Переход на КЭДО по всем правилам и причем тут ЛНА
Почему компании выбирают КЭДО
Электронный кадровый документооборот постепенно вытесняет классическое кадровое делопроизводство на бумаге. Бизнес стремится по максимуму цифровизировать процессы и системы КЭДО как раз помогают это сделать с наименьшими усилиями. Но желание быть технологичной компанией — не единственная причина перехода на КЭДО. Вот, почему еще компании выбирают электронный кадровый документооборот:
— Сокращаются затраты. Компания больше не тратит деньги на бумагу, принтеры и архивное хранение документов — сэкономленные ресурсы можно перенаправить на другие важные задачи.
— Ускоряются процессы. Электронные документы обрабатываются быстрее, чем бумажные. Например, согласование отпуска сотрудника в электронном виде может занять считанные минуты, тогда как в бумажном формате этот процесс иной раз растягивается на несколько дней.
— Меньше проблем. Электронный документооборот снижает риск потери документов, их повреждения и попадания в чужие руки. Важные кадровые документы всегда под рукой, защищены паролями и шифрованием.
— Легче работать на удаленке. В условиях удаленной работы КЭДО позволяет сотрудникам и работодателю обмениваться документами без посещения офиса или почты. Это особенно важно для компаний с распределенной структурой.
Почему нельзя сразу перейти на КЭДО
До непосредственного перехода на электронный кадровый документооборот компании надо обеспечить юридическую значимость электронных документов. Без должной подготовки и оформления локально-нормативных актов (ЛНА), КЭДО нельзя считать легитимным. Сам порядок перехода на КЭДО и дальнейшей работы с электронными кадровыми документами зафиксирован в ст. 22.2 ТК РФ «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот».
Какие ЛНА нужны для перехода на КЭДО
Положение о переходе на КЭДО
Положение определяет порядок и основные условия перехода компании на кадровый электронный документооборот.
Что должно быть в документе?
— Сведения об выбранной информационной системе КЭДО;
— Порядок доступа к системе, работы с документами, регламентированные сроки ответа и подписания документов;
— Список документов, переводимых в электронный формат;
— Перечень категорий работников, в отношении которых действуют правила перехода на кадровый электронный документооборот;
— Срок уведомления сотрудников о переходе на КЭДО;
— Сведения о дате начала ведения кадрового учета в электронном виде.
Также по желанию работодатель может добавить в положение цели и задачи перехода на КЭДО, порядок проверки электронных подписей.
Приказ о переходе на КЭДО
Приказ юридически оформляет начало процесса перехода на электронный документооборот, утверждает Положение и назначает ответственных за его реализацию.
Что должно быть в документе?
— Утверждение и дата начала действия Положения о переходе на КЭДО;
— Список сотрудников, ответственных за внедрение;
— Сроки и этапы внедрения системы КЭДО;
— Информация о необходимых подготовительных мероприятиях;
— Инструкция о действиях сотрудников в связи с переходом на КЭДО.
Документ, подтверждающий ознакомление с ЛНА о КЭДО
Работодатель должен ознакомить сотрудников с Положением и Приказом и зафиксировать факт ознакомления под роспись. Это можно сделать по-разному: предложить сотруднику оставить запись в журнале ознакомления с ЛНА, составить отдельный лист ознакомления или включить пункт об ознакомлении в уведомление о переходе на КЭДО (о нем поговорим дальше).
Что должно быть в документе?
— Наименование ЛНА, с которыми ознакомлены сотрудники;
— Список сотрудников, ознакомившихся с ЛНА;
— Подписи сотрудников, подтверждающие факт ознакомления;
— Дата ознакомления;
— Лицо, ответственное за проведение ознакомления, и его подпись.
Уведомление о переходе на КЭДО
Этим документом работодатель предупреждает сотрудников о предстоящем переходе на КЭДО и просит дать свое согласие.
Что должно быть в документе?
— Причины и цели перехода на КЭДО;
— Перечень документов, которые будут вестись в электронном виде (по желанию);
— Информация о правах и обязанностях сотрудников в связи с переходом на КЭДО;
— Порядок действий сотрудников по подписанию согласия.
Согласие с переходом на КЭДО
Документ подтверждает добровольное согласие сотрудника на использование электронных документов в кадровом учете.
Важно! Заставить сотрудника подписать согласие — нельзя, иначе работодатель рискует получить штраф. Если сотрудник не хочет переходить на КЭДО, можно попробовать объяснить ему плюсы нового формата работы с документами. Как это сделать, рассказываем в другой статье.
Что должно быть в документе?
— Полное наименование работодателя;
— Должность, ФИО и подпись сотрудника;
— Дата подписания и дата, с которой сотрудник готов перейти на КЭДО.
Согласие на обработку и передачу персональных данных
Такое согласие пригодится, если работодатель устанавливает систему КЭДО в стороннем облаке и передает вендору персональные данные работников для создания личного кабинета (ст. 88 ТК, ч.4 ст.9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Согласие надо подписывать на бумаге, потому что документ передается вендору до перехода компании на КЭДО.
Что должно быть в документе?
— Полное наименование работодателя и ФИО сотрудника;
— Перечень персональных данных, подлежащих обработке и передаче;
— Цели обработки и передачи данных;
— Название системы КЭДО;
— Права и обязанности сторон в отношении обработки данных;
— Подпись сотрудника и дата подписания.
Соглашение об использовании усиленной неквалифицированной или простой электронной подписи (УНЭП или ПЭП)
Документ фиксирует правила работы с электронной подписью в КЭДО. Соглашение надо заключать, если хотя бы одна из сторон (работодатель или сотрудник) использует УНЭП или ПЭП вместо собственноручной подписи.
Что должно быть в документе?
— Полное наименование работодателя и ФИО сотрудника;
— Описание видов электронной подписи, используемых в компании в рамках КЭДО;
— Порядок получения и использования электронной подписи;
— Обязанности сторон по защите ключей электронной подписи;
— Порядок проверки подлинности электронной подписи;
— Ответственность за неправильное использование электронной подписи;
— Подпись сотрудника и дата подписания.