Памятка владельцу: как организовать работу штатных сотрудников из дома во время эпидемии
Даже если до последнего вы слышать не хотели об удаленке для своих сотрудников, с коронавирусом не поспоришь — страны одна за другой объявляют карантин и настоятельно рекомендуют работодателям отправить людей по домам. Зацепило не только сферу туризма: рестораны закрываются для посетителей и готовят на вынос, звёзды анонсируют онлайн-концерты, конференции переносят в интернет. Боитесь за будущее своего бизнеса? Мы в Фингуру разобрались, можно ли работать без офиса и как пережить этот сложный период с минимальными потерями!
- Как организовать удаленную работу команды из дома.
- Удаленная работа с клиентами: как подготовиться.
- В чем секрет эффективной дистанционной работы
Как организовать удаленную работу команды из дома
Если вы раньше не практиковали дистанционное сотрудничество, начать может быть сложно: много нюансов. Разобраться в том, как организовать работу удаленных сотрудников, поможет эта пошаговая инструкция:
- Решитесь на новый формат. Владельцу бизнеса важно смириться с тем, что придется ослабить контроль и начать доверять сотрудникам, дать им большую свободу принятия решений. Это тяжело, но иначе дистанционная работа команды невозможна.
- Обсудите изменения с сотрудниками, которых переводите на удаленку. Важно, чтобы они понимали — это не отпуск с элементами работы, а полноценная работа в новых условиях, и могли донести это до своих домашних.
- Решите, на каких компьютерах люди будут работать. Отдадите им с собой офисные ноутбуки или попросите использовать личную технику? Если второе, поручите системному администратору установить всем необходимое ПО, а также Teamviewer / его аналог и VPN, чтобы можно было решать технические вопросы удаленно.
- Если используются личные компьютеры, понадобятся удаленный доступ к рабочему столу, логины и пароли от корпоративной почты, баз и всех используемых сервисов.
- Обучите сотрудников использованию программ, в том числе, приемам, которые ускорят и упростят командную работу: поясните, как расшарить экран при созвоне, например.
- Проверьте, у всех ли есть хорошие наушники с микрофоном, купите недостающие. Качество звука особенно важно для тех, кто обрабатывает входящие звонки или проводит переговоры с клиентами с компьютера.
- Наладьте коммуникацию. Больше не будет возможности зайти в соседний кабинет и обсудить задачу, а переписка по е-мейлу может быть долгой и неэффективной, поэтому важно продумать процесс:
- создайте групповые чаты для членов команд, работающих над каждым проектом, в Zoom, Skype или другом мессенджере (важно, чтобы в нем была нормально работающая возможность поиска в истории переписки, а также функция записи видео) либо используйте возможности сервисов для групповой работы, о которых поговорим ниже;
- сверьте ожидания, чтобы руководитель не считал, что сотрудники ответят на его сообщение в полночь, а сотрудники понимали, что имеют право не читать чат в нерабочее время. Это поможет избежать напряженности в команде;
- договоритесь о правилах общения в чате, например: не использовать аудиосообщения (не всегда есть возможность слушать, сложно потом найти нужный файл), писать только по работе, умещать мысль в одно сообщение вместо десятка, если вопрос сложный — назначать созвон и т.п. Это сэкономит время всех участников чата и позволит им сосредоточиться на работе.
8 . Согласуйте процесс постановки задач. Перекидываться ими в чате или обсуждать на созвоне без последующей фиксации опасно — неизбежны «забыл», «пропустил» и «думал, это не мне». Подберите удобный и простой в использовании сервис и обучите всех работе с ним.
9. Согласуйте процесс работы с документами. Никаких текстовых файлов, которые придется пересылать, путаясь в версиях! Подойдет любое облачное решение: Google Docs или его аналоги.
10. Поддерживайте командный дух — периодически созванивайтесь, обсуждайте прогресс и сложности. Люди не должны чувствовать себя брошенными наедине с проектом.
Документальное оформление нового формата работы
С сотрудниками, которых переводите на удаленку, нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору — для начала на месяц, а потом продлить, если ситуация не позволит им вернуться в офис.
В нём фиксируются:
- адрес, по которому сотрудник будет работать
- график работы
- условия, при которых ставится прогул: например, если в течение определенного времени не был получен ответ на письмо, отправленное на корпоративный е-мейл, или звонок на рабочий телефон
Шаблон соглашения можно скачать здесь.
Техническое обеспечение работы удаленной команды
Вам понадобятся:
- Сервис для постановки задач и контроля сроков:
- Asana. Для команд до 15 участников бесплатно, платная версия — от 11 евро в месяц за каждого сотрудника. Можно ставить задачи, прикреплять к ним файлы и оставлять комментарии, назначать ответственных и дедлайны, настраивать отправку на почту напоминаний о том, что сроки сдачи подходят. .
- Trello. Бесплатно для команд до 10 человек, платная версия — от 10 долларов в месяц за каждого сотрудника. Можно создавать доски проектов и карточки задач в них, назначать ответственных, просматривать приближающиеся дедлайны в формате календаря и получать уведомления об изменении статуса.
2. Чат для общения команды:
- Slack. Как правило, достаточно бесплатной версии, в которой можно создать любое количество открытых и приватных каналов, но будут доступны только 10 000 последних сообщений..
- Discord. Бесплатный, по функционалу и интерфейсу похож на Slack, но не «съедает» историю переписки.
Чаты подходят для быстрой коммуникации, но не используются для групповых созвонов: нет видео, возможности расшарить экран и записать встречу.
3. Сервис для видео звонков:
- Zoom. Опять же, в большинстве случаев достаточно бесплатной версии, позволяющей пригласить до 100 гостей и провести безлимитное количество созвонов один на один. Ограничение по времени у групповых конференций — 40 минут (если нужно больше, придется купить). Сеансы можно записывать и сохранять.
Подойдет и привычный Скайп.
4. Планирование онлайн-встреч. Удобно использовать Google календарь: создавая мероприятие, добавляете гостей, эти люди получают приглашения на почту и могут прямо из письма подтвердить участие. .
5. Совместная работа с документами. Выбирайте любой облачный сервис, например, бесплатный Google Docs.
Удаленная работа с клиентами: как подготовиться
- Пересмотреть свои услуги и по максимуму перевести их в онлайн-формат, а также исключить личные встречи, заменив их звонками либо видео конференциями.
- Обеспечить бесперебойное функционирование основных элементов бизнеса, автоматизировав все, что можно.
Разберем пункт про автоматизацию:
1. Переводим бухгалтерию в онлайн. Это не только удобно, но и безопасно в текущей ситуации: вы не встречаетесь с бухгалтером лично, не возитесь с бумагами, которые нужно подписать, и никуда их не везете. Поясним выгоды на примере Фингуру:
- вместо одного специалиста на вас работает команда: бухгалтер по налогам, операционист по первичке, бухгалтер по зарплате и персональный ассистент, распределяющий задачи и контролирующий их выполнение. Вы не оплачиваете больничные, отпуска и декреты, не оборудуете рабочие места и не стоите над душой в ожидании результата;
- сервис одинаково функционален в веб и мобильной версии, вы можете пользоваться им с любого устройства;
- 24/7 работает чат-бот, который помогает найти информацию в базе знаний, отправить копии бухгалтеру или запросить у него необходимый документ;
- каждый клиент застрахован на миллион рублей от бухгалтерской ошибки;
- берем на себя все задачи, освобождая время на управление бизнесом и его развитие;
- стоимость — от 6 600 рублей в месяц.
2. Внедряем электронный документооборот. О том, зачем он нужен и как на него перейти, мы написали подробный материал. Почему это важно сейчас:
- можно удаленно сдавать отчеты в ФНС, ПФР, Фонд социального страхования, Росстат;
- не придется ходить на почту или контактировать с курьерами, чтобы отправить контрагентам счета-фактуры, договоры, акты приема-передачи.
ЭДО — не только удобно, но и выгодно: сокращаете расходы на услуги почты и курьерских служб, бумагу, конверты, заправку принтера.
Для осуществления электронного документооборота нужна специальная программа, так называемый оператор ЭДО. Рекомендуем Контур.Диадок. Работа с входящими бесплатна: вы можете подписывать присланные контрагентами документы, оформив сертификат электронной подписи. Стоимость отправки зависит от объема: 600 исходящих документов стоят 4 200 рублей, 1 200 — 7 800 рублей и так далее.
3. Автоматизируем учет клиентов. Важно, чтобы была единая база в облаке, доступная с разных устройств, а не куча разрозненных табличек на компьютерах менеджеров по продажам. Многие бухгалтерские и товароучетные программы включают CRM, но если нет, подберите ее отдельно: Битрикс24, amoCRM и так далее. Пробуйте, выбирайте функционал под свой бизнес и не теряйте информацию о клиентах.
4. Автоматизируем складской учет. Если у вас интернет-магазин, важно держать под контролем остатки на складах, резервации и продажи — поможет Мой склад. Это облачный сервис, объединяющий товароучетную систему, CRM и ряд других важных опций для владельцев торговых точек. Версия с ограниченным функционалом для магазина с одним сотрудником и без филиалов бесплатна, если коллектив больше, будете платить от 1 000 рублей в месяц.
Хочется все и сразу, чтобы не тратить время, выбирая программы и синхронизируя их друг с другом? Берите 1С:Фреш — сервис, незаменимый для тех, кто передал бухгалтерию на аутсорс и позволяет сотрудникам работать удаленно. Это — набор программ 1С в облаке, доступный с любого устройства:
— складской учет.
— бухгалтерия.
— CRM.
— приложение для ЭДО.
— отчетность.
— интеграция с онлайн-бухгалтерией Фингуру и многое другое.
Стоимость: от 13 000 рублей в год (зависит от тарифа).
В чем секрет эффективной дистанционной работы
Подытожим сказанное. Чтобы без потерь перевести бизнес в онлайн-режим, нужно:
- обеспечить сотрудников всем необходимым: техникой, программным обеспечением, доступами и кредитом доверия;
- обучить их работе с теми сервисами, которые ранее не использовались;
- обеспечить себе надежный тыл, автоматизировав бизнес-процессы по максимуму;
- отпустить ситуацию и верить в то, что все вернется на круги своя.
Не болейте!