Как оформить отношения с физлицом

Работник и трудовой договор

В этом случае человек выполняет свои обязанности лично. Не привлекая друзей или дедушку, а работая своей головой или своими руками. При этом после выполнения какого-либо задания трудовые отношения не заканчиваются.

Как правило, трудовой договор — это длящиеся отношения, чаще всего такой договор заключается на неопределённый срок. Бывают срочные договоры, но не больше, чем на 5 лет. Если в договоре срок не указан, то такой договор считается бессрочным.

Работник регулярно получает за свой труд заработную плату. Обязательная основная часть не зависит от результатов работы — выплачивается не реже 2 раз в месяц. Если совсем точно, то не реже, чем раз в полмесяца — так говорит закон. А ещё может быть дополнительная часть — надбавки, премии, доплаты.

Обязанности указываются в трудовом договоре и должностных инструкциях. Сотрудник обязан соблюдать правила трудового распорядка, а работодатель обеспечивает сотруднику безопасные условия труда и отдыха.

Работники получают ежегодный оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней, выходные дни, право на оплату больничного листа, на премии и пособия. А ещё имеют право на обязательное социальное страхование — оно пригодится в случаях временной нетрудоспособности, материнства, несчастных случаев во время работы и профессиональных заболеваний.

Сотруднику можно сделать замечание или выговор, но оштрафовать не получится, закон это запрещает. Если работник пожалуется на штраф в трудовую инспекцию, то компанию или ИП ждут проверки, по результатам которых могут оштрафовать уже работодателя.

Сведения о работе нужно вносить в трудовую книжку и оформлять кадровые документы: трудовой договор, приказы, правила внутреннего распорядка, положения о защите персональных данных, об оплате труда и прочие бумаги.

При этом работодатель не может просто так прекратить трудовые отношения, для этого должны быть веские причины.

Исполнитель, подрядчик и договор ГПХ

Договоры гражданско-правового характера бывают разные, самые популярные — договор подряда и оказания услуг. Обязанности указывают в виде задания в самом документе.

Предметом договора является оказание услуги или результат работы. Такой договор всегда имеет срок и заканчивается выполнением работы, даже если она сделана досрочно.

Исполнитель не является работником, не подчиняется правилам трудового распорядка и может привлечь к работе других лиц. Он также может самостоятельно определять время и способы выполнения работы. Предприниматель не обязан обеспечивать подрядчику какие-либо условия для выполнения задания и социальные гарантии, если иное не указано в договоре.

Вознаграждение может быть нерегулярным — выплачивается после выполнения работы или поэтапно. Может быть оплата вперёд — аванс. Расценки должны быть установлены заранее. Окончание работ нужно подтвердить документами, например, подписать акт приёма-передачи работ.

В договоре можно прописать штрафы за работу исполнителя, если она вас не устроит. Сведения о работе в трудовую книжку не вносятся, кадровые документы не оформляются.

Гражданско-правовой договор не для трудоустройства

Закон говорит, что трудоустраивать работников можно только по трудовому договору. Но многие не соблюдают это требование и заключают с работниками договоры ГПХ, чтобы хоть как-то уменьшить сумму налогов.

Если государственная инспекция труда или суд установят, что таким договором регулируются трудовые отношения, то договор ГПХ может превратиться в трудовой договор. Исполнитель станет работником и будет пользоваться всеми условиями и возможностями трудового законодательства: ежегодный оплачиваемый отпуск, пособие по временной нетрудоспособности и прочие плюшки от государства.

Если решите заключить договор гражданско-правового характера со штатными сотрудниками, учитывайте риски: суд может признать такой договор трудовым, штраф для организации составит от 500 000 до 1 000 000 ₽, а для директора — от 100 000 до 200 000 ₽.

Часто в суде представляются комбинированные договоры — наполовину трудовые, наполовину ГПХ. Имейте в виду, что законодательство не разрешает такого смешения договоров.

Налоги по договору ГПХ

По договорам ГПХ можно не начислять взносы в ФСС и взносы на травматизм. Это объясняет, почему предприниматели часто выбирают такой договор вместо трудового.

Выплаты не облагаются страховыми взносами на случай временной нетрудоспособности и материнства. А вот взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний нужно начислять и перечислять в ФСС, если это указано в договоре. Если такого условия в договоре нет, то и обязанности по уплате взносов тоже нет.

В отношениях с подрядчиком-физлицом предприниматель считается налоговым агентом. Это значит, что он обязан удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Ещё вознаграждение физлицу облагается взносами в ПФР и ФФОМС. Важно удержать НДФЛ и уплатить взносы в дни выплат вознаграждения, иначе могут оштрафовать. Если в день выплат всё же не получится — есть месяц после окончания года, в котором заключили договор, чтобы сообщить об этом исполнителю и налоговой. Сделать это нужно по форме 2-НДФЛ.

При этом переложить обязанность по уплате налога на самого подрядчика нельзя. Заплатить налог из собственных средств тоже нельзя — за это опять-таки могут оштрафовать. Оплачивайте налоги со счёта компании.

НДФЛ, страховые взносы за травматизм и взносы в ПФР и ФФОМС не нужно уплачивать, когда договор ГПХ подписан с ИП. Индивидуальные предприниматели свои взносы платят сами.

Когда и как заключить договор ГПХ?

Вы можете заключить договор подряда или договор оказания услуг с физлицом только тогда, когда вам нужен исполнитель для временной или разовой работы.

Договор подряда подойдёт, если вам нужно получить какой-то результат, например, статью или сайт. Если нужна консультация, то это договор без видимого результата, то есть договор оказания услуг.

В договоре указывайте понятия гражданского, а не трудового законодательства — ссылки могут быть только на нормы Гражданского кодекса РФ, ни в коем случае не нормы ТК. Не присваивайте исполнителю по договору должность из штатного расписания компании и не забывайте про сроки договора — обязательно укажите начальный и конечный сроки. Ещё следует в таком договоре указать наименование заказчика, исполнителя, вид выполняемых работ, цену и промежуточные сроки, если договоритесь с исполнителем об этапах работы.

Подрядчику нужно указать фамилию, имя, отчество, серию и номер паспорта, когда и кем он выдан, номер карточки обязательного пенсионного страхования и ИНН, если есть.

Самозанятые

С начала 2019 года в нашей стране проводится эксперимент: физлица, живущие в Москве, Московской области, а также в Калужской области и в Татарстане, могут не регистрироваться в качестве ИП и оказывать услуги другим физлицам или компаниям, которые также находятся в этих регионах. Например, такой исполнитель может делать сайты, писать софт, перевозить грузы — а вы можете пользоваться его услугами.

Договор в этом случае тоже будет не трудовой: обязательно отметьте, что исполнитель:— не просто физлицо, а самозанятый гражданин;— отчитается и заплатит налоги сам;— должен оповестить вас о смене своего статуса.

Кроме того, такой человек должен самостоятельно встать на учёт в качестве самозанятого. Это делается через приложение «Мой налог». Каждый раз, получая деньги от вас, он должен будет сформировать и отправить вам чек, а вы будете проводить эти суммы как свои расходы.

Самозанятый будет платить налог 6% — официально он называется налогом на профессиональный доход. А вам не нужно будет удерживать НДФЛ (13%), платить за него страховые взносы (30%) и сдавать отчётность — вы просто платите за работу.

Больше о новом налоге на профессиональный доход и том, кто может его использовать, читайте тут.

Пользуйтесь, применяйте и удачи в делах :)