Как оптимизировать работу веб-студии и завершать проекты в срок?

О компании

Агентство «Hello, brand!» специализируется на внедрении умных маркетинговых решений в бизнес заказчиков. Мы разрабатываем рекламные стратегии, сайты разного уровня сложности (от лендинг пейдж до крупных высоконагруженных порталов), внедряем CRM и помогаем настроить бизнес-процессы.

Как было раньше

Пользовались Битрикс24, Мегапланом. Во всех системах не было гибких и многофункциональных бизнес-процессов и при этом достаточно простых, чтобы не было необходимости прочитать тонну литературы прежде, чем настроить. Потому мы вели поиск подходящей под наши цели системы.

Также огромным минусом мы находили интерфейс систем: обычному нетехнически ориентированному сотруднику было сложно разобраться, на обучение требуется время. А время на обучение простому пользованию системой — это простой персонала.

Вдобавок, системы не решали вопросы с путаницей в проектах. Сотрудники по-прежнему путались и в связи с этим не желали внедрять систему в свою работу. То есть введение системы не облегчало работу, а, наоборот, усложняло и требовало умственных манипуляций.

Выбор системы

Нам хотелось видеть в системе управления проектами полноценного помощника для бизнеса, который мог бы автоматически считать некоторые показатели (например, сроки разработки) и водить сотрудников «за ручку» по схемам работы компании.

Поэтому в первую очередь мы обращали внимание на следующие критерии при выборе системы:

1. Простой и удобный интерфейс

Искали систему с простым интерфейсом, чтобы пользователю вообще не нужно было задумываться над системой. У Неактора хорошо реализован главный экран: сразу видно все поставленные задачи и сотрудник может даже дальше и не продвигаться. Достаточно просто разбирать задачи в обозначенные сроки прямо с главного экрана.

2. Гибкие бизнес-процессы без сложной настройки

Мы хотели получить систему, которая сама бы подсказывала действия для сотрудников, вела их, а также фиксировала определенные показатели (сроки разработки, среднее время ответов и прочее).

3. Наличие вики

Мы видим наш аккаунт не просто порталом для управления проектами, а еще и возможностью поделиться наработанной экспертизой компании друг с другом.

Неактор удовлетворяет нашим нуждам. Также радует приятный понимающий менеджмент и лояльная стоимость.

Настроили базовый процесс и начали работать

На работу в Неактор перешли практически сразу. Настроили базовый процесс разработки и начали работать. Заняло от силы день-два. Сотрудники приспособились быстро, не потребовалось долгих лекций на тему новой системы.

Как изменилась работа в компании с момента внедрения

Наш Неактор полностью контролирует разработку проектов и сроки проектов, проводя менеджеров и разработчиков по цепочке задач и предусматривая любой инцидент.

Мы даже смогли сделать автоматический лог разработки, который позволяет фиксировать, когда сдавалась работа и когда мы коммуницировали в последний раз с нашими заказчиками. Мы также активно используем интеграцию с почтой, чтобы быстрее обрабатывать обращения. Еще нам нравится автоматическое формирование документов: мы можем сразу автоматически в одну кнопку получить все важные документы по проекту (например, акты).

Стало гораздо проще контролировать сроки.

Мы имеем возможность быстро найти в автоматическом режиме любой простой по времени, благодаря нашему журналу разработки, который формирует Неактор. Это очень важно, мы крайне заинтересованы в предоставлении проектов точно в срок.

Но на этом мы не останавливаемся – в планах автоматизировать подбор кадров.

Выводы

Важно найти максимально простую систему, чтобы не чувствовать сопротивления со стороны сотрудников компании при внедрении новых порядков. Неактор в этом плане отлично подходит. Вы сможете делать грандиозные вещи, которые смогут сильно сэкономить бюджет и нервы директора, которому будет приятно видеть, что все по-настоящему под контролем.