6 способов сократить бесполезную трату времени на совещания и миты

Хватит глупых встреч! 6 способов сократить бесполезную трату времени

Хватит глупых встреч! Большинство компаний наладили онлайн-взаимодействие, вроде Zoom, во время пандемии, чтобы помочь сотрудникам оставаться друг с другом на связи. Сегодня это уже перебор.

Microsoft проанализировала данные по использованию своего программного обеспечения и узнала, что количество онлайн-встреч за период с 2020 по 2022 годы удвоилось, а время встреч — утроилось! Поэтому никого не должно удивлять — почти половина сотрудников говорит о том, что им приходится участвовать в слишком большом количестве ненужных митов. Это подтвердил и опрос Otter.ai.

Встречи не просто вытягивают время. Они вредят бизнесу. Эксперты Otter. ai обнаружили, что компании тратят на подобные миты до $80 тысяч в год на одного сотрудника. Они же могли бы сэкономить около $25 тысяч на одного работника, просто сократив ненужные встречи.

Компании, готовы сокращать глупые встречи

Некоторые компании уже учли желания сотрудников освободиться от встреч. Громкий пример — Shopify, которая сократила 12 000 онлайн-конференций и митов. В основном, из календарей сотрудников пропали повторяющиеся встреч из двух или более человек. Таким образом, они освободили около 95 000 часов.

TechSmith попробовала провести один месяц без синхронных, то есть проводимых в режиме реального времени, встреч. Компания назвала это экспериментом по созданию культуры Async-First. Знаете что? Это сработало довольно хорошо.

«Эксперимент доказал, что сотрудники могут отличную выполнять работу где угодно и когда угодно. Но мы выяснили, что никто не может удовлетворить требования гибкой работы и принципу „когда угодно“ без включения в процесс здоровой доли асинхронного общения», — говорит Эми Каскьотти, вице-президент по HR в TechSmith. «Дополнительное преимущество Async-First проявилось в том, что сотрудники стали чувствовать больше автономии и самостоятельности на рабочем месте».

Систематическое и продуманное сокращение встреч может помочь HR и всей организации уменьшить процент бесполезно потраченного времени. Вот шесть ключей к устранению пустых встреч (рекомендации даты руководителям, менеджерам, владельцам бизнеса или HR) :

Снизьте давление

Исследование Otter. ai показало, что большинство сотрудников хотели бы отклонить треть встреч, на которые их приглашают. Но только 15% людей имеют смелость отказаться от участия в них. Почему остальные не делают этого? Они думают, что:

1. расстроят или обидят организатора встречи;
2. дадут коллегам повод думать, что они не заинтересованы в задаче или рабочих процессах;
3. будут доставлять хлопоты, обращаясь к коллегам, чтобы быть в курсе пропущенных обсуждений.

Попросите сотрудников указать вескую причину, которая заставляет их обязательно присутствовать на встрече. Если они не смогут ее найти, предложите им отклонить свое участие в совещании.

Увеличьте количество асинхронных встреч

Суть эксперимента компании TechSmith по сокращению времени, затрачиваемого на встречи, заключалась в переходе на более асинхронный тип встреч.

Когда компания это сделала, 85% сотрудников сочли возможной заменой встреч асинхронные способы общения — электронную почту, приложения для обмена документами и чаты. и т. д. Интересным оказался то, что оставшиеся встречи стали восприниматься сотрудниками как более важные. Этот показатель вырос сразу на 8%.

«Отсутствие частых встреч позволило сотрудникам более критически относится к тому как они используют время проводимое вместе», — говорит Каскьотти. «У нас не было цели уничтожить все встречи, потому что они по плохи. Они не такие. Мы видели, что иногда сотрудники используют встречи для решения задач, хотя другие формы коммуникации подходят для этого лучше и показывают себя эффективнее».

Будьте серьезны

Shopify принял твердую позицию. И если вы хотите сократить количество встреч и перестать тратить время неэффективно, вам тоже нужно установить серьезные рамки.

Например, Shopify отменил практически все повторяющиеся групповые встречи, запретил большинство митов по средам и потребовал, чтобы все совещания, объединяющие 50 или более человек, проводились только в рабочее время по четвергам. Такие правила ограничили возможности менеджеров, которые организуют и планируют встречи.

Усильте коммуникацию

Конечно, сокращение встреч и совещаний подразумевает укрепление других видов коммуникации. TechSmith готовился к этому с самого начала.

«Когда мы планировали новые принципы гибридной работы, мы поняли, что гибкость в том, когда и где работают наши сотрудники, будет существенной. Нам нужно было найти способ оптимизировать этот процесс», — говорит Каскьотти. «Вместо того, чтобы навязывать людям определенный набор программ, мы поощряли наши команд использовать приложения для коммуникации на рабочем месте, которые лучше всего соответствуют их уникальным потребностям.»

В TechSmith стали чаще использовать Slack и электронную почту для обмена сообщениями. Для уточнения контекста задачи они стали активнее работать с двумя приложения для управления проектами и их собственным инструментом Snagit для захвата экрана и видеосообщений.

Переосмыслите формат встреч

Помните, что встречи не являются чем-то плохим. Команды, правда, более естественно сотрудничают и достигают хороших результатов на встречах. Проблемой является то как мы организуем совещания и миты. Обычно один человек контролирует повестку дня, собирает вокруг себя группу людей, которые мало заинтересованы в информационном обмене, решении проблем или принятии решений.

Попробуйте выстроить процесс иначе. TechSmith создал «перевернутую встречу», чтобы сэкономить время. Теперь руководитель совещания заранее записывает краткое видео с деталями, описывающими новостную повестку и отправляет его другим участникам. Так у них появляется время, чтобы подготовиться к тому, чтобы выступить во время встречи.

Установите руководящие принципы

Задайте менеджерам первой линии и сотрудникам определенное направление: поясните как они должны проводить встречи в зависимости от цели, которую хотят достичь. Например, позвольте встречаться лично (даже с помощью видео) для обсуждения конфиденциальных, сложных или личных тем. А вот асинхронные встречи используйте для обмена идеями и голосования.

«Перед тем, как возвращать сотрудников обратно в офис, мы четко определили преимущества каждого типа коммуникации — асинхронной, синхронной и личной — для конкретных рабочих задач. Это сделано, чтобы все команды могли найти лучший способ взаимодействия в рамках нашей компании», — говорит Каскьотти.

Ставить четкие зели и задачи на каждую встречу — адекватная стратегия, которая точь-в-точь может применяться в процессе найма. Важно понимать значимость всех отборочных мероприятий, тестовых заданий и проведенных с одним соискателем собеседований. Каждый пункт влияет на эффективность и продолжительность найма. Часть этапов можно автоматизировать и вынести за пределы общения рекрутера с кандидатом. Например, используя отложенные видеоинтервью.

Подписывайтесь на наш блог здесь или в Телеграмм, чтобы узнать об этом больше.

А если интересуетесь переводами других материалов, попробуйте почитать это:

9 трендов, которые изменят подход к работе в 2023 году и после