Главное Свежее Вакансии   Проекты
Комментируемое:
81 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

МОбс — телеграм-бот для ведения финансов в Google Sheets, или еще один способ учитывать свои платежи

О том, как мы пришли к идее вести учет финансов в Telegram и Google-таблицах, и как добрались до реализации такого проекта

Привет, сообщество.

Меня зовут Роман, я — вебмастер. Мы запустили бота МОбс в Телеграм, который помогает вести финансы в связке с Google Sheets. Я хочу рассказать вам о нашей проблеме, наших поисках и нашем решении, которое вылилось в самостоятельный продукт. Возможно, кто-то столкнулся с похожими сложностями, и простой бот в телеге, который ведет гугл-док — их решение, как и наше.

Для ведения личного бюджета — бот бесплатный, для совместного — по подписке.

Как все начиналось


Я полностью убежден, что ведение любого дела — это план и учет. Но если план — это еще куда ни шло, то учет — это прям боль современного общества. Да и нас с вами. Мало кому удается и хватает терпения вести учет так, чтобы он был понятен, удобен и прозрачен. С этим столкнулись и мы, когда запускали с партнером оффлайн-проект, который и сейчас функционирует. Бюджет, который мы выделили, шел на развитие: сайт, реклама, переводы подрядчикам и разработчикам. В целях удобства мы поначалу проводили платежи каждый из своего кармана, но это было совершенно непрозрачно.

Поиски решения


Нам нужен был простой способ учета финансов, чтобы весь процесс был виден всем — чтобы и мне, и партнеру было известно, куда идут деньги, чтобы можно было это категоризировать все расходы и чтобы это было просто, как облачные таблицы Гугла. Таблицы — наше все.

Пробовали приложения — не пошло. Показалось слишком сложным: множество наворотов скорее отвлекает, чем помогает. Смущал и вопрос безопасности данных: если что-то случится с приложением, данные по финансам потеряются. Да, можно делать выгрузки — но это задача, которая будет выполняться по случаю. Приложений смотрели очень много, даже сейчас и не вспомнить их все.

Пробовали общие заметки в iCloud — да, видно, да, вроде есть учет, но никаких балансов и дальнейших действий уже не осуществишь. Сложно.

Через гугл-формы — самый оптимальный на тот момент вариант решения, но он, опять же, занимал много времени (относительно, конечно) — выбор счета, выбор категории и прочее. Но в таблицы писалось, учет шел.

Собственное приложение — пробовал собрать из палок и какого-то конструктора приложение, которое работало в связке с таблицами. Получилось, но результат оставлял желать лучшего. Гугл постоянно просил авторизацию в аккаунте. По факту это мало отличалось от просто гугл-форм, да и я пришел к выводу, что сделать запись (а печатаем мы быстро) — это лучше, чем утомительно выбирать категории.

Хотелось простого решения — записал, все само распределилось и сохранилось в таблице. Чтобы и данные оставались в случае чего, и все было наглядно. Нам не нужны были навороченные, облизанные интерфейсы. Просто таблица с элементарно удобным заполнением.

А т. к. все общение у нас происходило в запрещенном мессенджере, появилась идея создать собственного бота.


Мы сделаль


Да, мы остановились на боте. Это удобно — мы в одной экосистеме и общения, и учета. Да и современные возможности, которые предоставляет этот мессенджер, очень обширны. До сих пор считаю, что это прям отличное подспорье для малого бизнеса. А Google Sheets обладают широкими возможностями для подсчета, их крутить можно вообще как хочешь и как удобно.

В итоге бот вошел в нашу экосистему — тут и общение, тут и сотрудники, тут и учет. Всегда под рукой, в мобильном, держишь «руку на пульсе». Введение данных занимало минимум времени и требовало минимум кликов. Отдельно грело, что данные в таблице и никуда не пропадут (разве что Гугла не станет, но это с трудом верится).

В целом учет финансов для меня лично всегда был болью, а тут я даже втянулся и для личных нужд использую бота уже больше года. Естественный язык оказался удобнее и привычнее, учет буквально за пару недель стал частью жизни. Подсадил и жену, теперь планируем бюджет с ней при участии бота.


Не буду вдаваться в подробности разработки, лишь скажу, что для нас были важны основные функции, которые мы зашили и реализовали, а это:

  1. учет доходов\расходов по ключевым словам, чтобы бот сразу распознавал счет, куда отнести транзакцию и в какую категорию бюджета. Чтобы мы понимали, сколько у нас ушло именно на разработку сайта, а сколько на рекламу в множестве ее видов, но этим не удивишь никого — разделение по категориям есть везде;
  2. совместное ведение бюджета — когда в одной группе в Телеграме несколько человек могут вести одну таблицу и каждый видит весь cash flow;
  3. учет комиссий — без них никуда! Когда банки, эквайринги берут свой процент — очень хочется знать, сколько на это уходит денег;
  4. отслеживание переводов — когда с одного счета перекидываем на другой. Оказалось, тоже очень полезная функция для точного учета остатков на счетах;
  5. учет дат — если забыли провести операцию, можно занести все задним числом;
  6. просмотр балансов по каждому счету;
  7. сводные таблицы — сколько, откуда, куда и динамика всего этого.

Что не реализовали:

  1. учет разных валют, но это не входило в наши планы;
  2. различные отчеты из серии «8 лучших отчетов для малого бизнеса в Google Документах», но это на любителя, нам хватает простой сводки до сих пор.

Бота мы назвали МОбс, или «Мобильный Оперативный Бабло-Считатель». Звучит схоже с названием породы песелей, поэтому лицом (или мордой) бота стал мопс, а формат бота — добрый друг, помогающий вести учет.

Цифры и варианты использования


Мы сразу сделали бота публичным. К нашему стыду, на тестировщиков денег не было, поэтому мы решили по старому доброму методу отдать тесты пользователям. Большинство багов и ошибок нашли именно они, за что им отдельное спасибо. Нынче бот выглядит куда стабильнее, чем первоначальная версия.

Сейчас у нас около 600 регистраций, 50 постоянных пользователей и 415 таблиц. Для себя вывели все данные в Google Data Studio и смотрим результаты бота. Сейчас они такие:


Мы закрыли при помощи бота свои потребности, интересно было посмотреть, как бот может закрыть другие. Мы попросили наших пользователей прислать свои истории о том, как они пользуются ботом. К моему удивлению, некоторые прислали.

Бот используют для ведения семейного бюджета: муж с женой в общей группе пишут свои затраты. Говорят, удобно вести дела ипотечные — записали общую сумму долга с отрицательным балансом и гасят потихоньку. Ну и просто учитывают «разную фигню», из-за чего в среднем нашли, куда деваются 20 тыс. р. каждый месяц. Оказалось легко, расплачиваясь на кассе в ленте, пока печатается чек, просто вбить в телеграме «1920 лента» без выбора категорий и прочей лабуды. Бот сам распознает, с какой карты оплачена покупка и отнесет ее в категорию «еда».

Предприниматель использует бота для своего бизнеса: сотрудники в группе ведут учет оплат от клиентов и расходов со склада.

Фрилансер пишет, что ведет учет по проектам — сколько затрат по каждому проекту и куда, а после уже сводит таблицы, которые создал для себя.

Думается, что решений много, ведь по сути бот — это ретранслятор данных в гугл-таблицы, а там уже можно вертеть их как душе угодно.

Попробуйте


Вы можете попробовать бота в деле — @mobs_bot

Будем рады обратной связи, поддержка и вопросы у нас в нашей группе «ВКонтакте»: https://vk.com/mobsbot

А для пользователей spark.ru — специальный промокод spark, который дает 1 месяц подписки на ведение совместного бюджета. Просто напишите это слово боту.

+1
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.