Требования к системе учёта на проекте

Как устроены существующие информационные системы?

Базовой единицей учёта во многих существующих информационных системах является «задача». Чтобы приспособить задачи к учёту потребностей, можно предложить один из двух вариантов:

• использовать одну задачу для учёта нескольких взаимосвязанных потребностей;
• регистрировать отдельную задачу для каждой потребности;

В первом случае в информационной системе теряется возможность ссылаться на каждую отдельную потребность, отмечать её актуальность и удовлетворение. Во втором случае задачи оказываются слишком «тяжелыми» для оперативного учёта потребностей: открытие модальной формы задачи, отображение множества информационных полей, наличие обязательных для заполнения полей выбивает из контекста, рассеивает внимание.

Для обсуждения потребностей обычно используются комментарии к задачам. Комментарии реализуются в виде форума, однако обсуждение потребностей удобно проводить в формате чата. Также для обсуждения могут использоваться сторонние средства: мессенджеры, почта, телефон. Это рассеивает информацию, нарушает принцип единого источника.

Выделение главного в комментариях иногда реализовано с помощью языка разметки. Это не так удобно как форматирование текста в редакторе и значительно замедляет обработку обсуждения.

Чтобы сделать конспект потребностей, приходится копировать комментарии вручную.

Сформулируем требования к информационной системе

Основной задачей любого предприятия является удовлетворение потребностей клиентов. Таким образом, базовой единицей учета в информационной системе должна быть потребность клиента.

В рамках предприятия клиентами могут являться подразделения, руководители, просто коллеги. И вновь ключевым объектом учёта становится потребность, в данном случае потребность подразделения или конкретного сотрудника.

Потребности заказчика выявляются в процессе общения. Обсуждение потребностей порой содержит слишком много «воды». Чтобы уменьшить объем информации, обрабатываемой в дальнейшем при проектировании, необходимо повысить «концентрацию» полезных сведений, поэтому необходимо удобное средство выделения и фиксирования главного в обсуждении. Информационная система должна предоставлять возможность фиксировать конспект обсуждения потребностей.

Даже выделив главное в обсуждении, не всегда возможно использовать полученный материал для проектирования, поскольку он может содержать неточные, неактуальные, противоречивые сведения. Информационная система должна предоставлять возможность фиксировать требования на основе конспекта потребностей.

Не всегда заказчик имеет возможность общаться с аналитиком напрямую, поэтому заказчик должен иметь возможность фиксировать потребности и обсуждать их непосредственно в информационной системе.

В результате анализа потребностей окончательные требования могут сильно измениться. Чтобы гарантировать актуальность требований, заказчик должен иметь возможность просматривать требования и подтверждать их актуальность.