Как подготовиться к масштабированию бизнеса и не прогореть

Зачем масштабировать бизнес

Масштабирование бизнеса — это расширение компании для увеличения прибыли. При росте бизнеса увеличивается производство, количество торговых точек и филиалов, а вместе с ними продажи и прибыль. Но помимо этого растёт и нагрузка на собственника и персонал предприятия. Поэтому, прежде чем приступить к решительным действиям, важно трезво оценить свои силы и возможности.

Расширение бизнеса обещает рост прибыли. Для этого можно внедрять новые продукты и технологии, повышать профессиональный уровень персонала и наращивать клиентскую базу.

Масштабирование поможет:

1. повысить узнаваемость компании и укрепить деловую репутацию;
2. выйти на новые рынки в других странах или занять свободную нишу;
3. эффективно задействовать ресурсы;
4. повысить устойчивость к кризисам и колебаниям рынка;
5. увеличить интерес инвесторов.

Как понять, что бизнес готов к масштабированию

На это укажут финансовые показатели организации. Поэтому первым условием на пути к масштабированию является наличие в компании финансовой отчётности, которая покажет, в каком состоянии находится организация.

Эксперты советуют обратить внимание на следующие показатели.

1. Чистая прибыль — если она стабильна, бизнес с большей вероятность может себе позволить открыть ещё несколько торговых точек или расширить ассортимент.
2. Денежный поток — если он положительный, то у компании хватит денег на текущие платежи и на инвестиции для расширения.
3. Показатели рентабельности по маржинальной, валовой и операционной прибыли — они позволяют оценить эффективность производства и продаж.
4. Выручка — если наблюдается её рост, значит, спрос на продукцию или услуги тоже растёт.
5. Оборачиваемость активов — чем выше этот показатель, тем эффективнее компания использует свои ресурсы.
6. Долгосрочные обязательства и их соотношение ко всем активам предприятия — если их слишком много, то расширяться в таких условиях нельзя.

Разобравшись с показателями, важно убедиться, что в организации чётко прописаны все бизнес-процессы. В условиях развития компании повышается сложность существующих бизнес-процессов, поэтому необходимо иметь чёткую структуру, инструкции, скрипты, инструменты и алгоритмы работы в разных условиях. Так будет проще внедрять и контролировать процесс масштабирования.

Когда масштабироваться нельзя

Лучше не запускать процесс масштабирования, если:

1. В организации периодически возникают кассовые разрывы. В такой ситуации собственник постоянно находится в режиме тушения пожаров: ищет, где взять деньги, чтобы заплатить налоги, погасить долги перед поставщиками или работниками. Расширять бизнес в таких условиях невозможно.
2. Компания плохо знает рынок и целевую аудиторию. Рынок может оказаться не готов к увеличенному объёму продукции или к ещё одной торговой точке. Это приведёт к тому, что бизнесмен потратит деньги на материалы, оборудование, обучение и наём сотрудников, а продать излишек товаров не сможет.
3. Компания не торопится увеличивать количество персонала. В такой ситуации предприятие может потратить деньги на оборудование, сырьё и материалы, а работать будет некому. Пока подберут и обучат людей, сырьё и материалы могут уйти в неликвид. В условиях масштабирования бизнеса важно заранее рассчитать, сколько человек понадобится для производства, продажи и продвижения увеличенного объёма продукции.
4. В компании нет системы планирования. Чтобы успешно масштабировать бизнес, компания должна быть управляемой. Для этого важно чётко понимать, что даёт расширение, какую прибыль можно получить и сколько на это уйдёт времени и ресурсов. Не всегда новый филиал приносит столько же прибыли, сколько зарабатывает первая точка, особенно в период масштабирования. Система планирования поможет понять стоимость развития и просчитать возможную прибыль в разных условиях.
5. У организации нет подушки безопасности. Масштабироваться на последние деньги нельзя. Лучше, когда есть запас собственных денег минимум на два-три месяца работы без прибыли. Если у предприятия не будет подушки безопасности, в случаях задержки поставок, поломки оборудования, резкого подорожания сырья или материалов образуются финансовые дыры. Тогда не будет ресурсов не только на расширение бизнеса, но и на текущую деятельность.

Как подготовиться к масштабированию

Прежде чем приступить непосредственно к масштабированию, необходимо выполнить ряд подготовительных шагов.

Шаг 1. Провести SWOT-анализ. SWOT-анализ — это метод планирования для оценки внутренних и внешних факторов, которые влияют на развитие организации. Такой анализ нужен, чтобы оценить сильные и слабые стороны компании и определить перспективы развития.

Анализ состоит из двух этапов. На первом этапе заполняют специальную таблицу, в которой указывают все факторы, влияющие на компанию.

Strengths (S) и Weaknesses (W) — это внутренние факторы, на которые можно повлиять. Например, себестоимость или цена продукции, скорость доставки, маркетинг, работа с заказами.

Opportunities (O) и Threats (T) — внешние факторы, которые не зависят от компании. Например, появление новых конкурентов, волатильность валютного курса, изменения законодательства, экономический кризис.

Для поиска сильных сторон нужно ответить на вопросы:

1. что в компании лучше, чем у конкурентов;
2. почему покупатели выбирают продукт;
3. какие каналы продвижения приносят хорошие результаты;
4. какие технологии используют на предприятии.

Чтобы определить слабые стороны, можно использовать следующие вопросы:

1. что не нравится клиентам;
2. что в компании хуже, чем у конкурентов;
3. что тормозит и мешает выполнять поставленные цели;
4. какие ошибки есть в бизнес-процессах.

На втором этапе составляют матрицу решений: определяют, что надо сделать, чтобы избежать угроз и занять большую часть рынка. Для этого сопоставляют факторы и находят решения, которые исправят недостатки и помогут развить предприятие.

Шаг 2. Составить финансовую модель. Она поможет спрогнозировать развитие компании и оценить эффект от запуска нового направления или открытия новой торговой точки.

Чтобы составить финмодель, необходимо посчитать выручку, постоянные и переменные расходы, оборотный капитал, запланировать движение денежных средств. Для расчёта чистой прибыли надо посчитать амортизацию, налоги и кредиты. Входные данные можно менять, тогда получится рассчитать модель сразу в нескольких вариантах.

Для построения финмодели можно использовать Эксель или Гугл-таблицы или же специализированные сервисы.

Если вы не уверены, как правильно составить финмодель — скачайте наш шаблон. В нём уже есть все необходимые графы, осталось только заполнить их вашими данными для автоматического расчёта.

Бесплатный шаблон финмодели

Шаг 3. Нанять новых сотрудников и обучить их. С развитием бизнеса возникает необходимость расширения команды. Для начала необходимо оптимизировать текущие процессы и подготовить команду к повышенным нагрузкам. Например, автоматизировать часть рутинной работы, упростить согласование некоторых вопросов, по-другому распределить функции между специалистами.

Дальше требуется проанализировать текущую численность персонала и определить его эффективность. Это поможет понять, нужен ли наём новых профессионалов для обеспечения бесперебойной работы. Например, для работы в кондитерских Юлии требуется увеличить численность персонала в два раза.

Шаг 4. Обновить систему учёта. При масштабировании бизнеса важно проанализировать существующую систему учёта и при необходимости обновить её или модернизировать. Например, может потребоваться внедрение сервисов автоматизации.

Когда команда небольшая, сотрудники ведут задачи, как им удобно: список продуктов записывают на доске, учёт расходов ведут в обычной тетради, шеф-кондитер составляет новые рецепты в блокноте, а потом передаёт сотрудникам. С увеличением числа персонала такой подход перестанет быть эффективным.

Чтобы успешно обрабатывать все данные, необходимо:

1. автоматизировать учёт;
2. построить и систематизировать базы клиентов и поставщиков;
3. наладить систему коммуникации между сотрудниками: создать рабочие группы и чаты, назначить ответственных лиц за результат.

Шаг 5. Прописать ключевые показатели и указать срок выполнения. Показатели помогают определить эффективность деятельности фирмы. Для нового филиала нужно установить конкретный результат и срок, за который точка должна выйти на данный уровень.

Подробное о том, как оценить результаты масштабирования и избежать распространённых ошибок, рассказываем в блоге Финтабло.