Что такое МЧД и зачем она нужна

Грубо говоря, машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный аналог бумажной доверенности. Руководитель подписывает МЧД электронной подписью, которую он получил в налоговой.

МЧД создается в формате XML и содержит информацию о том:

— кто ее выдал (доверитель),

— кто получил (доверенное лицо),

— что МЧД позволяет делать (полномочия).

Машиночитаемая доверенность оформляется один раз, а дальше ее реквизиты передаются вместе с документами, подписанными доверенным лицом.

МЧД, в отличие от бумажной доверенности, не нужно относить в налоговую и другие органы, а также заверять у нотариуса (для ИП).

Когда без МЧД не обойтись

Бизнес использует МЧД, как и бумажную доверенность, если руководитель делегирует кому-то свои полномочия.

Например, руководитель крупной компании поручает отправку налоговой отчетности бухгалтеру. Раньше в этом случае оформляли бумажную доверенность и заранее относили ее в инспекцию. Только после этого бухгалтер мог отправить отчеты от лица руководителя компании. С МЧД процесс немного упростился — теперь доверенность достаточно отправить сразу с отчетом.

До конца лета 2024 года МЧД можно не применять, если доверенное лицо, на которое выписана бумажная доверенность, подписывает документы электронной подписью (ЭП) сотрудника компании — в ней должны быть прописаны личные данные и сведения о компании. С 1 сентября 2024 года старая схема перестанет работать: для работы потребуется электронная подпись физлица (а не сотрудника конкретной компании) и МЧД. Если сертификат сотрудника заканчивался после 1 сентября 2023 года, то новый такой уже получить было нельзя → начинала действовать схема с ЭП физлица и МЧД.

Из всего этого можно сделать вывод о том, что МЧД совсем скоро станет обязательной для всех.

Из чего состоит МЧД

Требования к составу машиночитаемых доверенностей установил приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. МЧД включает в себя:

— уникальный номер,

— срок действия,

— дату оформления,

— информацию о системе хранения,

— сведения о возможности передоверия,

— информацию о доверителе и доверенном лице,

— данные электронной подписи, которой подписана МЧД,

— список и коды полномочий из специального классификатора,

— ограничения полномочий.

Отдельно остановимся на классификаторе полномочий — едином справочнике Минцифры. В нем прописаны уникальные номера, названия и даты включения в список конкретного полномочия. Создатель машиночитаемой доверенности просто выбирает нужное полномочие, а не прописывает его вручную.

Какие есть форматы МЧД

Обычно компания создает сразу несколько МЧД, потому что хоть Минцифры и разработало единый универсальный формат документа, не все площадки и регуляторы готовы его использовать.

Примеры форматов МЧД

— Единый формат машиночитаемой доверенности 003. Формат считается универсальным, подходит для взаимодействия с контрагентами и многими площадками. Например, МЧД формата 003 принимают Госуслуги, Честный ЗНАК, федеральные электронные торговые площадки, Росреестр, Центробанк и другие.

— Формат 002. Такие МЧД чаще используют для обмена документами с контрагентами и работы на сайте Росаккредитации.

— Формат 5.01 и 5.02 для налоговой. Эти форматы разработала налоговая: МЧД формата 5.01 принимают до 28 февраля 2025 года включительно, после — только доверенности в формате 5.02. Признак возможности передоверия МЧД есть только в 5.02.

— МЧД СФР. Социальный фонд (бывший ФСС) разработал свой собственный формат машиночитаемой доверенности.

Мы рекомендуем заранее уточнять у госоргана подходящий формат МЧД.

Как работать с МЧД

Создать

Составлять файл машиночитаемой доверенности, копаясь в XML-коде не нужно — вместо этого сформируйте МЧД:

— В бесплатном сервисе налоговой. На странице выберите тип доверенности и заполните необходимые сведения.

— В платных сервисах от разработчиков бухгалтерских программ и операторов ЭДО.

— МЧД для СФР можно сформировать в бесплатном ПО «АРМ Доверенность» от СФР.

Хранить

После создания МЧД, ее можно разместить в одной из информационных систем (ИС) и при отправки документа контрагенту просто указывать ее данные, не добавляя саму доверенность к пакету.

Список таких информационных систем зафиксирован в Постановлениях Правительства РФ № 223 и № 224 от 21.02.2022, в него входят ИС:

— ЕСИА «Госуслуг»;

— аккредитованного удостоверяющего центра (УЦ);

— аккредитованной доверенной третьей стороны;

— оператора ЭДО;

— в которой подписан и из которой отправляется документ;

— федерального органа исполнительной власти.

Если доверенностей много и их создают в разных системах, компании удобнее пользоваться распределенным реестром ФНС (ЦПРР ФНС) — единым блокчейн-хранилищем МЧД.

ЦПРР ФНС:

— Обеспечивает единую точку доступа;

— Содержит и передает актуальные сведения об МЧД;

— Хранит простые и нотариально заверенные МЧД.

Отозвать

Отозвать машиночитаемую доверенность (по сути прекратить ее действие) имеет право только руководитель организации, который зафиксирован в ЕГРЮЛ или ЕГРИП для ИП. План действий в этом случае такой:

1. Сформируйте заявление на отмену МЧД в той ИС, где хранится доверенность.
2. Подпишите заявление электронной подписью руководителя.
3. Если ИС интегрирована с ЦПРР ФНС, больше ничего делать не нужно. Если такой интеграции нет, надо дополнительно зарегистрировать заявление в специальном реестре нотариальной палаты.

Горячие вопросы по МЧД

• Нужна ли МЧД для внутреннего документооборота?

Решение принимается внутри организации. Если в уставе или внутренних документах организации (например, приказах) не установлена необходимость применения МЧД, то использовать не надо. В случае с кадровым ЭДО, если со стороны работодателя документы подписывает его представитель, МЧД необходима.

• У компании сменился генеральный директор. Действительны ли старые МЧД?

Смена директора не влияет на ранее выданные доверенности. Это подтверждает ФНС в ответах на частые вопросы на своем сайте, а также этот момент прописан в 186-й статье ГК РФ

• Достаточно ли предоставлять контрагентам печатную форму со штампом МЧД?

Нет, визуализация МЧД со штампом — это не сама подписанная доверенность. Но вы можете договориться с контрагентами, что будете обмениваться только уникальным номером доверенности, загруженной в централизованную платформу на базе распределенного реестра ФНС (ЦПРР).

• Какая МЧД нужна для налоговой?

Налоговая на текущий момент применяет собственный формат МЧД. С 1 марта 2024 года действует новый формат версии 5.02. МЧД нового формата можно передоверять и передавать полномочия сразу нескольким доверенным лицам. Доверенности в старом формате налоговая будет принимать только до 28 февраля 2025 года. В перспективе ФНС планирует перейти на универсальный формат 003.

• Можно ли использовать обычную бумажную доверенность между двумя юрлицами после 31 августа 2024?

Да, между юридическими лицами можно продолжать использовать бумажные доверенности. МЧД обязательна преимущественно для взаимодействий с государственными органами, а не для B2B-взаимоотношений.