Внедрение корпоративного портала Битрикс24 для поставщиков товаров

Команда DIGIMATIX реализовала решение для оптимизации и автоматизации данного процесса:

1. В CRM-системе Битрикс24 была создана интеграция с 1С, включающая все наименования клиента с базовыми ценами и другой необходимой информацией.
2. В CRM-системе были созданы карточки клиентов, содержащие индивидуальные параметры скидок.
3. Для формирования новых прайс-листов был создан шаблон Excel, который автоматически извлекает данные о товарах и примененных скидках из CRM-системы, создавая прайс-листы для каждого клиента.
4. Был разработан бизнес-процесс в Битрикс24, который дважды в неделю автоматически отправляет новые прайс-листы клиентам на указанные в карточках контактные данные.

Внедрение данной системы позволило значительно сократить время на формирование и отправку прайс-листов, поскольку теперь этот процесс полностью автоматизирован. Исключение человеческого фактора при расчете и отправке прайс-листов минимизировало риск убытков компании.

Учет времени работы и расчет заработной платы сборщиков заказов

Еще одной важной задачей клиента было внедрение системы учета рабочего времени и расчета заработной платы для сборщика заказов. Сборщики заказов работают по часовой ставке и их рабочее время зависит от количества поступивших заказов.

Недавно в Битрикс24 появилась функция, которая оказалась крайне полезной для решения этой задачи. Теперь можно настроить корпоративный портал таким образом, чтобы начало рабочего дня отмечалось только при нахождении в нужном месте.

Мы выстроили процесс следующим образом:

1. Сборщики приходят на работу и отмечают начало рабочего дня при включенной геопозиции в корпоративном портале;
2. Сборщики приступают к выполнению задач;
3. После выполнения задач они фиксируют завершение рабочего дня.

Вся информация о продолжительности рабочего времени автоматически собирается и формируется в отчет. Этот отчет содержит данные о количестве отработанных часов, а также расчет заработной платы. После формирования отчета он передается бухгалтеру, который уже использует эти данные для дальнейшей работы.

Благодаря внедрению данного функционала клиент смог получать точные данные о количестве отработанных часов и ускорить процесс расчета заработной платы, минимизировав возникновение возможных ошибок.

Чек-лист для сборки заказов

Еще один бизнес-процесс, который мы решили автоматизировать — процесс сборки заказов. Ранее сборщики получали заказы сообщением в мессенджере, после этого они шли собирать заказ и записывали точный вес поставляемых товаров на бумаге. Это приводило к ряду ошибок: забыли положить товар, не указали точный вес взвешиваемого товара.

Команда DIGIMATIX автоматизировала этот процесс с помощью функционала задач Битрикс24 и теперь он выглядит следующим образом:

1. Менеджер получает заказ от клиента и создает задачу в Битрикс24, используя чек-лист.
2. Сборщик открывает задачу и постепенно собирает необходимые позиции, отмечая в чек-листе то, что уже собрано. Если фактический вес товара отличается от заказанного, то сборщик указывает это в комментарии. Задача переходит менеджеру.
3. Менеджер переходит в программу «Мой склад» и оформляет накладную.
4. После оформления накладной, менеджер прикладывает ее в корпоративном портале и переводит задачу на водителя.
5. Водитель печатает накладную и отвозит заказ клиенту. Если клиент отказывается от ряда позиций, то водитель фотографирует накладную, отправляет ее комментарием в задачу и переводит задачу на менеджера.
6. Менеджер вносит исправления и снова прикрепляет накладную в задачу. В следующий раз, водитель привезет отредактированный документ.

Таким образом, автоматизация процесса сборки заказов позволила снизить количество ошибок, ускорить обработку заказов и обеспечить клиента всеми необходимыми документами.

Автоматизация процесса доставки

В связи с увеличением числа клиентов, возникла необходимость в быстром найме и обучении новых водителей. Поскольку клиенты делают заказы в разные дни, маршруты меняются ежедневно, что требует особого внимания при их планировании.

Еще одним нюансом является то, что клиент осуществляет доставку к указанному времени (с интервалом в один час), что делает задачу построения маршрутов еще более сложной.

Команда DIGIMATIX предложила следующее решение:

1. Менеджер вносит информацию для планирования маршрута, указывая все необходимые детали, такие как время доставки, адрес, детали заезда и контактную информацию.
2. С помощью адресных подсказок DaData сотрудник вносит только корректные адреса и далее автоматически определяются GPS-координаты указанных адресов.
3. Затем с помощью OpenStreetMap определяется оптимальный маршрут доставок с учетом необходимых ограничений.
4. Система проводит расчет и генерирует оптимальный маршрут.

Задачу также можно было бы решать через API Яндекс.Карт, но стоимость годовых лицензий на аналогичные действия начинается от 348 тысяч рублей в год.

В результате проделанной работы удалось улучшить обслуживание клиентов и снизить временные и финансовые затраты на доставку.

Выводы и результаты

Внедрение корпоративного портала и автоматизация бизнес-процессов позволили компании существенно повысить эффективность работы. В результате проделанной работы компания достигла следующих показателей:

1. Снижение количества ошибок. Автоматизация процессов сборки заказов и доставки снизила количество ошибок, связанных с обработкой заказов и документооборотом, до минимальных показателей.
2. Скорость работы с документами увеличилась на 50% за счет создания единого хранилища документов.
3. Благодаря автоматизации формирования и отправки прайс-листов, теперь процесс занимает всего несколько минут и происходит без постоянного участия сотрудников.
4. Внедрение системы учета рабочего времени позволило минимизировать ошибки в расчетах и повысить точность выплат на 98%.
5. Автоматическое планирование маршрутов с учетом временных интервалов и ограничений позволило сократить расходы на доставку на 12%.

В настоящий момент мы продолжаем сотрудничество и работаем над дальнейшими улучшениями и автоматизацией бизнес-процессов.