Как система управления офисом помогла HR-директору отстроить бизнес-процессы

Илья Навдаев, директор по персоналу ГК «АГАТ», рассказал о собственном опыте.

Как вы наводили порядок в деятельности отдела до внедрения цифровой платформы управления персоналом?

У меня большой стаж работы в группе компаний «АГАТ». В течение 13 лет я занимал различные должности в дилерских центрах, в том числе руководящие позиции. Поэтому могу рассказать, как мы работали до внедрения цифровой платформы.

Раньше самыми подходящими инструментами были сетевые папки для обмена информацией, которые мы сортировали по задачам. Например, «Требуется реакция» или «Лист ожидания». Отражал в таблицах, как выполняются обязанности и договоренности. Пользовался функциональными возможностями Microsoft Office, в том числе Excel. Это элементарные инструменты, которые позволяли контролировать подчиненных. Но этого было недостаточно.

С внедрением «Гандивы» необходимость в большинстве программ и приложений отпала. Ведь эта система сама организовывает вертикали взаимодействия, формализует решение задач. Так что мне есть с чем сравнить, и я точно знаю, насколько информационные технологии повышают скорость взаимодействия между специалистами и отделами.

Какие преимущества дает система управления офисом руководителю?

Руководитель, который должен видеть всю картину работы своего подразделения целиком, получает массу плюсов от информационных технологий. Выделю два главных момента.

Первое. Значительно увеличивается скорость принятия решений и согласования тех или иных действий. Теперь у нас налажено четкое взаимодействие. Любые вопросы, проекты, задачи можно быстро прокомментировать, одобрить или отклонить. Платформа сама отслеживает решение задач (а на типовые задачи у нас отведено определенное время). Достаточно сформировать заявку, и можно не беспокоиться о ее движении.

О том, насколько это важно для работы, недавно мне напомнил соискатель на одну из наших вакансий. На собеседовании первым делом он спросил, как налажено взаимодействие между отделами. Ведь на предыдущей работе ему не нравилось то, что согласования двигались крайне медленно.

Второе. Мне нравится, что благодаря информационным технологиям распределение ответственности становится прозрачным. Для решения многих задач нужно понимать, кто принимает участие и кто должен согласовывать решения. Это особенно актуально в такой крупной компании, как наша. Представьте: у нас почти 40 автосалонов. В общей сложности у нас работает почти 280 руководителей. Каждый из них постоянно должен согласовывать вопросы, причем раньше они делали это по своему разумению, интуитивно или по привычке обращаясь к вышестоящим директорам. Все упорядочила GANDIVA. Типовые заявки разделены на категории, по ним есть круг ответственных лиц.

Теперь расскажу на примере HR-департамента, который я возглавляю. В моем подчинении находится шесть служб. Всегда есть вопросы, которые нужно с ними решать. К примеру, со специалистами по расчету зарплаты мы согласовываем цели и задачи на каждый месяц, сверяем расчетные данные в конце периода. Раньше на это уходило много времени. Нужен был большой массив данных, в который вносились протоколы совещаний, электронная переписка, комментарии специалистов и так далее. Теперь все очень просто: нужен только номер заявки. По нему можно отследить, как развивалось решение вопроса.

Вот так и получается, что каждый участник знает свою зону ответственности. С одной стороны, мы избегаем ситуаций, когда один сотрудник отвечает за все. А с другой стороны, не может быть такого, что человек открещивается от своих обязательств. Мы наладили работу таким образом, что директор отдела формирует заявку, а в комментариях подчиненный указывает: он может выполнить часть работы, а вторую часть передаст в другой отдел.

Как информационные технологии помогают подобрать соискателей?

Всего в нашей компании трудится 4,8 тысячи человек. Бывает, что в день принимаем по 30 сотрудников. Я не могу проводить собеседование с каждым, но это и не требуется. У нас действуют три ступени согласования: руководитель отдела, где открыта вакансия, директор конкретного дилерского центра и я. На верхнем уровне согласования происходит отсев нежелательных, проблемных соискателей.

Мы используем систему «Гандива», которая автоматически проверяет информацию о человеке. Может, у него есть кредитная задолженность? Система обращается к официальным интернет-ресурсам Федеральной службы судебных приставов и буквально за пару минут выясняет этот факт. Я могу отклонить кандидата, если на нем висят большие просроченные долги.

Или же человек уже работал в одной из структур ГК «АГАТ» и был уволен за нарушения. Мы об этом сразу же узнаем. Систему не перехитрить! Под нарушениями я имею в виду, например, то, что сотрудник злоупотреблял служебными полномочиями и предоставлял необоснованную скидку своим друзьям или близким.

Еще одна функция — «Лист допуска». Она автоматически делает то, чем раньше занимался IT-специалист, то есть открывает новому сотруднику доступы в соответствии с должностными обязанностями (например, корпоративная почта, подключение к «1С» и другим приложениям). Причем можно сделать такие настройки, чтобы часть допусков открывалась все-таки в ручном режиме. Таким образом мы избавляем сотрудников от механической работы, экономим их время.

Как автоматизация помогает в проектной деятельности?

В отличие от типовых задач, проекты являются комплексными, стратегическими, более масштабными. В них участвует несколько отделов. К проектам мы относим открытие нового дилерского центра. Ведь туда нужно нанять полный штат сотрудников и решить множество других задач.

Например, компания «Агат-Логистик», входящая в ГК «Агат», летом 2021 открывала новое подразделение. В «Гандиве» был создан проект, состоящий из задач, а они, в свою очередь, разделились на заявки. Для каждой из них были установлены ответственные сотрудники. Задачи для HR-отдела были такими: составление должностных инструкций, нормативов, штатного расписания; подбор персонала на все позиции.

Еще запомнился недавний кейс по переводу сотрудника из одного салона в другой. Поскольку он занимал руководящий пост, у него был большой список полномочий. Передача дел, открытие доступов к базам данных, инвентаризация — все это решалось автоматически.

Итак, с помощью цифровой платформы практически любой бизнес-процесс мы превращаем в четко действующую систему. Каждый сотрудник знает, за что он несет ответственность, и выполняет свой фронт работ.

Могут ли сотрудники для удобства воспользоваться мобильным приложением?

Да, конечно. Оно обладает тем же функционалом, что и обычное. В офисе я пользуюсь программой на стационарном компьютере, а если я на выезде, то решаю вопросы в гаджете, в мобильном приложении GANDIVA.

Моя деятельность подразумевает поездки, так что мобильная версия здорово выручает. Ведь в день ко мне приходит примерно по 40 заявок. На некоторые из них я отвечаю до или после официального рабочего дня. Даже если я в отпуске, приходится решать какие-то вопросы лично. Wi-fi сейчас есть везде, и я реагирую на заявки практически мгновенно.

Как внедрение системы повлияло на оплату труда сотрудников?

У каждой заявки существуют установленные сроки исполнения. Но такое нормирование не во всех подразделениях ГК «АГАТ» напрямую связано с материальной мотивацией сотрудников. В нашем отделе прямой зависимости от сроков закрытия заявки нет. Зато мы учитываем свои нормативы, например, по формированию документов для оплаты труда персонала или в отношении квалифицированного подбора кадров. Нам важно, чтобы за месяц было закрыто как можно больше вакансий. От этого и зависит материальное поощрение. Все показатели для нас считает «Гандива».

Цифровая трансформация, несомненно, повышает качество работы. А помогает ли она вам развивать карьеру?

Формализация рабочих процессов упорядочивает хаос! Я рад, что сейчас появились многофункциональные IT-решения, они здорово облегчают жизнь и экономят время. Я еще помню, как приходилось бегать из отдела в отдел, чтобы решить малозначительные вопросы. Сейчас у меня появилось больше времени на развитие управленческих навыков, повышение компетенций и реализацию масштабных проектов. В этом и заключается профессиональный рост.

Тем не менее, я не рассматриваю платформу GANDIVA как волшебную палочку. Множество бизнес-решений все равно приходится принимать самостоятельно. Этот инструмент эффективен в руках профессионалов, которые хотят развиваться и добиваться бОльших результатов.

Хотите узнать больше о системе управления персоналом офиса?

Заполните заявку https://gandiva.ru/ и получите методичку по повышению эффективности работы бесплатно!