Отчет, я люблю тебя, или Как автоматизировать рутину
Работа с отчетами: какие могут быть сложности
Я работала в одном небольшом агентстве. Мне нужно было составлять ежемесячные и полугодовые отчеты для клиента, который использовал только Яндекс.Метрику. В отчетах нужно было отражать показатели в разрезе по кампаниям и отдельным категориям, а потом сравнивать их с предыдущими периодами. На один такой ежемесячный отчет я тратила один день, на полугодовой — три. Что делала:
- Выгружала статистику из рекламных систем в формате .xlsx.
- Приводила ее в порядок в Excel: чтобы читать и работать было удобно.
- Компоновала данные в Яндекс.Метрике, чтобы скачать таблицу и перенести информацию в тот же Excel.
С какими проблемами сталкивалась: периодически съезжали формулы, разбивка по категориям не сходилась с разбивкой по кампаниям, приходилось тратить много времени на перемещения между рекламными системами и сервисами аналитики, от множества цифр болели глаза. Это было похоже на пытку.
Приведу еще пример. Мои коллеги ежедневно обновляли отчет для крупного клиента, у которого было 10+ аккаунтов и 100+ рекламных кампаний. Для этого они с самого утра заходили во все аккаунты рекламных систем и вручную заносили в таблицу данные за предыдущий день. Одна маленькая ошибка могла привести к неправильным данным по всему проекту. Дрогнула рука, например, и расход по одной кампании оказался в ячейке другой. Итог: клиент видит некорректные результаты и справедливо гневается.
Что делать? Ответ очевиден: найти программу, сервис, да что угодно, чтобы сделать процесс составления отчетности быстрее и проще.
Работа с отчетами: варианты
Excel и Google Таблицы. На мой взгляд, довольно скудные варианты. Когда информации много — нужно потратить несколько часов, чтобы вычленить главное. Да и визуально приятными такие отчеты не назовешь. Цифры, много цифр. Word. В таком отчете можно описать то, что сделано по задаче, рассказать о результатах и составить план на следующий месяц. Чуть лучше, чем просто цифры в таблице, но все равно не то. Презентация в PowerPoint. Тут можно сделать графики и визуализировать показатели, но часто это просто дублирование таблицы из Excel. В какой-то момент от вида любой таблицы у меня начинала болеть голова, а слово «отчет» стало синонимом слова «проблема». Когда я устроилась работать в eLama, мне предложили попробовать отчеты на основе Power BI. Я согласилась: почему бы не протестировать новый сервис, если прежние не могли решить все мои задачи? Моей первой эмоцией было недоумение. Интерфейс Power BI выглядел недружелюбно, а мануалы были слишком объемными. Любой неподготовленный человек сразу захотел бы вернуться к привычному формату работы в Excel. Но мое желание освоить новый инструмент было сильнее. Вот как это было: Через месяц я освоила основные технические возможности и начала кастомизировать дизайн. Не могу сказать, что я на 100% визуал, но графики со своими показателями меня покорили. Посмотрите: На таблицу с основными показателями я выделяю около 30% от всего места. Остальное — визуализации (диаграммы, графики, гистограммы). Благодаря им я могу сразу увидеть, что какой-то параметр проседает. Пример: я понимаю, что кампании на СПб и Москву конвертятся хуже и дороже, чем кампании на остальную Россию. Я сразу либо урезаю на них бюджет, либо отключаю. Также стало проще фильтровать кампании по какому-либо признаку. Сделать это несложно: суть в одном стандарте для названия кампаний. Например: еЛама | Монтаж | Бренд | Челябинск | Поиск еЛама | Крепеж | Категории | Самара | РСЯ Не еЛама | Ремонт | Общие | Москва | Смарт-баннеры Мы называем кампании так: Это лишь пример. Для названия кампаний вы можете использовать любые удобные вам понятия, признаки или характеристики. Важно: в аккаунте должен быть единый тип названия кампаний. Тогда с отчетами будет проще работать. Отчеты BI подтягивают названия кампаний. В Редакторе мы в два клика можем разделить название кампании (по разделителю | ) по признакам и фильтровать статистику. Благодаря этому я могу увидеть отчет по конкретной категории за пять секунд, не сводя все вручную. Кликнула на интересующую меня категорию, и отчет сразу же перестроился, все нужные данные перед глазами. Интерактивность — это, несомненно, большой плюс. Перестраивать отчет можно по любому показателю. Кликнули на параметр «Мобильные» — увидели отчет только по мобильным устройствам. Кликнули на «Поиск» — отчет только по поисковым кампаниям.То же самое с гео — вот вам отчет по регионам, вот по Москве. Ранее я упомянула, что могла составлять ежемесячный отчет для клиента целый день. С отчетами BI это занимает всего 30-40 минут. А у вас может занять и меньше, потому что бОльшую часть времени я любуюсь на свои графики :) Расскажу на примере. Мне нужно сделать отчет для клиента, у которого пять рекламных аккаунтов. Для этого я: Мне больше не нужно заходить в каждый рекламный аккаунт и выгружать данные, смотреть статистику в системах аналитики и думать, как сделать из всего этого один понятный и наглядный отчет. Я больше не смотрю на бесконечное количество страниц с цифрами. Никакого Excel, а на моих глазах слезы счастья. Отмечу, что стало проще не только составлять отчеты, но и следить за рекламными показателями. Раньше на ежедневный мониторинг кампаний я тратила больше часа каждый день. Ведешь 10 клиентов — заходишь в аккаунты рекламных систем каждого клиента (а у клиента, как правило, 3-5 аккаунтов). Смотришь на статистику по показам, CTR, CPC и т. д. После этого заходишь в Google Analytics, переключаешься между представлениями и ресурсами, пытаешься понять, всё ли в порядке. Сейчас для каждого клиента у меня есть свой отчет BI. К одному отчету подключены все аккаунты клиента. Открываю отчет, нажимаю кнопку «Обновить», за одну минуту данные обновляются. Больше переходить никуда не нужно, анализирую результаты и радуюсь. На все уходит 15-30 минут. Пример готового отчета: Основной плюс для меня — это даже не то, что я экономлю время. Я экономлю нервы. Месяц тернистого изучения Power BI и адаптации к отчетам BI стоил того, чтобы уйти от километров таблиц. Мой руководитель спокоен: он знает, что в моем отчете будут корректные данные, а на его составление я не потрачу целый рабочий день. Клиенты довольны: они получают отчеты точно в срок или даже раньше. Я могу обновить отчет при помощи одной кнопки и отправить им ссылку на него в любой момент.Также клиентам нравились наглядные визуализации. Я получаю удовольствие от аналитики и процесса создания отчетов. Наслаждаюсь технологиями, делаю понятные для себя и своих клиентов графики, не переключаюсь между сотнями окон в браузере. У меня больше нет необходимости работать со статистикой в другом сервисе. И желания тоже. Потому что отчеты BI помогают мне решать все рабочие задачи, связанные с отчетностью. 24 октября состоится бесплатный вебинар eLama «Как снизить налоговую нагрузку на рекламное агентство». Регистрируйтесь, чтобы узнать о налоговых выгодах и налогообложении при работе с рекламными системами и клиентами.
Знакомство с Power BI
Работа с отчетами BI: какие проблемы удалось решить
Как это влияет на работу в Power BI?
Что в итоге
