Учет рабочего времени: виды, методы, решения

Сегодня компании применяют несколько видов мониторинга:

Ежедневный учет

Этот способ используют организации с нормированным графиком. Специалисты составляют табели, где отмечают количество часов, которые человек отработал за день. Для начисления зарплаты время суммируется.

У такого порядка учета есть некоторые минусы. Например, по понедельникам сотрудники работают 10 часов, а по пятницам — 6. В таких случаях специалистам необходимо учитывать время за другой базовый период. Так часы будут оплачиваться по нормативу, а не как сверхурочные.

Еженедельный учет

Способ применяется в компаниях, где на продолжительность смены влияет производственная необходимость. Стандартная рабочая неделя длится 40 часов. Но они распределяются по-разному. Поэтому компаниям необходимо подсчитывать отработанные часы таким образом, чтобы их количество было не более установленной ТК нормы. На практике подобные ситуации встречаются редко.

В таких случаях деньги за работу начисляются по неделям. Например, человек трудился ровно 40 часов. Это время оплачивается по установленной ставке. Превышение нормы считается сверхурочными часами. Это время оплачивается отдельно.

Суммированный учет

Если возникает необходимость, компании увеличивают период мониторинга до месяца, квартала или года. Однако в соответствии с законодательством на предприятиях с вредными условиями труда продолжительность этого срока не может превышать 90 дней.

Выбор любого способа фиксируется отдельным приказом. Это правило распространяется и на суммированный учет. В таком случае организация каждый день подсчитывает отработанные часы и делает заключение в конце срока.

При суммированном учете зарплата начисляется по фиксированной ставке. За сверхурочное время человек получает деньги в конце установленного периода.

Способы учета рабочего времени

Чтобы оценить эффективность труда подчиненных, руководители предприятий:

• ведут учет в таблицах Excel или Google Документах;.
• отслеживают присутствие персонала с помощью журнала фиксации времени нахождения на рабочем месте;.
• организуют видеонаблюдение или ведут аудиозапись;.
• используют бухгалтерские программы;.
• вводят контроллеры и карточки доступа;.
• внедряют CRM-системы;.
• используют тайм-трекеры и т. д.

Классический табличный способ — оптимальный вариант для проверок надзорных органов и начисления зарплаты. Процесс учета становится более удобным и эффективным благодаря применению других методов:

Табель в Excel

Второе название листа бумаги, который содержит таблицы с данными — таймшит. Сегодня специалисты чаще используют цифровые Timesheet. Они делают шаблон и в дальнейшем ежедневно заполняют таблицу, а раз в месяц вносят в нее небольшие корректировки.

Плюсы:

• простота и понятность;
• отсутствие дополнительных расходов.

Сотрудники большинства компаний ведут отчеты именно в Excel.

Минусы:

• не работает с системами, которые учитывают не только количество часов, но и продуктивность труда;
• требует большого количества времени на внесение данных вручную;
• из-за человеческого фактора повышается вероятность появления ошибок;
• подходит только для небольших компаний.

Таблицу в формате Excel нужно ежемесячно пересылать в бухгалтерию. К табелю в Google легко открыть удаленный доступ. Но это единственное, чем различаются эти документы.

Журнал учета присутствия

Этот инструмент детального контроля по-прежнему используют многие компании. В журнале, который находится на контрольно-пропускном пункте, сотрудники отмечают время появления на работе и ухода с нее. А также ставят подписи.

Особенности журнала

В соответствии с п. 4 ст. 91 ТК РФ руководители ведут учет времени, которое подчиненные отработали на предприятии. Для этого они используют табель специальной формы:

1. Т-12 и Т-13. Утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
2. По ОКУД 0504421. Согласно приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

В табеле фиксируется количество времени, которое фактически отработал человек. Эта информация необходима бухгалтерам для начисления зарплаты. Чтобы указать причину отсутствия сотрудника на рабочем месте, специалисты используют специальные коды.

Многие предусматривают в журнале графу для отметки опозданий членов коллектива, указания реквизитов больничных листов, заявлений на отпуск и т. д.

Журнал позволяет контролировать сотрудников, помогает налаживать дисциплину, служит мотиватором. Благодаря ему руководитель видит старания подчиненных с гибким графиком работы, отслеживает тех, кто регулярно опаздывает или перевыполняет показатели.

Также журнал рабочего времени позволяет контролировать деятельность руководителей подразделений. В нем видно, кто трудится с постоянными перегрузками, где допущены ошибки при распределении обязанностей, какие отделы испытывают нехватку кадров и т. д.

Для специалистов с ненормированным рабочим днем лучше вести отдельный документ учета.

Образец журнала

Каждая компания самостоятельно разрабатывает форму этого документа. Чаще он заполняется в электронном виде в офисных программах Word или Excel. Также можно встретить и бумажные варианты.

Журналы, которые кадровики ведут на предприятиях, используются для занесения договоров, бланков трудовых книжек и т. д.

Зачастую в них предусматриваются графы, где указываются причины неявки или опоздания, а также реквизиты оправдательных документов.

Для людей, которые часто ездят в командировки, заводится отдельная графа. В ней фиксируются даты отсутствия специалистов на рабочих местах.

Время в журнале учитывается по дням. Даты отмечаются в специальной колонке или заносятся в отдельный лист.

Одни руководители оформляют журналы в электронном виде, а потом распечатывают каждую страницу или чертят тетради вручную. Другие приобретают готовые документы или заказывают журналы нужного образца без лишних колонок.

Система видеонаблюдения

Этот метод с каждым днем становится все популярнее. Однако из-за установки видеокамер люди часто испытывают психологический дискомфорт. Кроме того, ведение скрытой записи является нарушением закона. Перед установкой системы видеонаблюдения требуется получить согласие работников.

При выборе оборудования следует учитывать задачи контроля и бюджет компании. И помнить, что на обслуживание видеосистем придется тратить немалые деньги.

Также предприятию потребуется специалист, который будет отвечать за просмотр записей и фиксировать нарушения дисциплины. При его отсутствии способ будет неэффективным.

Бухгалтерские программы

Такое ПО формирует специализированные отчеты, что приводит к ускорению и упрощению работы.

Плюсы:

• автоматизация расчетов;
• оперативное заполнение ведомостей;
• снижение риска ошибок из-за невнимательности сотрудников;
• отсутствие доплат за совершение операций по учету рабочего времени.

Контроллеры

Один из самых популярных способов мониторинга персонала, который ведет почасовой и даже поминутный учет трудового времени. Чтобы попасть в помещение, к контроллеру нужно приложить карточку.

Плюсы:

1. максимально точный подсчет рабочих часов;
2. минимизация трудозатрат на контроль времени;
3. ограничение доступа в отдельные помещения.

Минусы:

1. высокая стоимость;
2. полное закрытие доступа в помещение в случае поломки;
3. высокий риск утраты карточки: воровство, порча, потеря.

Учет рабочего времени по лицам

Контролировать дисциплину можно и с помощью терминалов. Если подойти к такому оборудованию и взглянуть в него или в его сторону, то личность человека идентифицируется по форме лица. Терминалы работают без интернета — через блок питания. Также для их подключения можно использовать Wi-Fi. Последний вариант позволяет размещать устройства на любом расстоянии от сервера с ПО.

Терминалы выгоднее контроля по отпечатку пальца. В процессе считывания лица эти машины обрабатывают большой объем информации. В вычислительном модуле терминала находится специальный шаблон, поэтому голова человека осматривается со всех сторон. Такая же схема используется в турникетах.

Однако в некоторых случаях система может дать сбой. Например, если увидит людей, которые внешне похожи. В таком случае есть вероятность проникновения в здание постороннего человека. Именно так на предприятия могут попасть злоумышленники.

Биометрический учет трудового времени

Работника можно идентифицировать по сетчатке глаз, отпечаткам пальцев, тембру голоса или рисунку вен. Эти биометрические характеристики невозможно подделать, забыть, потерять. С их помощью сотрудники предприятия проходят контроль, отмечают свое присутствие на работе или получают доступ к закрытой информации. Сведения о биометрических идентификаторах заносятся в общую базу, которая постоянно обновляется, дополняется или изменяется.

Недостатком метода является высокая стоимость оборудования. Для работы системы биометрического контроля требуется мощный процессор, специализированные сканеры и интерфейсы, чтобы передавать большой объем данных.

На крупных предприятиях необходимо монтировать несколько точек идентификации, которые помогут отслеживать перемещение людей по территории в течение всего трудового дня.

Благодаря автоматизированным сервисам специалисты составляют табели и отчеты, рассчитывают нагрузку, зарплату и штрафы. С помощью таких инструментов руководитель оценивает результативность работы определенного отдела и эффективность каждого подчиненного, налаживает дисциплину и получает сведения о несанкционированных подключениях. Также биометрический учет разграничивает доступ по участкам.

CRM-система

Сервисы имеют таймеры для мониторинга работы. Также с их помощью руководитель узнает, сколько времени подчиненный выполняет то или иное задание. Чтобы CRM-система начала работать, нужно открыть программу и запустить таймер. После выполнения задачи его нужно остановить.

Плюсы:

• удобство и простота в использовании;.
• повышение дисциплины сотрудников и развитие у них навыков самоконтроля.

В первые дни работы CRM-системы часто случаются накладки: пользователи забывают о необходимости запуска программы в начале смены и выключении после ее окончания.

Тайм-трекеры

Внедрение этого инструмента на ПК позволяет оценить продуктивность пользователя. Программа в автоматическом режиме фиксирует начало и окончание работы на компьютере и с заданной периодичностью делает скриншоты экрана. Для использования ПО руководителю не требуется согласие подчиненных.

Одним из таких сервисов является «ИНСАЙДЕР». Тайм-трекер фиксирует действия пользователя в течение дня, автоматически делает снимки экрана и отправляет их на сервер компании. При необходимости работодатель может посмотреть, как персонал распределяет свои трудовые часы.

Сервисы учета рабочего времени

СУРВ — это класс программного обеспечения для мониторинга продуктивности персонала. Благодаря подобным инструментам руководитель выявляет трудоголиков и бездельников.

Некоторые системы учета работают как тайм-трекеры — их включают сами пользователи. Но крупные компании обычно предпочитают более продвинутые комплексные EMS, которые имеют множество настроек и опций.

С каждым днем подобные системы набирают популярность. По данным исследований Insider Threat от Crowd Research Partners, в период с 2017 по 2018 год доля предприятий, которые активно внедряют инструменты EMS, увеличилась с 42 до 94%. Этому способствовал и перевод сотрудников на удаленный режим работы из-за пандемии COVID-19. Сегодня СУРВы по праву считаются «золотым стандартом» в сфере управления.

Программа «ИНСАЙДЕР»

Сервис станет идеальным решением для мягкого контроля. Программа настраивается под конкретное предприятие с учетом его индивидуальных требований:

1. Время начала и окончания трудового дня устанавливается для каждого члена команды. Это удобно, когда у людей разные графики работы.
2. Соцсети также настраиваются под каждого человека с учетом его задач. Например, для SMM-специалиста мессенджеры являются рабочим инструментом, а для инженера-проектировщика — отвлечением от обязанностей.
3. Сервис настраивается таким образом, что пользователь сам видит свои успехи и оплошности. Принцип открытости данных и доступности результатов — несомненный плюс программы, так как неизвестность давит на человека.

Особенности контроля удаленных сотрудников

Программа «ИНСАЙДЕР» позволяет мониторить ход процесса. Этот сервис — действенный инструмент фиксации простоев и отвлечений, дисциплинирования удаленщиков и т. д.

«ИНСАЙДЕР» помогает и самому сотруднику, который работает на дистанте: система нужна ему для контроля и справедливой оплаты труда.

Заключение

Учет рабочего времени является обязанностью руководителя, которая закреплена в законодательстве. Но компания сама выбирает методы, виды и формы контроля. В сочетании с современными средствами автоматизации это позволяет соблюдать требования закона, увеличивать показатели эффективности труда и выводить их на новый уровень.

Однако нужно понимать, что система учета рабочего времени способна не только принести пользу, но и навредить.

Чтобы команда оказалась в выигрыше, внедряйте ее грамотно и прозрачно, прислушивайтесь к коллегам и используйте полученную информацию на благо компании. Если под видом оценки продуктивности труда вы начнете контролировать каждый вздох сотрудников, то не удивляйтесь, что внедрение СУРВ не оправдает ваших ожиданий.