27 необходимых сервисов для дистанционной работы в команде

В 2020 году многим компаниям пришлось спешно переходить на удаленный режим работы и при этом требовалось сохранить прежнюю продуктивность. Существует мнение, что в такой ситуации CRM-система — спасение, но можно все настроить и без нее.

Корпоративный мессенджер

Почему это нужно?

Вне зависимости от сферы деятельности общение — ключевой способ оставаться в курсе ситуации и обсуждать задачи. Почему для этого не подходит почта или Telegram? Все эти бесконечные цепочки писем очень путают, а смешение в одном мессенджере личного и рабочего общения приводит к массе неловких ситуаций. В то же время общение в WhatsApp, например, вполне может подойти небольшой команде, у которой немного проектов.

Лучший выбор: Slack (доступен бесплатный план)

Это один из самых популярных инструментов для индивидуального и группового общения. Сервис позволяет делать звонки, обмениваться файлами, использовать сторонние приложения (например, Google Calendar, DropBox, Zoom, Trello и прочие).

Другие инструменты для командного общения:

1. Google Hangouts Chat (есть бесплатный план)
2. Microsoft Teams (есть бесплатный план)

Удаленная конференц-связь

Почему это нужно?

Для сохранения командного духа, проведения мозгового штурма, представления презентаций, обучения и много еще чего приходится организовывать видеозвонки: ежедневные короткие созвоны — спасение для небольших команд.

Лучший выбор: Zoom (доступен бесплатный план)

За время пандемии этот инструмент доказал, что может предоставлять стабильное качество связи и обилие функций: проведение видеовстреч, чат в режиме реального времени, запись видео, совместное использование экрана, интеграцию календаря и даже закрашивание/изменение заднего фона. А тем, кто раньше использовал для планирования «Google Таблицы», Zoom заменил планировщик.

Другие инструменты для видеосвязи:

1. Skype (есть бесплатный план)
2. Go ToMeeting
3. Join.me

Управление проектами

Почему это нужно?

Перед любой командой каждый день стоит множество задач, и чтобы отслеживать статус их выполнения, обсуждать изменения, передавать обязанности и, конечно, оценивать продуктивность членов команды, пригодится специальный сервис.

Лучший выбор: Trello (доступен бесплатный план)

В Trello можно создавать панель инструментов, которая позволяет работать над крупными проектами и мелкими задачами, связанными с ними. Каждое небольшое задание, называемое «карточкой», может быть помечено цветной меткой и текстом. К каждой карточке можно прикреплять ответственных за нее членов команды и устанавливать им дедлайны.

Другие инструменты для управления проектами:

1. Basecamp
2. Jira
3. Asana (есть бесплатный план)
4. GitHub

Тайм-менеджмент

Почему это нужно?

Кажется, если у вас есть сервис для управления проектами, то инструмент для тайм-менеджмента — это лишнее. Но в условиях удаленного офиса очень легко потерять счет времени и начать прокрастинировать, поэтому лучше перебдеть, чем сорвать все сроки.

Лучший выбор: Google Calendar (доступен бесплатный план)

Это простой и интуитивно понятный календарь, который к тому же есть у многих в качестве приложения на телефоне. Он позволяет четко составить свое расписание и координировать действия между членами командами и клиентами для проведения встреч, рабочих сессий, корпоративных мероприятий и даже праздников. Возможность проверить календарь коллег с помощью пары щелчков мыши позволяет избежать конфликтов в расписании и обеспечить каждому время, необходимое для работы.

Другие инструменты для тайм-менеджмента:

1. iDone This — обновление статуса задач
2. RescueTime — трекер использования компьютера
3. Toggl — трекер отслеживания проектов (есть бесплатный план)
4. Time Doctor — трекер отслеживания проектов и использования времени

Написание и редактирование текстов

Почему это нужно?

Хотя в удаленном офисе команда часто проводит видеоконференции и созвоны, большая часть общения проходит по электронной почте или в чате. И в принципе работа большинства людей состоит в написании и редактировании текстов, составлении документов и маркетинговых планов. И текстовые редакторы, позволяющие проверить грамматику в переписке с деловыми партнерами или при составлении описания приложения, созданного для App Store, будут полезны не только журналистам, но и предпринимателям.

Лучший выбор: «Текст.ру» (доступен бесплатный план)

Доступна не только проверка орфографии, но и оценка уникальности текста, что необходимо, если вы ведете корпоративный блог или сайт.

Другие инструменты для работы с текстами:

1. «Тургенев» — проверка орфографии и аналитика текстов по алгоритму «Яндекса» «Баден-Баден»
2. «Главред» — помощь в создании текста в инфостиле
3. Grammarly — проверяет тексты на английском языке
4. Evernote — позволяет делать быстрые заметки

Ведение совместных документов

Почему это нужно?

Пересылать туда-обратно вордовские и другие документы с правками — это дурной тон и прошлый век. Сейчас практически над любым форматом документа можно работать онлайн и открывать совместный доступ (причем с возможностью видеть внесенные правки и откатывать к предыдущим версиям).

Лучший выбор: Google Drive (доступен бесплатный план)

Облачное хранение позволяет получить доступ к любому файлу с любого устройства, в том числе в автономном режиме. А в условиях удаленной работы это бесценно. Кроме того, сервис позволяет переставить документы по приоритету и устанавливать разные разрешения для каждого файла, папки или пользователя.

Другие инструменты для совместной работы над документами:

1. Dropbox (есть бесплатный план)
2. OneDrive (есть бесплатный план)
3. Adobe Creative Cloud — возможность совместной работы над визуальными материалами