От рутины к результату: как сделать ретроспективы интересными

Что такое ретроспектива и зачем она нужна

Как правило, после завершения проекта или его отдельного этапа участники собираются, чтобы подвести итоги. Это и есть ретроспектива. На ней команда обсуждает сильные и слабые стороны проекта, проводит анализ и собирает весь полезный опыт, который пригодится в будущем.

Классическая ретроспектива в формате «опрос-доклад» со временем начинает вызывать скуку у сотрудников. В ИТ-отрасли такой подход не работает, потому что на смену длинным затянутым совещаниям с бумажными отчетами приходят коротки летучки с использованием цифровых инструментов. Поэтому «классика» может даже отрицательно сказаться на мотивации сотрудников отделов разработки, внедрения и пр.

Задача руководителя — знать свою команду, ее интересы и предпочтения в форме взаимодействия. Чтобы увлечь каждого участника проекта, подчеркнуть его значимость и вклад в итоговый результат, необходимо прежде всего сделать увлекательным сам процесс.

Как увлечь участников ретроспективы

Чтобы сделать процесс более интересным и продуктивным, можно задействовать ряд инструментов:

• визуализация: интерактивные доски помогают наглядно представить информацию, а стикеры разных цветов — структурировать идеи;
• геймификация: превратите ретроспективу в игру, используя балльную систему, уровни и соревновательный элемент. Это повысит вовлеченность и добавит азарта участникам обсуждения;
• опросы и голосования: с помощью автоматизированных форм обратной связи руководитель оперативно получает информацию от сотрудников;
• таймеры: ограничение времени для каждого этапа ретроспективы помогает поддерживать динамику и избегать затяжных обсуждений.

Почему Agile-доски идеально подходят для ретроспективы

Стандартные инструменты для ретроспективы, такие как интерактивные доски Miro, часто используются лишь для визуализации идей на карточках и голосования. В сравнении с ними решение Agile-доски, входящие в состав системы управления проектами Directum Proejcts, предлагают более структурированный подход. В них можно быстро настраивать колонки для статусов и выдавать поручения после совещания.

В сравнении с классическими инструментами для проведения совещаний — обычными досками, флипчартами, таблицами в документах и прочими онлайн-сервисами — Agile-доски имеют ряд преимуществ:

1. Визуализация:

Agile-доски предлагают более гибкую и интерактивную визуализацию. Карточки легко перемещать, группировать и связывать между собой, что создает динамичную и наглядную картину.

2. Структурированность:

Создавать доски можно по шаблонам в системе. В них уже указаны необходимые колонки, чтобы сфокусироваться на ключевых процессах. А в карточках тикетов уже имеется готовый набор реквизитов. Это делает ретроспективу более организованной и структурированной.

3. Бесшовная интеграция с решениями экосистемы Directum:

В проектной деятельности очень важно, чтобы все материалы хранились в едином месте. Это относится и к результатам ретроспективы. Так, например, методические и договорные документы по проекту могут храниться в соответствующих справочниках в системе Directum RX, а ссылки на них вы можете прикладывать в тикет Agile-доски. При этом вам не нужно переключаться между учетными записями, все действия вы совершаете в едином информационном контуре.

4. Совместная работа, в том числе с удаленными сотрудниками:

Чтобы каждый участник проекта мог одновременно с другими наполнять и редактировать доску, к ней выдаются доступы в соответствии с должностью или ролью. При этом количество участников не ограничено. К инструменту можно подключиться из любой точки мира при наличии выхода в интернет. Это способствует более активному взаимодействию и принятию коллективных решений.

Пример проведения ретроспективы в Agile-доске

Как уже было замечено ранее, ретроспектива — это не просто собрание, а важная часть Agile-процесса, позволяющая команде учиться на своих ошибках и совершенствовать свои методы работы. И начинается она, как правило, с инициативы одного из членов команды или же фасилитатора.

Благодаря понятному визуальному исполнению фасилитатору мероприятия будет легко настроить структуру в виде тематических колонок. Примерами их наименований могут быть «Что прошло хорошо», «Что можно было сделать лучше», «Действия по улучшению» и так далее.

Каждый участник команды в течение определенного времени самостоятельно заполняет тикетами колонки на доске, описывая свои наблюдения и идеи. Это время определяется регламентом мероприятия или озвучивается инициатором во время его проведения. Фасилитатор по очереди читает карточки в колонке, которая обсуждается, или предлагает каждому присутствующему озвучить свои.

Внутри карточки доступны необходимые поля для заполнения:

Описание — для расширенной информации, если она не умещается в название тикета и требует полного структурированного пояснения.

Комментарии — чтобы каждый смог внести свои уточнения, и было видно, кто участвовал в обсуждении.

Исполнители — для определения по итогам совещания ответственного за задачи и решения, к которым пришли.

Вложения — чтобы приложить важные документы и другие файлы, имеющие значение.

Голосование — для вовлечения всех пользователей в процесс повышения приоритета того или иного пожелания и идеи.

Главная задача ретроспективы — дать сотрудникам возможность открыто делиться своими идеями и мыслями, предельно честно высказаться как о положительных аспектах работы, так и об отрицательных.

Принятые решения можно отправить в работу прямо с Agile-доски. Задача уходит по настроенному маршруту в виде поручения конечному исполнителю. В ней сразу указываются точные сроки и условия выполнения.

Если по итогам ретроспективы оформляется протокол, секретарь создает его в виде статьи. В этом поможет База знаний. В ней можно структурированно хранить полезную для сотрудников информацию, а благодаря встроенному редактору — легко наполнять новыми данными. Информация не просочится за пределы системы, так как изначально создается и редактируется в ее контуре.

Инструмент, как и в случае с Agile-досками, позволяет творчески подойти к оформлению документа. База знаний удобна благодаря легкой навигации по опубликованным статьям.

Чтобы оформить результаты ретроспективы по проекту, много усилий не потребуется. Для этого можно использовать готовый набор шаблонов, в которых уже заложена подходящая структура для наполнения.

Чтобы перенести все идеи и выводы с Agile-доски в Базу знаний, ответственный копирует их в виде скриншотов и размещает в статье. Он оставляет по ним краткие текстовые аннотации, чтобы у всех читателей было понимание, что они сейчас видят перед глазами.

Статья согласовывается с командой управления по проекту с помощью настроенных маршрутов в системе. Согласующие могут внести свои правки и примечания, сохранив новую версию статьи.

Мы рассмотрели применение Agile-досок и Базы знаний для проведения ретроспективы и анализа по проектам. Решения помогают сделать процесс наиболее увлекательным и интересным. Сотрудники могут проявить свои творческие способности и развить коммуникационные навыки в донесении полезной информации.

Ретроспективы — это инвестиция в будущее команды, и поэтому их регулярное проведение с использованием разнообразных интерактивных инструментов поможет создать культуру непрерывного улучшения, повысить эффективность работы и укрепить командный дух.

Автор: Дмитрий Созонов, руководитель проектов развития продукта Directum Projects