Точно ли компании нужно согласие сотрудника о переходе на КЭДО

Письменное согласие сотрудника с переходом на электронный кадровый документооборот — не мелочь, а необходимый и важный этап внедрения системы КЭДО. Если сотрудник не хочет отказываться от бумаг, заставить его нельзя, как бы работодатель не хотел этого.

Исключение: обойтись без согласия о переходе на КЭДО можно только с сотрудниками, которые устроились на работу впервые после 1 января 2022 года (Письмо Минтруда № 14-6/ООГ-7321 от 24.11.2022).

Даже один негативно настроенный сотрудник может повлиять на остальных — особенно если это руководитель. В итоге ожидания от внедрения КЭДО в компании могут не совпасть с реальностью — чем больше сотрудников продолжат подписывать бумажные документы, тем больше рутинной работы останется на кадровиках. Именно поэтому стоит попытаться бережно переубедить сотрудников.

Как работать с возражениями сотрудников

1. Узнайте в чем причина отказа

Под категорическим «не хочу» всегда скрывается что-то конкретное и ваша основная задача — выяснить, что именно. Для этого поговорите с сотрудником наедине: спросите, что именно вызывает опасения.

Чаще всего сотрудники не решаются перейти на кадровый электронный документооборот по 4 причинам.

«Не хочу разбираться в новой программе»

Выбор ретроградов и возрастных сотрудников. Как правило они сомневаются в понятности системы КЭДО и заранее решают, что подписывать документы в электронном формате будет сложно. Несмотря на то, что работа с бумажными документами занимает больше времени, этот вариант сотруднику все равно привычнее.

«Мои данные утекут в Интернет»

Этот страх вполне понятен: персональные данные не зря называют чувствительными — если они попадут в руки мошенников, проблемы будут и у сотрудника, и у компании.

«Потом будут проблемы с пенсией»

Чаще всего это аргумент тех, кто еще не перешел на ведение трудовой книжки в электронном виде. Они уверены, что электронный кадровый документооборот менее надежен, чем бумажный — хоть формат ведения учета в принципе не влияет на ведение трудовой книжки.

«У меня нет смартфона и компьютера»

Для сотрудников, которые в своей работе не пользуются компьютером, сама идея КЭДО кажется странной и нелогичной — как тогда подписывать заявления? А иногда у сотрудника есть только кнопочный телефон, а не смартфон → он в принципе не может зайти в систему КЭДО и подписывать документы неквалифицированной электронной подписью.

2. Приведите аргументы

После того, как вы узнали истинную причину отказа от перехода на КЭДО, спокойно разберите ее и отработайте возражения сотрудника. Вот как это можно сделать.

«Не хочу разбираться в новой программе» — «Работать в системе КЭДО несложно»

Покажите сотруднику интерфейс программы и расскажите о принципах работы системы, например, о том, что теперь не нужно будет вручную заполнять документы. К тому же современные решения для электронного кадрового документооборота автоматически проверяют заявления на ошибки.

Заранее позаботьтесь об обучении сотрудников: подготовьте видео-уроки или подробные инструкции со скриншотами. С этим могут помочь разработчики системы КЭДО.

«Мои данные утекут в Интернет» — «Данные в системе КЭДО надежно защищены»

Самый безопасный вариант для КЭДО — система, размещенная on-premise — на собственном сервере компании. Администратор системы может дополнительно воспользоваться инструментами по обеспечению безопасности данных: настроить двухфакторный вход, разграничить роли пользователей, записывать действия каждого. Так что по части безопасности именно бумажный кадровый документооборот проигрывает КЭДО.

«Потом будут проблемы с пенсией» — «Сведения о стаже всегда в электронном виде»

Тут достаточно объяснить, что вне зависимости от способа кадрового учета Социальный фонд России (СФР) получает данные от работодателя в электронном виде, а не на бумаге. Поэтому бояться тут нечего.

К тому же сведения об отпусках, переводах и увольнениях теперь будут храниться в электронном архиве — он не даст документам потеряться или выгореть на солнце.

«У меня нет смартфона и компьютера» — «Работайте с любых устройств»

У современной системы КЭДО может быть веб-интерфейс с адаптивной версткой, благодаря которому подписывать документы можно с телефона. А для сотрудников без компьютера и телефона работодателю достаточно установить киоск самообслуживания в виде обычного планшета.

3. Заинтересуйте сотрудников

Это пункт со звездочкой, но мы рекомендуем от него не отказываться. Секрет быстрого и комфортного перехода на КЭДО кроется в правильной мотивации сотрудников.

Продвигайте идею КЭДО в массы

Подумайте, как рассказать сотрудникам о преимуществах электронного кадрового документооборота, например, с помощью серии постов в корпоративном чате или записи интервью с теми, кто уже перешел на КЭДО.

Заручитесь поддержкой

В коллективе всегда есть кто-то, к кому прислушивается большинство — руководитель или опытный сотрудник. Если такой человек примет вашу сторону и в неформальном общении с коллегами будет ненавязчиво «рекламировать» переход на КЭДО, сомневающихся станет намного меньше.

Показывайте статистику

Люди любят факты — так не скупитесь на них. Собирайте статистику и проводите опросы NPS, а затем делитесь результатами с командой. Так вы сможете наглядно проиллюстрировать плюсы перехода на КЭДО.

Даже если сотрудника не удастся переубедить — не отчаивайтесь. Наш опыт внедрения системы КЭДО показывает, что даже те, кто в начале категорически отказывался от электронного кадрового документооборота, спустя некоторое время меняют свое мнение. Так что будьте последовательны и терпеливы.