Сегодня мы поговорим о том, как внедрение систем автоматизации может помочь в развитии ресторанного бизнеса, и рассмотрим конкретные направления деятельности, которые можно оптимизировать с помощью подобного инструмента.

Скорость обслуживания клиентов

По статистике, скорость обслуживания в заведениях питаниях снижается (это касается даже фаст-фуда с его возможностью заказа прямо из машины!). Среди причин этого называется, к примеру, тяга посетителей к фотографированию еды для того, чтобы выложить фото в Instagram. Часто люди просят официантов помочь им сделать фото, на что уходит драгоценное время.

На самом деле с подобной проблемой сталкиваются дорогие рестораны с изысканной едой, но в большей части заведений на скорость обслуживания влияет общая неорганизованность процессов. Официант должен принять заказ, отнести бумажку с ним повару, тот начинает готовить блюдо — при этом никто не знает, сколько времени этой займет.

Современные системы автоматизации позволяют значительно оптимизировать весь этот процесс. С помощью планшета с установленным приложением официант принимает заказ, на кухне повару тут же выводится список блюд, а менеджер зала может выставить время, за которое тот должен успеть приготовить заказ. Затем официанту также на планшет придет оповещение, и он отправится забирать заказ (а не будет постоянно ходить на кухню, чтобы выяснить, как с ним обстоят дела).

За день экономия нескольких минут на каждом заказе может вылиться в час и более времени, которое не было потрачено впустую. А если людей быстро обслуживают, то они скорее всего, быстрее закончат трапезу и пойдут дальше по своим делам, освободив столик следующему клиенту. Выручка при этом будет только расти.

Экономия времени на ведении бухгалтерии

Финансовое планирование и ведение бухгалтерии в ресторанном бизнесе — сложный процесс. Цены на продукты постоянно меняются, что влечет за собой необходимость анализа многочисленных приходных накладных для изменения коэффициента наценки, чтобы заново высчитать конечную стоимость блюда.

На все это уходит много времени и сил, но внедрение систем автоматизации позволяет упростить этот процесс. Такой софт умеет в режиме реального времени анализировать доступные данные и «на лету» высчитывать себестоимость порции, применяя к ней коэффициент наценки, и сигнализируя о превышении себестоимости продажной цены.

Кроме того, в некоторых системах автоматизации (например, вJowi) есть возможность проведения операций «задним числом» — в реальной жизни такое бывает сплошь и рядом, но каждый такой случай приносит бухгалтерам головную боль, от которой можно легко избавиться.

Защита от воровства

Проблема, с которой сталкиваются все рестораторы — банальное воровство со стороны сотрудников. Это и кража продуктов, и подделка отчетности (иногда проверки вскрывают даже виртуальных сотрудников, которые числятся в заведении и «получают» зарплату, но не существуют в реальности), и предоставление официантами скидок на блюда своим друзьям.

С помощью системы автоматизации владелец ресторана может в режиме онлайн следить за тем, что происходит в его заведениях, с помощью специальных отчетов. Электронные счета всех заказов хранятся в системе (а официанты должны распечатывать их на специальном принтере и предоставлять посетителю), что снижает вероятность махинаций — сотрудник должен «сдать» в кассу ровно ту сумму, что прошла по всем его счетам.

Кроме того, некоторые продукты дают возможность ограничения прав персонала (даже менеджеров заведений) на совершение действий в системе — например, можно отключить возможность предоставления скидок менеджерами и официантами. Таким образом, система автоматизации позволяет бизнесу сократить издержки — то, что раньше просто украли бы, теперь в сохранности.

Работа с клиентами

С помощью дисконтных карт, учтенных в системе автоматизации, можно отслеживать поведение конкретных посетителей. Например, если какой-то постоянный (или просто VIP) клиенты все реже заходит в заведение, это повод связаться с ним и узнать, что его не устраивает в качестве обслуживания.

Получение такой обратной связи помогает еще лучше выстроить процессы в заведении, кроме того, клиенты любят, когда им оказывают внимание, и с большей долей вероятности не только сами придут еще раз, но и порекомендуют кафе или ресторан своим друзьям и знакомым.

Помимо этого, современные системы автоматизации, позволяют оцифровать статистические данные, для правильного формирования мотиваций у персонала, что ранее было трудно реализуемо или неэффективно.

Например, с помощью мобильного приложения для клиентов. После каждого посещения ресторана, клиенту предлагается оставить отзыв о каждом конкретном блюде которое он заказывал, а так же остался ли он доволен обслуживанием конкретным официантом, или другим персоналом, с которым он взаимодействовал. Клиенту взамен оставленного отзыва, начисяются баллы на карту, которые он может после потратить.

Вся информация поступает напрямую владельцу заведения в программу автоматизации, и дублируется на почту. На основе этих данных владелец заведения, может оценить эффективность работы ключевых сотрудников ресторана: официанта, повара, менеджемент. Что в целом в разы повышает качество работы ресторана. Подобная система реализована в программе автоматизации ресторана Jowi.

Вместо заключения: что учитывать при выборе системы автоматизации

В настоящий момент на российском рынке существует большое количество систем автоматизации ресторанного бизнеса (список некоторых из них представлен, например, в этой статье). Как правило, они делятся на два типа — автономные и облачные. Разберем их отличия.

Автономная система автоматизации устанавливается локально в ресторане, и все данные хранятся там же. В этом заключается крупный минус таких систем — остутствие централизованного хранилища данных вне ресторана открывает путь к различным махинациям с данными со стороны сотрудников.

Облачные системы полностью вынесены за пределы ресторана, а приложения сотрудников подключаются к ним через интернет. В этом слабость второго варианта — если с сетью что-то случится, то работа заведения будет парализована.

В последнее время стали появляться так называемые гибридные системы, объединяющие в себе плюсы локальных и облачных продуктов. Работают они так: в ресторане устанавливается локальный модуль, а затем данные синхронизируются и загружаются на удаленные серверы. Это позволяет сохранить работоспособность системы даже при «падении» интернета — когда связь восстановится, данные на сервере просто обновятся. По такой схеме работает, например, Jowi (история создания этого гибридного продукта описана здесь).

Кроме типа системы, следует обращать внимание на удобство интерфейса ее модулей — иногда разработчики идут по пути создателей обычных приложений, то есть стараются сделать максимально красивый интерфейс. Однако правда жизни такова, что всевозможные «рюшечки» многочисленных инновационных функций только отвлекают официантов, что приводит к ошибкам при приеме заказов и, как следствие, дополнительной трате времени.

В ресторанном бизнесе нужно придерживаться правила «чем проще, тем лучше» — приложение не должно быть перегруженным и должно работать быстро даже в случае выгрузки больших отчетов и т.д. Многие системы предоставляют тестовый период бесплатной работы с ними, который можно использовать для сравнения скорости и удобства их работы.

Помимо этого, стоит обратить внимание на возможность демонстрации системы сотрудником компании, которая ее разработала — некоторые проекты предоставляют такую возможность.

Читайте также: Как продвигать ресторан в интернете: 8 эффективных идей