Главное Авторские колонки Вакансии Вопросы
272 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Как зерновая компания «Сто Пудов» навела порядок в бизнес-процессах с помощью Битрикс24 и увеличила количество сделок на 25%

Рассказали про настройку единой экосистемы Битрикс24 для зерновой компании, чтобы работа со сделками, задачами и другими бизнес-процессами была эффективной.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции

🚀 Следите за новыми кейсами «Логемы» в Telegram-канале https://t.me/logema

О клиенте

  • Клиент: ООО «Зерновая компания «Сто Пудов».
  • Чем занимается: закупка, хранение, транспортировка и продажа зерна.
  • Главная задача: навести порядок в основных бизнес-процессах — от закупки до транспортировки.
  • Главный результат: время на подбор перевозчиков сократилось с нескольких часов до 20 минут, а количество сделок увеличилось на 25% благодаря ускорению и систематизации процессов.

В чем была проблема?

  • Контакты фермеров в записных книжках. Это приводило к потере коммуникаций, забытым сделкам и невыполненным обещаниям.
  • Нет системы контроля задач. Задачи забывались, поручения оставались невыполненными, а сроки затягивались.
  • Сложности с логистикой. Подбор перевозчиков занимал часы, так как не было централизованной базы транспортных компаний и данных о транспортных средствах.
  • Скорость прохождения процессов влияла на прибыль. Медленное выполнение этапов и ограниченное количество параллельных сделок снижали доходы и возможности для роста.

Эти проблемы делают работу компании неэффективной и мешают масштабированию бизнеса.


Какое решение?

Компания остановила свой выбор на Битрикс24. Основные причины выбора этого решения:

  • Встроенная CRM для ведения сделок.
  • Автоматизация задач, бизнес-процессов и контроль поручений.
  • Возможность интеграции с другими системами, включая 1С.
  • Централизованная база данных перевозчиков и сотрудников.

Что сделали?

1. Проанализировали процессы компании

Провели серию встреч с ключевыми сотрудниками компании: учредителями и топ-менеджерами, руководителями подразделений, заготовителями и логистами. Выяснили, кто участвует в закупке и транспортировке зерна, основные этапы этих процессов.

По итогу анализа выявили ключевые проблемы: отсутствие единой базы данных, размытые зоны ответственности, отсутствие автоматизации документооборота и контроля задач. На основе этих данных сформулировали задачи по проектированию воронок, канбан-досок и смарт-процессов.

2. Настроили сервер и установили коробочную версию Битрикс24

Для обеспечения безопасности данных компании был настроен выделенный сервер. На него установили коробочную версию Битрикс24, чтобы адаптировать систему под специфические требования бизнеса.

3. Повторили оргструктуру компании в Битрикс24 и настроили права доступа

Воспроизвели организационную структуру компании в системе, включая отделы, роли и должности. Для каждой роли настроили права доступа: сотрудники получают доступ только к той информации, которая необходима для их работы. Это обеспечило безопасность данных и исключило возможность ошибок или утечек информации.

4. Настроили в CRM основную воронку

Сделки структурировали по этапам — от первой коммуникации до завершения. На каждом этапе система автоматически запускает бизнес-процессы и ставит задачи ответственным сотрудникам. Руководители отделов видят эти задачи и могут контролировать сроки их выполнения.


Этапы работы со сделками

5. Настроили карточки сделок, контактов и компаний

Создали шаблоны карточек, которые содержат ключевую информацию о сделках, клиентах и перевозчиках. В карточке сделки мы запрограммировали поля, которые позволяют выбрать тип зерновой культуры, указать количество тонн и качество.

  • Стандартные «Товары» в CRM не подошли, так как они сразу влияют на стоимость сделки.
  • В текущей бизнес-модели стоимость определяется значительно позже, после проведения экспертизы качества зерна. Это решение исключает ошибки при внесении данных и ускоряет процесс обработки информации.

6. Закрепили фермеров за заготовителями

В CRM настроили четкую привязку фермеров к заготовителям. Теперь каждый заготовитель видит всю историю взаимодействий и отвечает за выполнение сделок.


Привязка фермеров и заготовителей в CRM

7. Подключили IP-телефонию и настроили интеграцию с WhatsApp

Теперь все коммуникации с фермерами записываются. Руководитель отдела может открыть любую сделку, посмотреть переписку, прослушать запись разговора, вовремя вмешаться в ситуацию и повлиять на ход сделки.

8. Настроили базу перевозчиков

В систему добавили информацию о перевозчиках, их контакты, данные об автомобилях. Теперь логисты быстрее подбирают подходящий транспорт по параметрам, с учетом расположения фермера и перевозчика.


9. Добавили смарт-процесс оплат

В зависимости от условий сделки оплата может быть полная, частичная, до/после погрузки и еще массы особенностей. Сделали отдельный смарт-процесс, в котором элементы создаются именно в тот момент, когда оплата согласована и нужно оплачивать зерно. Интеграция с WhatsApp упростила уведомление фермеров об отправленной оплате.


Смарт-процесс оплаты сделок

10. Добавили смарт-процесс транспортировок

Нередко логисту необходимо организовать транспортировку большого количества зерна несколькими автомобилями или одним автомобилем, но несколькими рейсами. Логист подбирает транспортное средство, связывается с перевозчиками и организовывает трансфер. Все договоренности и коммуникации фиксируются в карточке смарт-процесса.


Смарт-процесс транспортировок

11. Настроили систему отчетности

Разработали отчеты, которые позволяют руководителям отслеживать выполнение задач, прогресс по сделкам и эффективность работы сотрудников. Это улучшило контроль процессов и дедлайнов, позволило оперативно реагировать на проблемы и решать их.


Отчет количественного учета

Какие результаты?

Внедрение Битрикс24 привело к заметным улучшениям в работе компании:

  • Скорость процессов.
    Подбор транспорта сократился с нескольких часов до 30 минут.
  • Увеличение оборота.
    Количество сделок выросло на 25% за счет ускорения работы и возможности параллельно вести больше операций.
  • Точность данных.
    Автоматизация документооборота исключила ошибки, связанные с ручным вводом данных.
  • Контроль и прозрачность.
    Руководители видят статус всех задач, этапы сделок и коммуникации в одном окне, что помогает оперативно реагировать на проблемы.
  • Рост прибыли.
    За счет ускорение основных бизнес-процессов: закупка, транспортировка, хранение, продажа. А увеличение количества параллельно обрабатываемых сделок привели к росту доходов и снижению операционных затрат.

Какие возможности продукта оказались наиболее полезны?

  • Настройка прав доступа с учетом оргструктуры.
    Реализовали настройку прав доступа для сотрудника с должностью «Заготовитель». Теперь новый сотрудник в отделе закупок автоматически получает нужные права.
  • Канбан-доски в задачах с колонками на основе сроков исполнения.
    С помощью колонок по срокам исполнения можно легко расставлять приоритеты, фокусируясь на наиболее срочных задачах. Канбан-доска позволяет легко перемещать задачи между колонками, что делает процесс управления задачами более гибким и эффективным.

Битрикс24 позволил отказаться от ежедневников и хранения контактов клиентов в эксельках. Единое информационное пространство позволило увидеть серые зоны в наших процессах и показало точки роста.

Отдельного внимания заслуживает список контактов всех сотрудников. Он позволяет сократить процесс адаптации новичков, потому что сразу видно кто в компании за что отвечает, кто на какой должности и все телефоны под рукой.

Роман Киселев, директор компании

Что дальше?

Зерновая компания «Сто Пудов» планирует автоматизировать этапы хранения и продаж. Для этого предстоит настроить интеграцию Битрикс24 с 1С. Это позволит навести порядок в ведении учёта зерна на складах и автоматизировать управление запасами.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.