Электронный документооборот в сфере трудовых отношений с 22 ноября 2021 года
Кадровые документы переводим в «цифру».
Напомним, до 15 ноября 2021 года Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ регулировал проведение в России эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками электронных кадровых документов без их дублирования на бумаге. Этот закон определял основные правила эксперимента по ведению работодателями кадровых документов электронной форме без бумажного носителя. Фактически закон разрешал работодателям полностью перевести в электронный формат основные кадровые документы, но пока в качестве эксперимента. Если компания участвовала в эксперименте и хочет продолжать работать с электронными документами, она может это делать. Провести мероприятия по переходу на КЭДО она должна не позднее 1 июля 2022 года. Если организация хочет вернуться к бумаге, для этого нет никаких препятствий.
С 22 ноября 2021 года правила электронного кадрового документооборота, которые применялись в качестве эксперимента, закреплены на постоянной основе в Трудовом кодексе РФ. (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» был принят Государственной Думой 17 ноября 2021 года и одобрен Советом Федерации 19 ноября 2021 года, а 22 ноября 2021 года подписан Президентом России.)
В частности, в ТК РФ внесена новая статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Она содержит правовые основы для оформления только в электроном виде большинства кадровых документов (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов).
В других новых статьях ТК РФ — 22.2 и 22.3, прописаны случаи невозможности применения «трудового» ЭДО в силу необходимости составления определенных видов кадровых документов на бумажном носителей. Данные случаи, как следует из рассматриваемой ст. 22.1 ТК РФ, не будут касаться применения 4 документа:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: к ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ;
- акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказы об увольнении;
- журналы инструктажей по охране труда.
Переходить на кадровое ЭДО не обязательно — это каждая организация решает самостоятельно. «Трудовой» ЭДО будет законным при условии применения какой-либо из нижеследующих информационных систем:
- платформы «Работа в России»;
- Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА), применяемой на Госуслугах;
- корпоративной информационной системы работодателя, соответствующей требованиям законодательства.
При этом создание, подписание и представление работодателю электронных документов (как и получение их от работодателя и ознакомление с ними) должно будет осуществляться работником посредством:
- платформы «Работа в России» (доступ к которой обеспечивается в том числе через Госуслуги), если сам работодатель применяет данную платформу в целях осуществления ЭДО;
- информационной системы работодателя, если применяется она.
Электронные подписи: какие можно использовать.
По новому закону работодатель должен за свой счет выдать работникам электронные подписи. Если же у работника уже есть УКЭП, он может использовать ее. Разрешили 5 разновидностей электронных подписей. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — УНЭП, усиленная квалифицированная — УКЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Плюс закон упоминает еще 2 особенные подписи с портала госуслуг: ПЭП госуслуги и НЭП госключ.
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час.
Какую подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписывают работодатель и сотрудник, насколько высокие риски с ними связаны.
Особые правила распространяются на следующие документы (ст. 22.3 ТК РФ):
- Трудовые договоры;
- Договоры о материальной ответственности;
- Ученические договоры;
- Договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- Внесение изменений в договоры;
- Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
- Уведомление об изменении условий трудового договора;
- Согласие на перевод;
- Заявление об увольнении и отзыв заявления об увольнении;
- Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
- Ознакомление с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания;
Квалифицированная электронная подпись с базовым набором возможностей для решения бизнес задач.
Особые правила означают, что работодатель должен подписывать документ только усиленной квалифицированной подписью. Сотрудник может использовать на свой выбор:
- УКЭП;
- УНЭП выдана через электронное правительство;
- Стороны трудового договора подписали соглашение, в котором определили, как будут проверять УНЭП.
Для всех остальных документов применяется общий порядок. Компания может использовать для подписи документов:
- УКЭП;
- УНЭП, порядок проверки которой устанавливается соглашением;
- УНЭП, выданную через электронное правительство.
У сотрудника больше вариантов:
- УКЭП;
- УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением;
- УНЭП, выданную через электронное правительство;
- ПЭП (простая электронная подпись), если в соглашении прописано, как по этой подписи определить, кто подписал документ, и какие есть требования к конфиденциальности.
Ваши сотрудники смогут получать сертификаты электронных подписей не отходя от рабочего места. Просто организуйте этот процесс с Корпоративным центром регистрации. Получить консультацию.
Как перейти на кадровый ЭДО (КЭДО).
Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.
- Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).Это может быть Положение об ЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, в какой ИС ведете КЭДО, какие документы ведете электронно, распространяется ли ЛНА на дистанционных работников, в какой срок работник должен подписывать и знакомиться с электронными документами, дату начала ЭДО в фирме и срок уведомления работников о переходе на КЭДО.
- Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.
- Уведомление работника о переходе на КЭДО и письменное согласие работника. Уведомьте работников в срок, установленный в Положении о КЭДО. Переходить на КЭДО с сотрудником можно только с его письменного согласия. Отсутствие согласия признается отказом. Если сотрудник отказался от КЭДО, придется, как раньше, вести документооборот с ним на бумаге.
Если потом такие работники передумают, они могут дать согласие на КЭДО в любой момент.
А вот сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года, согласие на КЭДО давать не потребуется: с ними компании могут обмениваться электронными документами по умолчанию.
Даже если компания не перешла на КЭДО или перешла частично, работодатель вправе временно обмениваться кадровыми документами онлайн при коронавирусе, катастрофах, пожарах.
В таких экстренных ситуациях работникам разрешили отправлять сканы кадровых документов. Но если в компании КЭДО не принят, тогда после завершения локдауна документы придется переподписать на бумаге.
Проконсультироваться с экспертом по КЭДО, чтобы разобраться, с чего начать.