Чек-лист создания и управления проектами с диаграммой Ганта

Как не дать проектам превратиться в неуправляемый список задач из-за проваленных дедлайнов и перегруженных сотрудников? Просто: Заставьте процессы работать как часы, чтобы, сталкиваясь с проблемами, вы могли исправлять слабые стороны, а не перестраивать процессы полностью.

Мы подготовили чек-лист, который поможет вам управлять диаграммами Ганта (и использовать онлайн диаграммы Ганта) эффективнее, хотите вы использовать их для структурирования задач, разбивки проектов за задачи и подзадачи, улучшения командной работы, определения реалистичных дейдлайнов и зависимостей и т.д.

Чек-лист создания и управления проектами с диаграммой Ганта

Определите ваши цели

Вашим первым шагом при создании диаграммы Ганта для управления проектом должно быть определение конечных целей. Хотите вы использовать диаграмму для создания отчетов для клиентов или для улучшения производительности работы вашей команды, старайтесь начать не с того, ЧТО вы делаете, а ДЛЯ ЧЕГО. Диаграммы Ганта будут полезны для вас, если вы хотите:

• Избежать путаницы с задачами
• Понять приоритеты задач
• Эффективно управлять ресурсами
• Предвидеть будущие задачи и изменения
• Держать все ваши задачи на одной странице
• Видеть последние активности и мониторить прогресс
• Выставлять реалистичные дедлайны

Начните с определения самых слабых сторон вашего проекта, сделайте так, чтобы ваша команда понимала, какие результаты необходимо достичь и превратите возможности диаграмм Ганта в ваши ключевые навыки. К примеру, вы можете начать с распределения задач и управления ресурсами. Как только первые шаги будут пройдены и начнут работать на вас, вы сможете продолжить работу над использованием диаграммы для выполнения стратегических целей проекта.

Создавайте структуру ваших задач

Каждая подзадача, задача и группа задач имеет свою длительность. И конечно же, тяжело и практически нереально выставить дедлайны и естимейты, если вы не знаете, сколько будут длиться самые низкоуровневые задачи. С них и стоит начинать.

Структурируйте ваши задачи в иерархической последовательности и определяйте главные элементы вашего проекта. Разделите сложные задачи на управляемые части, подзадачи. Сделайте так, чтобы каждый последующий (по убыванию) уровень представлял всё более детализированные работы. Вы можете думать о структуре задач, как об управляемом списке, который будет отражать зависимости, эстимейты, дедлайны, задействованные ресурсы и ответственных членов команды.

Не забывайте о вехах и целях групп задач и всего проекта в целом. Следуя этому простому правилу построения проекта, вы получите возможность видеть ваш проект целиком и быстро управлять вашими ресурсами.

Будьте в курсе всех событий

После того, как вы создали базовый план вашего проекта, вы можете отслеживать прогресс выполнения работ, назвать просроченные задачи или быстро запланировать новые задачи и внести изменения в базовый план, а затем оперативно решить, какие изменения наименьшим образом негативно или позитивно повлияют, например, на время и стоимость проекта, или когда проекту понадобятся дополнительные ресурсы Если вы следуете этим правилам, то ваш менеджмент проекта работает как нужно.

Ключ к успешному управлению проектом — владение обновленной информацией. Мониторьте время и бюджет каждый день, следите за репортами ваших членов команды, следите за прогрессом и назначайте ежедневные митинги с вашей командой и клиентами, чтобы скорректировать ваши планы проектов и сообщить о завершенных ступенях проекта.

Вовлекайте в управление проектами вашу команду

Убедитесь в том, что ваша команда участвует в планировании, оценке трудоёмкости и длительности работ. Ваши члены команды должны быть ответственны за свои задачи. В следующий раз вместо того, чтобы планировать весь проект самим и оценивать задачи только с прямыми исполнителями, попробуйте привлечь к процессу оценки всех членов команды, чтобы они смогли предложить свои идеи и почувствовать сопричастность к происходящему, позвольте им самим разбить задачи на подзадачи и с вашей помощью оценить объём и длительность работ. Важно помнить, что точная оценка не может быть сделана без чёткого понимания детализированного содержания работ. Важно чтобы самая мелкая задача в структуре работ не составляла более 40 рабочих часов. Согласуйте и приступайте к работе!

Предоставляя своим клиентам план проекта, не забудьте дать своей команде обратную связь. Ваша команда – это ваша сила, болеющая за одно и то же дело, что и вы. Понимая это и вовлекая ваших коллег в процесс управления проектом, можно создать по-настоящему эффективную команду (Re:Work & Вадим Нарейко):

В то же самое время, расценивайте вашего клиента как партнера и ваш ресурс. Несвоевременные решения и решения, идущие в разрез с вашим первоначальным планом, могут изменить даты окончания групп задач и проектов в целом и даже привести к необходимости реорганизации вашего плана проекта.

Контроль над ситуацией

Зачастую на команде лежит большая ответственность сделать проект в установленный срок и в установленный бюджет. Чтобы выполнить поставленные цели, нужно знать, насколько эффективно выполняется каждая задача, следить за соответствием запланированного продвижения проекта и фактическим выполнением задач. Поэтому, здесь вам очень может помочь метод критического пути – вы всегда знаете задержка, какой задачи, например, на один день, приведёт к задержке даты завершения проекта на один день. Вы сможете наглядно и максимально эффективно проконтролировать задачи, которые лежат на критическом пути и сконцентрировать внимание ответственного члена команды.

Помечайте итоги встреч и решения

Большая часть решений принимается в процессе митингов. По этой причине, старайтесь отмечать встречи-ретроспективы и важные решения на вашей диаграмме Ганта в качестве ключевых вех проекта и помечайте в комментариях основные решения. Позаботьтесь о том, чтобы каждый член команды имел доступ к этой информации. Зафиксируйте решения, необходимые действия и установки и примените их, планируя дальнейшие активности.

Когда вы делаете пометки:

— Сразу определите, что действительно важно. Если вы стремитесь записать всю информацию в хронологической последовательности, это заставить вас упустить действительно важную информацию.

— Сфокусируйтесь на установленных целях, не на дискуссии. Запишите по пунктам, какие действия должны быть предприняты, кем и в какие сроки.

— Избегайте описания личных наблюдений. Помечайте ключевую информацию, спорные моменты выясняйте сразу.

Ищите пути улучшения

Управляя одним проектом или несколькими проектами одновременно, вы не можете позволить себе остановиться в улучшении процессов. Даже если вы считаете, что все процессы отлажены как часы. Начните с создания плана проекта с помощью диаграммы Ганта, и продолжите с обновлением данных, организации регулярных митингов, слежения и управления бюджетом для лучшего планирования, организации ретроспектив, и т.д.

Как только вы наладите процесс, вы удивитесь, насколько гладким может быть управление проектами!

Источник: https://blog.ganttpro.com/ru/the-checklist-for-cre...