«Это не работает!» 4 главных правила внедрения корпоративного портала без сопротивления

Перемены к лучшему?

Что собственник ожидает от внедрения корпоративного портала? Во-первых, чтобы внутри платформы были соединены различные инструменты и функции для быстрой работы. Во-вторых, стандарты бизнес-процессов компании должны сохраниться. Но вместо ожидаемого скачка эффективности он сталкивается с волной сопротивления, падающей мотивацией и затянувшимися сроками. Почему так происходит?

Оказывается, главная сложность не в технической стороне, а в «человеческом факторе». Страх перед неизвестным, опасение потерять контроль, неуверенность в собственных силах — это естественная реакция на выход из зоны комфорта, даже если перемены к лучшему.

Кто-то боится осваивать новое, кто-то не видит личной выгоды, а кто-то просто привык работать по-старому и не доверяет «модным» технологиям. Именно так рождается тот самый саботаж: сотрудники «забывают» пользоваться порталом, продолжают слать многостраничные отчёты по электронной почте, а в кулуарах шепчутся о бесполезности и сложности нового инструмента. Важно понимать, что саботаж — это не всегда злонамеренное сопротивление, чаще всего это сигнал о том, что внедрение новинки проходит недостаточно гладко и требует корректировки. Как избежать проблем, чтобы адаптация сотрудников прошла быстро и мягко?

В этой статье вы найдёте пошаговое руководство как внедрить корпоративный портал, где мы расскажем как быстро и без потерь замотивировать команду пользоваться новым инструментом. Читайте пошаговую инструкцию или скачайте её в виде пдф здесь.

Главный секрет

Чтобы преодолеть сопротивление команды, нужно понять мотивы и интересы всех участников процесса и поддерживать азарт и мотивацию для перехода к новой системе.

Вот 4 правила успешного запуска корпоративного портала:

1. Точка невозврата: с самого начала важно дать понять, что внедрение портала — это стратегическое решение, обратного пути нет. Нужно донести выгоды трансформации и её неизбежность. Понимание, что обратного пути нет, мобилизует сотрудников и заставляет их искать способы адаптироваться к новой реальности.

2. Поддержка и уверенность: новая система неизбежно вызовет вопросы и трудности. Важно поддержать сотрудников, транслировать уверенность в успехе, быть открытыми к диалогу. Только так можно преодолеть сопротивление и неуверенность.

3. «Пусть попробуют сами»: перед тем как запускать портал на реальных данных, дайте сотрудникам возможность «потренироваться» в безопасной обстановке. Тестовые данные, пробные задачи — все это поможет освоиться и получить позитивный опыт.

4. Руководители — главные драйверы. Они первыми должны поработать с порталом и увидеть его преимущества. Личный пример руководителя пока лучший способ мотивировать команду и запустить волну изменений.

Сам процесс внедрения можно условно разделить на два этапа:

1. Техническая настройка. Этот этап действительно важен: необходимо учесть все требования, настроить функциональность, протестировать работу системы.

2. Работа с пользователями. Но главный критерий успеха — не наличие работающего ПО, а то, насколько активно им пользуются сотрудники. И здесь важно не просто предоставить инструкции, а провести обучение, помочь адаптироваться к новой системе, показать ее преимущества.

Только в том случае, если сотрудники понимают, как использовать корпоративный портал в своей работе, если он действительно помогает им решать задачи, можно говорить об успешном внедрении.

Ключевой фактор, влияющий на успех

Почему бывает так, что собственник оплатил популярное и дорогое решение, а им никто не пользуется? Часто это связано с тем что не до конца проведено внедрение корпоративного портала. Технические настройки сделали , дали инструкции — и дело с концом. Но важнее вторая часть работы а — обучение команды и адаптация сотрудников.

При работе с командой мы используем разный подход для сотрудников разного уровня влияния на бизнес. Условно их можно разделить на две категории:

1. Стейкхолдеры — ключевые игроки:

Это те, кто принимает активное участие в проекте, влияют на решения и конечный результат. Это могут быть руководители, инициаторы внедрения, сотрудники, чья работа напрямую связана с порталом.

Важно понимать, что у каждого стейкхолдера свои мотивы и ожидания. Одни боятся потерять контроль, другие не видят преимуществ новых технологий, третьи просто не хотят тратить время на обучение.

Как работать со стейкхолдерами?

1. Индивидуальный подход: выясните их опасения, продемонстрируйте преимущества портала именно для их работы, учитывайте их интересы.
2. Превратите их в союзников: ваша цель — сделать стейкхолдеров не просто участниками, а активными сторонниками проекта, которые будут «продвигать» его внутри компании.

2. Рядовые сотрудники — масштабное вовлечение:

Если стейкхолдеров можно пересчитать по пальцам, то рядовых сотрудников, которые будут пользоваться порталом, могут быть сотни и даже тысячи. Очевидно, что индивидуальный подход здесь невозможен.

Как работать с рядовыми сотрудниками?

1. Эффективная коммуникация: разработайте четкую стратегию информирования и обучения.
2. Сегментация: разделите сотрудников на группы по интересам, специфике работы, уровню владения компьютером, чтобы адаптировать обучение под их потребности.
3. Доступность и понятность: создайте понятные инструкции, проведите тренинги, запустите систему поддержки пользователей, где они смогут быстро получить ответы на свои вопросы.

Фокус на людях

Мы уже обозначили, что если фокусироваться исключительно на технической стороне, то в итоге получится технически совершенный, но невостребованный портал.

Поэтому главная задача интегратора — сделать процесс внедрения максимально плавным и комфортным. Мы убеждены, что успех проекта зависит от грамотного управления изменениями.

Что отличает успешный подход к внедрению?

1. Организация слаженной команды: объединение специалистов разных профилей для эффективной работы над проектом.
2. Открытая коммуникация: постоянный диалог между всеми участниками процесса для предотвращения недопонимания и своевременного решения проблем.
3. Мотивация и вовлечение: работа с мотивацией и интересами всех заинтересованных сторон, превращение их из скептиков в сторонников проекта.
4. Преодоление сопротивления: формирование позитивного настроя на работу с новым инструментом, помощь в адаптации к изменениям.

Мы разработали многоступенчатую методику, которая позволяет учесть разные стили восприятия информации и помогает каждому сотруднику освоить корпоративный портал:

1. Текстовые инструкции. Подробные гайды с иллюстрациями, где пошагово описаны все необходимые действия.

2. Обучающие видеоуроки. Наглядные материалы, демонстрирующие работу портала в формате видеоинструкций.

3. Практические задания. Сотрудники получают возможность применить полученные знания на практике и закрепить материал.

4. «Тестовый запуск». Перед тем как портал начнет работать в «боевом» режиме, мы проводим работу на тестовых данных с ограниченным количеством пользователей. Это позволяет выявить и устранить возможные недочеты, а сотрудникам — освоиться в новой системе без риска для рабочего процесса.

5. Постоянная поддержка. И после запуска мы продолжаем оказывать поддержку пользователям: отвечаем на вопросы, помогаем решать возникающие трудности, собираем обратную связь.

5 шагов для преодоления сопротивления сотрудников

Внедрение корпоративного портала — это как хирургическая операция: требуется погрузиться внутрь процессов, внутрь коллектива, она требует изменения культуры, изменения подхода, изменения определенных привычек.

Шаг первый: «продаём» идею.

Важный элемент, без него никак. Чтобы сотрудники приняли корпоративный портал, нужно не просто рассказать о нем, а «продать» идею, показав реальные выгоды как для компании, так и для каждого сотрудника в отдельности.

Только когда польза от использования портала станет очевидной, сопротивление изменениям пойдёт на спад, а новый инструмент будет восприниматься не как угроза, а как помощник.

Как же «продать» идею корпоративного портала?

1. Найдите «агентов влияния»: в каждом коллективе есть люди, к мнению которых прислушиваются остальные. Выявите тех, кто уже «купил» идею и готов ее продвигать. Они станут вашими союзниками в процессе внедрения.

2. Работайте со скептиками: обратите особое внимание на тех, кто настроен скептически. Выясните причины их сопротивления и попробуйте развеять их опасения.

3. Говорите на языке пользы: не просто рассказывайте о функциях портала, а показывайте, как он поможет сотрудникам решать их ежедневные задачи, сэкономить время и упростить работу.

Инициатива внедрения корпоративного портала принимается на уровне первых лиц компании, когда собственник или топ-менеджер осознает необходимость изменений. Здесь важно помнить, что необходимо найти ресурсы для реализации проекта: бюджет, команду, время. И только тогда можно приступать к «продаже» идеи сотрудникам компании: донести до каждого ценность и преимущества нового инструмента, а также развеять возможные страхи и сомнения.

Шаг второй: распределяем роли в проекте.

На таком масштабном проекте, как внедрение корпоративного портала, энтузиазм в начале пути часто сменяется усталостью и рутиной, что может привести к провалу.

Чтобы этого не произошло, ключевым является создание сильной команды с четким распределением ролей. В INVO Group мы используем «Принцип ролей», который помогает нам эффективно управлять проектами и достигать поставленных целей.

Кто же должен быть в команде проекта?

1. Идеолог и основной заказчик. является носителем идеи, вдохновляет других и готов вовлекать людей в процесс изменений. Иногда его роль может быть распределена между двумя людьми. Важно освободить Идеолога от рутинных задач, например, организации встреч или мелких согласований. Его миссия — видеть стратегическую картину, вдохновлять команду, продвигать идеи и устранять препятствия на пути к цели. Он согласовывает ключевые аспекты проекта, не углубляясь в детали исполнения.
2. Координатор. Это организатор и коммуникатор, обеспечивающий плавное взаимодействие всех участников проекта. Он не обязательно должен быть руководитель высокого ранга. Важна не должность, а набор качеств: вера в идею проекта, навыки коммуникации, умение управлять задачами. Координатор собирает информацию, организует встречи, решает текущие вопросы как «связующее звено» проекта, обеспечивает плавное движение вперед. Часто на эту роль выбирают активных и инициативных сотрудников, которые стремятся проявить себя и внести свой вклад в общее дело.
3. Владельцы процессов: эксперты в своих областях, знающие бизнес-процессы «от и до». Они участвуют в разработке решений, адаптированных под специфику их отделов. И есть исполнители — это сотрудники, работающие «на земле», тестирующие новые инструменты и дающие обратную связь. Их вовлеченность — гарант того, что портал будет удобен и эффективен в использовании.
4. Технические специалисты. Их роль часто недооценивают. Не привлекая IT-специалистов к процессу внедрения, мы рискуем получить ситуацию, когда портал готов технически, но не соответствует потребностям бизнеса. Они знают IT-инфраструктуру вашей компании, помогают предотвратить возможные технические проблемы и предвидеть возможные сложности.

Шаг третий: MVP

Многие компании, увлеченные амбициозными целями, запускают громоздкие и дорогостоящие проекты, которые «тянутся» годами, поглощая огромные ресурсы. И в итоге могут принести не пользу, а разочарование.

Чтобы избежать такого сценария, мы используем принцип MVP (Minimal Viable Product — минимально жизнеспособный продукт). Сначала мы создаем простой вариант продукта, который обладает ключевой функциональностью и приносит пользу уже сейчас.

Этот принцип позволяет быстро протестировать идею в реальных условиях и получить обратную связь от пользователей, убедиться в её актуальности. Дополнительно мы снижаем риски и получаем первую пользу от проекта значительно быстрее.

Шаг четвёртый: не нужно ТЗ

Не нужно тратить недели на составление громоздкого технического задания, только чтобы обнаружить, что оно устарело еще до начала разработки. Мы проанализировали свой опыт работы в проектах и поняли, что предприниматели ищут гибкие функциональные решения.

Вот почему мы в INVO Group решили переосмыслить подход к разработке, отказались от формальных ТЗ в пользу нашей авторской послойной технологии внедрения. Вместо бесконечных обсуждений и уточнений, мы фокусируемся на глубинных целях клиента. Наши эксперты проводят глубокие интервью, чтобы понять, какой результат вы хотите получить, и как это решение впишется в вашу бизнес-стратегию.

В итоге вы не просто получаете готовый продукт, а участвуете в его создании.

Вот как это работает:

1. Мы формируем общую структуру, создаём «каркас» будущего портала, определяя основные блоки и их взаимосвязь.
2. Готовый «каркас» мы демонстрируем вам не на бумаге, а в виде работающего прототипа. Вы можете «потрогать руками» будущий продукт и внести коррективы на самом раннем этапе.
3. После согласования структуры мы приступаем к детализации отдельных блоков, постепенно наполняя их контентом и функционалом, постоянно согласовывая новый уровень детализации каждого модуля.

Мы вдохновлялись методом прогрессивного джипега, разработанным известным дизайнером Артемием Лебедевым. Представьте: вам показывают две картинки. Одна только на 30% загружена, и вроде бы всё видно чётко, но до конца не понятно, что же изображено. Вторую картинку показывают в низком разрешении 144px, как на старых телефонах. Но в целом смысл ясен и можно постепенно увеличить четкость, детализировать. То есть проект должен быть конечными цельным в любой момент времени, необходимо сразу понимать что по итогу получится

Николай Емельяненко, директор по продукту INVO Group

Шаг пятый: готовимся к запуску

Настроили, дали инструкции — но это ещё не всё, теперь важна подготовка. Здесь смело применяйте 4 правила успешного запуска корпоративного портала, которые описывали выше. Интеграторы, со своей стороны помогут вашим сотрудникам освоиться с новой системой, создать безопасную среду для отработки навыков работы с порталом и минимизируют дискомфорт от перехода к новой системе.

Мы всегда честно говорим нашим клиентам: переход на новую систему — это не всегда легкий путь. Будут сложности, неизбежные трудности. Но помните: это временное явление.

Главное — не сдаваться, не терять мотивацию и идти к цели. Мы будем рядом, чтобы поддержать вас на каждом этапе и помочь преодолеть любые препятствия.

__________________________________________________________

Изменение неизбежно встречает сопротивление. Сотрудники могут испытывать неуверенность, страх перед неизвестным или просто не хотеть менять привычные рабочие процессы. Важно понимать, что это естественная реакция. Новый портал — это не самоцель, а средство достижения эффективности бизнеса и получения прибыли.

Помните, что внедрение корпоративного портала это не просто технический процесс. Следуя нашим советам вы сможете превратить сопротивление в поддержку и сделаете цифровую трансформацию максимально комфортной и эффективной для всех.

Если вы собственник бизнеса или топ-менеджер и хотите оцифровать процессы в компании, снять с себя груз операционки, улучшить коммуникацию и сделать работу вашей команды более эффективной, то мы готовы помочь вам!

Запишитесь на бесплатную онлайн-экскурсию по корпоративному порталу Битрик24 и обсудите варианты автоматизации под ваш бизнес. Мы поможем вам улучшить работу и добиться лучших результатов. До встречи!