Кейс. Как сеть ресторанов минимизировала ошибки в отчётах и начала считать себестоимость блюд
Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».
Что происходило в компании?
«Семейная история» — сеть ресторанов с филиалами в Сочи и Санкт-Петербурге. До знакомства с «Финансистом» управленческий учёт в подразделениях вели по-разному: сотрудники могли самостоятельно выбирать удобную им форму. Из-за этого собственник не мог свести отчёты в одном месте.
Все филиалы работали с iiko и «1С:Управленческий учет». В 1С собирали все документы, а Iiko помогала работать с кассой. Некоторые отчёты сводили в Excel, однако руководителям не хватало аналитики. Кроме того, сотрудники иногда ошибались, и отчётность получалась некорректной.
Как выбирали продукт?
Главным требованием было получить отчётность и аналитику так, чтобы не нарушить привычные процессы с iiko и «1С». При этом компании нужно было соединить отчётность по разным филиалам в одном месте, а также консолидировать финансовую и товарно-учётную системы.
До «Финансиста» компания попробовала поработать с другой системой, однако продукт не удалось адаптировать под нужды бизнеса.
Как проходило внедрение?
Интеграция проходила долго: правила разнесения настраивали в течение года. Их расписывали под каждую статью расходов. Сама работа заняла около трёх месяцев, однако в связи с сезонностью приходилось брать паузы. Благодаря этому удалось детализировать данные и понять, из чего складываются те или иные значения.
— Потраченное время того стоило: сейчас сдача отчёта занимает 15-20 минут.
Ирина Воробьева, финансовый менеджер
Что мы сделали?
- Настроили интеграции с 1С и iiko.
- Настроили правила разнесения по статьям и загрузили необходимые данные.
- Настроили отчёт о прибылях и убытках в соответствиями с требованиями клиента.
- Научили команду работать с системой.
Что получили в результате?
Компания всё ещё продолжает изучать сервис. Уже удалось разобраться в отчёте о прибылях и убытках: в рамках него проводят анализ результатов месяц к месяцу и год к году. Сервис позволяет осуществлять drill-down и быстро понимать, из чего именно складываются цифры.
В «Семейной истории» продолжают пользоваться привычными сервисами: iiko и «1С:Управленческий учёт». После закрытия периода в этих системах данные выгружают в «Финансист», а у руководителей появляется удобный отчёт.
Ручного ввода больше нет: всё загружается автоматически с помощью интеграций. Кроме того, система позволяет быстро находить ошибки сотрудников: если одна из статей была не заполнена в сервисе учёта, это сразу видно. «Финансист» позволяет контролировать другие системы.
Один из главных результатов — возможность отслеживать себестоимость каждого из блюд. Кроме того, удаётся проводить анализ этого показателя: сравнивать значения разных блюд по годам, отслеживать динамику, рассчитывать маржу по каждой позиции.
Какие планы на будущее?
В «Семейной истории» планируют начать работать с отчётом о движении денежных средств и с дашбордами. Также в планах компании анализировать результаты работы с программой лояльности: у клиентов есть возможность оплачивать часть стоимости блюд бонусами — виртуальными деньгами.
— «Финансист» не открыл «дивный новый мир» цифр, но упростил работу в существующем. Возможности аналитики прекрасны: можно сравнивать проекты, периоды, обращаться к данным в нужном разрезе. Появился анализ себестоимости, сократилось количество пропущенных ошибок, стали рассчитываться нужные показатели.
Ирина Воробьева, финансовый менеджер
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.