Онлайн-касса для начинающих: как выбрать

В одной из первых своих статей я уже рассказывал о том, что же из себя представляет онлайн-касса, поэтому описывать ее базовый функционал я здесь не буду. Я достаточно долго готовился к написанию данного поста, изучал обращения в нашу службу поддержки, когда пользователи просили посоветовать им кассу или наоборот приходили с желанием арендовать нашу кассу для осуществления деятельности, при которой облачная касса применяться не может. Надеюсь, накопленный опыт позволит вам не ошибиться с выбором кассы, ну а заодно хоть чуть-чуть снизит нагрузку на нашу техподдержку ))

Да, условно все кассы можно разделить на кассы переносные, стационарные, принтеры чеков (фискальные регистраторы) и облачные. Но сколько ошибок можно совершить в выборе. А цена ошибки всегда одна – застрявшее на Авито дорогостоящее устройство и списанный фискальный накопитель.

С переносными кассами, вроде бы, все достаточно просто. Есть несколько решений: от «все в одном», в которые даже банковский терминал встроен, до конструкторов, когда покупается переносной чековый принтер, а управляется он со смартфона, к которому подключается банковский терминал (обычно комплектом к такой кассе производитель предлагает жилет, как у Анатолия Вассермана, чтобы всю эту хрень было удобно носить). Ответ, казалось бы, очевиден, берем все в одном, но что сразу стоит учитывать:

1. Банковский модуль хоть и работает по универсальному протоколу платежных систем, но не может быть интегрирован с любым эквайрингом, в виду тонкостей взаимодействия протоколов тех или иных банков. Поэтому обычно в такую кассу всегда вшита работа с 1-3 банками из первого десятка, либо с каким-нибудь платежным агрегатором, который будет пересылать деньги с суточной задержкой в ваш банк. Комиссии у таких агрегаторов всегда по итогу выше, чем непосредственно у банка.

2. Касса хоть и переносная, но обычно рассчитана на работу при комнатной температуре, так что, если собираетесь торговать на улице (буквально вчера Минпромторг опомнился и решил вновь легализоватьторговлю с фургонов) или в электричке, ищите специальное устройство, подготовленное к работе в суровых условиях, цена которого будет в разы выше, чем за обычную автономку.

3. Купите чехол и желательно с лямкой. Банальная неловкость может запросто привести к поломке дорогостоящего устройства и приостановить ваши продажи.

Стационарная касса

Многое из написанного про переносную кассу также относится и к стационарной. Разве что жилет не нужен, а касса должна твердо стоять на ровной поверхности, а не иметь энергоемкую форму для удобного использования на ходу.

Здесь важно в погоне за дешевизной не купить устройство, которое не будет справляться с объемом ваших продаж и, наоборот, не переплатить за избыточный функционал. К примеру, самая дешевая кнопочная касса на рынке стоит в районе 4000 рублей, а рабочее место кассира в универсаме Перекресток запросто переваливает по стоимости за 200 000 ₽. А в чем разница? Неужели X5 Retail Group так сильно сорит деньгами? Вовсе нет. Просто у них рабочее место кассира автоматизировано на столько, что помимо того, что набитая доверху тележка разбирается по товарным позициям и оплачивается в течение 1-2 минут, так еще система автоматически формирует заявки на пополнение полок выбывшими продуктами. Ну а сама касса (точнее - контрольно-кассовая техника) там стоит стандартная – фискальный регистратор с повышенным ресурсом печати чеков.

Надо ли вам такое? Скорее всего нет, иначе вы бы не читали настоящую статью. Надо решение проще? Ок. Их полно. Та же автономная касса «все в одном» из первого пункта прекрасно подойдет.

Привыкли работать в своей учетной системе на компьютере – узнайте у разработчика, с какими кассами существует интеграция и остановите свой выбор на фискальном регистраторе. В среднем они все рассчитаны на печать до 100 чеков в день (против 500 чеков по стандарту гипермаркетов). В большинстве случаев даже автономную кассу можно интегрировать с учетной программой и использовать ее как принтер чеков. Плюс фискального регистратора заключается в том, что в нем нет ничего лишнего, что могло бы сломаться, это просто принтер чеков с фискальной памятью, все остальное делает управляющее устройство, которое легко заменяемо и не привязывается намертво к фискальному накопителю. Такое устройство в комплекте с удобным ПО обеспечит вам достаточно быстрое оформление расчетов (обязательное по закону) и одновременно будет вести товароведческий учет (автоматизация процессов).

Ну а если вы не хотите тратиться на учетные системы, или же ваш объем продаж составляет всего несколько расчетов в день, или в вашем «меню» всего несколько позиций? Тогда вам вполне подойдет автономная касса. Работает сама по себе, отвечает 54-ФЗ, кстати, любая, даже самая простенькая касса может отправить чек в СМС или на электронную почту (вот только ввод адреса с цифровой клавиатуры – это ад), главное вовремя менять кассовую ленту и фискальный накопитель. Кстати, выбор автономных касс самый большой на рынке. Важно обращать внимание не только на наличие банковского модуля или возможности его подключения, но также на установку дополнительного оборудования, такого как сканер штрих-кода (особенно актуально в связи с запуском маркировки продукции), существующих каналов связи, и обязательно на интерфейс устройства. Так вы можете сэкономить тысячу рублей, купив кассу Атол 90Ф, а не следующую в линейке Атол 91Ф, а в итоге будете каждый раз готовы заплатить всю сумму экономии, лишь бы за вас кто-то пробил чек, так как на более дешевой кассе отсутствует удобное меню и все операции выполняются числовыми командами.

Облачная касса

Это мой любимый пункт, и я бы очень хотел, чтобы наш законодатель снял бы всего два ограничения в законе, которые бы позволили использовать их повсеместно. И причина тому кроется вовсе не в том, что я сам ими занимаюсь. Просто это какое-то варварство в XXI веке устанавливать в законе требование, что касса должна находиться в месте осуществления расчетов и иметь внутри корпуса принтер! Сколько ограничений будет снято: одну кассу можно будет использовать в нескольких торговых точках, управлять ими с удобных планшетов или любых иных устройств, чеки печатать на обычном принтере и не останавливать продажи по причине поломки печатающей головки. Пойди законодатель еще дальше и сделай приоритет электронному чеку над бумажным, так тогда вообще можно с любого устройства в любом месте продажу через web-интерфейс оформить.

Одну кассу можно будет использовать в нескольких торговых точках, управлять с удобных планшетов или любых иных устройств, чеки печатать на обычном принтере и не останавливать продажи по причине поломки печатающего механизма.

Пришел к вам налоговый инспектор с контрольной закупкой, а вы ему: я конечно же починю твой iPhone, но только у меня условие, после ремонта надо с его помощью зайти на сайт с моей кассой, чтобы оформить ремонт, а чек в СМСке получишь, за одно и качество ремонта оценим. Ведь когда государство писало реформу, оно не о чеках для покупателей думало, оно думало об отчетности для налогового органа и автоматизации налогового учета. Так облачная касса это все прекрасно делает. Есть чек, есть криптографическая защита, есть нестираемая запись о расчете, есть передача данных в ФНС. И вот тут мы возвращаемся к двум но: касса не присутствует в месте расчета, если имеет место быть физический контакт между продавцом и покупателем, и, соответственно, вы не можете выдать чек, напечатанный самой кассой.

По факту облачная касса может применяться для фискализации: интернет продаж, оплаты банковским переводом от физлиц (да, да, да, с 01.07.2019 платежи с расчетного счета физлица в пользу ИП или юрлица должны быть фискализованы, не позднее чем на следующий рабочий день с момента осуществления платежа или передачи приобретенного товара / услуги, в зависимости от того, какое из событий наступит ранее), а также в вендинговых аппаратах.

Во всех остальных случаях использование данного типа касс будет трактоваться налоговыми органами, как нарушение действующего порядка применения онлайн-касс и наказываться штрафом от 1 500 ₽ для ИП до 10 000 ₽ для юрлиц. Ну а пугать будут штрафом как за не применение ККТ (от 30 000 ₽).

Ну что, разобрались с типами касс, побежали приобретать?

Стоять! Рано еще )) Давайте теперь поговорим о подводных камнях, которые общие для всех касс.

1. При покупке кассы уточните, какие расходы вам предстоят в дальнейшем. Ведь многие онлайн-кассы, они как электрические зубные щетки Oral-B: вначале покупаешь коробку с самой щеткой, футляром, зарядкой, подставкой и тремя сменными насадками за 5 000 рублей, а затем платишь по 1,5 тысячи за очередную пару насадок, которые производитель рекомендует менять не реже чем раз в 2 месяца. Высокая конкуренция на рынке касс привела именно к такой маркетинговой политике многих из 58 производителей. Дорогая кассовая лента? Вовсе нет. Во-первых, через пару месяцев может оказаться, что закончился пробный период и теперь за пользование кассовым софтом надо платить. А во-вторых, у нас законодатель очень любит менять форматы фискальных документов, и вот тут-то многие производители, не стесняясь, берут деньги за обновление прошивки, а это тоже пара тысяч в год либо штраф, как за облачную кассу в стационарной точке продаж.

2. Сервис. Помните, что помимо запрета на осуществление расчетов без кассы у вас еще и ФН одноразовый (не переставить в другую кассу)? Так вот важно, чтобы помимо надежного производителя вам был доступен качественный и оперативный сервис. Даже металлический шарик некоторые сломать умудрялись. Самый лучший сервис – на прямую от производителя. В ряде случаев вам просто выдадут новую кассу, присвоив ей старый регистрационный номер, что сохранит ФН и позволит продолжить работать без перерегистрации. А если у производителя все вопросы решаются пересылкой устройства на производство, а вы все же решили купить кассу именно у него, берите сразу две ))

На этом все. Пока все ))

Если у вас есть своя интересная история, связанная с выбором и покупкой кассы, обязательно напишите мне об этом здесь или на почту компании. Ведь именно при помощи владельцев онлайн-касс родился этот пост, и я бы с радостью продолжил делиться с вами нашим общим опытом.

Алексей Слепков, Исполнительный директор е-ОФД