Как Соловей корпоративный портал создавал, или Что делать когда CRM системы уже недостаточно

Мне как руководителю компании важно знать, что для моего продающего персонала, авангарда бизнеса, есть «крепкий тыл» и «твердая почву» под ногами: своевременное уведомление об изменениях в законодательстве, шаблоны коммерческих предложений, обновленные презентации, актуальные прайс-листы.

В октябре прошлого года штат компании вырос до 50 сотрудников, мы активно развиваем спектр оказываемых услуг. Для сотрудников и для руководящего состава компании круг задач увеличивается в геометрической прогрессии.

До этого момента мы довольствовались возможностями готовых решений для коммуникации и обмена документов: whatsapp, telegram, google drive и т.п. сервисы.

С ростом компании столкнулись со следующими проблемами:

1. Десяток разных групп в мессенджерах, кто кому когда и куда что отправлял — на возможно запомнить.
2. По компании гуляют десятки различных версий документов, и когда в очередной раз мне дают на подпись договор или коммерческое предложение, я с удивлением спрашиваю откуда взялся этот устаревший документ.
3. Количество заявок для оценки работы через наших партнеров выросло до таких объемов, что найти ответ с наилучшей оценкой на почте занимает не меньше 10 минут, а если партнеров несколько — может и полчаса.
4. Сотрудники, не имея постоянного надзора, начали опаздывать, хоть и на 5 минут, но безнаказанность вместе с принципом “не пойман — не вор” только усугубляли ситуацию.
5. Расчет всех премий и зарплат для 30 менеджеров превратился в 5-ти дневный марафон без сна и отдыха.

Я увидел в складывающейся ситуации проблему, которая становилось ступором для развития компании — началась просадка по дисциплине, клиентская база и количество сделок в CRM перевалило ту черту, когда еще можно все было свести в эксель и понять проблемные места. В документации начался полнейший хаос.

Мой прошлый опыт работы в крупной организации, со штатом в 800 человек, показывал мне только единственный верный выход — оптимизировать работы, сделать централизованный узел обмена информации и контроля работы сотрудников.

За две недели я провел интервью с менеджерами, руководящим составом, техническими специалистами и составил подробное техническое задание на разработку системы, которая возьмет на себя работу по сбору и обработке информации.

В итоге был создан корпоративный портал, включающий следующие функции:

1. Единая лента объявлений и новостей внутри компании;
2. Панель мониторинга по ключевым показателям бизнеса с детализацией по дню/неделе/месяцу с возможностью видеть достижения плановых показателей для каждого сотрудника по отдельности и для компании в целом;
3. Единый прайс-лист по услугам компании;
4. Файловое хранилище для обмена документацией;
5. Учет рабочего времени, фиксирование опозданий, прогулов, отпусков, больничных и командировок;
6. Контроль прогнозов продаж и поступлений денежных средств;
7. Система создания технических заданий для партнеров-исполнителей, которая автоматически рассылает ТЗ, собирает предложения и выбирает из них лучшее по цене и срокам;
8. Онлайн детализация премий и бонусов для каждого сотрудника, с информацией о размере оплаты, наличия договора и акта по сделке;
9. Модуль для расчета зарплаты по всей компании, с учетом премий, штрафов, бонусов и фактически отработанных рабочих дней;
10. Внутренний корпоративный учебный центр для адаптации новых сотрудников с возможностью проверки знаний с помощью гибко настраиваемых тестов;
11. Структура компании с персональной страницей для каждого сотрудника с его персональной информацией: дата рождения, паспортные данные, сколько работает в компании, контакты ближайших родственников;
12. Систему предложений от сотрудников руководству — возможность высказаться и донести свои идеи;
13. Систему уведомлений (email, push, telegram bot) по событиям на корпоративном портале.

Данный корпоративный портал мы тесно связали с SalesapCRM. Для сотрудников вся работа свелась к двум инструментам — CRM и корпоративному порталу.

Что можно отметить за последние полгода работы вместе с корпоративным порталом:

• Повышение дисциплины — количество опозданий сократилось в 5 раз.
• Количество упущенных сделок уменьшилось в 3 раза.
• Скорость ответа и принятия решения по техническим заданиям, оцениваемым через партнеров выросла с 3-х дней до 6 часов.
• Поступления можно спрогнозировать с точностью до 1 дня.
• Расчет зарплаты и формирование ведомостей для выплат занимает 5-7 минут.
• Повышение лояльности к руководству за счет реализации предлагаемых идей.
• Для поиска актуальной версии документа уходит не больше 2 минут.
• Новые сотрудники не чувствую себя “брошенными”, а проходят полноценный курс молодого бойца за 3 рабочих дня.
• Обучение всего персонала, в том числе работающего удаленно, новой услуге происходит централизованно.
• Руководящий состав и я лично разгружен от рутины и ежедневных одинаковых вопросов от сотрудников.

Периодически я общаюсь с коллегами, которые также используют SalesapCRM в своей ежедневной работе, мы обсуждаем инновации и интересные ситуации в работе. Многие сталкиваются с подобными нашей компании проблемами. Решение, которое мы используем в своем бизнесе, им показалось верным — они захотели пользоваться нашим порталом и просили провести интеграцию для них.

Так родился проект MyNetwork.pro — облачный корпоративный портал на базе SalesapCRM.

Сейчас мы собираем заявки от всех желающих использовать данную систему у себя и активно дорабатываем корпоративный портал для массового использования. Запуск в открытое тестирование запланирован на июнь. Во время тестирования пользование системой будет бесплатным.

В процессе работы мы будем собирать предложения от пользователей по улучшению системы и новым модулям, которые будут полезны.Видео обзор сервиса, а также все функции, которые будут доступны в июне описаны на сайте https://mynetwork.pro/.