиком цель (например, посчитать себестоимость производства) будет выполнена. Часто сначала пользователи работают в 1С не так, как их обучали. Их поведение необходимо скорректировать, ошибки найти и помочь устранить. Возможно, кого-то обучить повторно или заставить посмотреть видео и сдать «зачёт». Главная задача этапа — добиться новых правильных привычек работы в 1С у людей. Помните, если в 1С не будет корректных, оперативных, полных данных — вы не получите прозрачность и управляемость, к которым стремились. В конце месяца эксплуатации, здорово если подрядчик поможет вам сформировать первую управленческую отчетность за месяц в новой системе. В нашей работе — это является последней точкой в поэме «типовое внедрение 1С». В конце расскажу о распространенной ошибке. Попытке «съесть слона целиком». Не секрет, 1С может очень многое, а еще к любой 1С конфигурации можно найти (купить, скачать) множество модулей и доработок. Интеграция с телеграмм, подключение телефонии, отправка писем через сервисы рассылок, подключение яндекс-карт и маршрутизации, интеграция с почтой России и СДЭК, возможность отвечать на Whatsapp и видеть заказы, приходящие из директа запрещенного Инстаграма сразу как документы 1С. Можно ли это? Можно. Все это возможно, но сначала начните считать остатки товаров и материалов, стоимость склада, взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, научитесь рассчитывать себестоимость и финансовый результат. После того, как вы получите первую настоящую пользу от внедрения учетной системы, а ваши сотрудники привыкнуть к работе в ней, вы сможете заняться реализацией любых своих идей и расширением возможностей. Попытка включить сразу все, что только вам может понадобиться, в объем проекта — сделает его большим, дорогим, долгим, и снизит вероятность запуска. Не пытайтесь проглотить слона сразу, ешьте его по кусочкам. Желаю вам хороших подрядчиков, успешных проектов и бизнес-пользы от автоматизации. 
Поставить 1С — мало. Надо внедрять новый подход
1. Снятие задачи.
2. Подготовка системы.
3. Обучение и запуск.
4. Опытная эксплуатация.
Откажитесь от воздушных замков
