Главное Свежее Вакансии   Проекты
282 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Особенности электронного документооборота при продаже билетов. Опыт сервиса Nethouse.События

Бумажные документы потихоньку уходят в прошлое. Ускоряет этот процесс неблагоприятная эпидемиологическая обстановка: электронный формат не только удобен и прост, но и безопасен.

Nethouse.События — современный сервис для организаторов мероприятий, который помогает продавать билеты, регистрировать участников и автоматизировать бизнес-процессы (емейл-рассылки, закрывающие документы, чеки, возвраты...). Мы запустились почти 2 года назад и стараемся использовать современные решения.

Так, уже больше года весь документооборот у нас ведется электронно: мы не используем бумажные носители для предоставления актов организаторам и участникам, для ведения налоговой отчетности и бухгалтерии в целом. Например, в случае с участниками событий (покупателями билетов) мы отправляем закрывающие документы либо на электронную почту, либо через системы электронного документооборота (ЭДО).

Год — это чаще всего достаточный срок для того, чтобы разобраться в чем-то, узнать какие-то тонкости и нюансы, которые позволят сделать работу эффективнее. Так и здесь: за время использования ЭДО мы накопили некоторое количество полезной информации об этом способе обмена документами. Сегодня хотим рассказать о том, с какими подводными камнями мы столкнулись, разбираясь в ЭДО и настройке роуминга между разными операторами.

Как работают системы ЭДО?


Для начала нужно выбрать оператора ЭДО — компанию, которая предоставляет вам ПО для обмена документами с контрагентами. Вы заключаете договор с выбранным оператором, подключаетесь к системе — и далее весь обмен документами происходит непосредственно внутри нее.

Изначально, подключившись к ЭДО, мы не ожидали подвоха. Так, участник-юрлицо выставлял себе договор-счет, оплачивал его и получал доступ к событию. Затем, после окончания мероприятия, мы автоматически отправляли закрывающие акты таким участникам через нашего оператора ЭДО. Однако тут и возникли первые сложности: многие юридические лица работали через другую систему ЭДО, а иные и вовсе не использовали этот способ обмена документами. Соответственно, из-за всего этого у нас висело множество незакрытых реализаций. Возможно, все так и продолжалось бы, если бы не один случай...

Особенности ЭДО


  1. Существует с десяток различных операторов электронного документооборота, у каждого из них есть свой идентификатор и они включены в сеть доверия ФНС России. Однако ведущих операторов всего два: Контур.Диадок и СБИС (Тензор).
  2. Если у вас и вашего контрагента разные операторы ЭДО, вам нужно настроить роуминг — специальную технологию обмена данными между используемыми системами, чтобы вы без труда могли отправлять друг другу документы.
  3. Сервис Nethouse.События работает со СБИС. Остальные операторы гораздо менее популярны — лишь однажды за год мы настраивали роуминг с кем-то, кроме Контура.

Как мы первый раз настраивали роуминг


В апреле 2020 нам пришел запрос от одного из наших контрагентов, СКБ Контур, с просьбой выслать им закрывающие документы через ЭДО. Также они сообщили, что для этого понадобится настройка роуминга. Кстати, при упоминании этого слова читатели наверняка вспомнят очень дорогие телефонные разговоры из «неродного» региона :)

Мы отправили соответствующую заявку нашему менеджеру ЭДО и стали ждать. Проходит неделя, другая — и нам снова пишет СКБ Контур и интересуется, как обстоят дела с обменом документами. Наша техподдержка обращается к менеджеру СБИС, получая ответ, что роуминг еще не настроен. Затем ситуация повторяется. Еще через пару недель мы все же выяснили, что другой оператор одобрил нашу заявку и роуминг между компаниями наконец настроен. После чего мы загрузили, подписали и отправили свои первые документы через роуминг.

Как вы могли догадаться, СКБ Контур — это, собственно, и есть создатели одного из ведущих операторов ЭДО «Контур.Диадок». Да, мы два месяца настраивали роуминг между нашей компанией и оператором электронного документооборота, который является непосредственным конкурентом нашего. Причем, эту настройку можно было ускорить, всего лишь попросив СКБ Контур нажать на кнопочку «Принять приглашение» от ООО «События».

Мораль такова: всегда узнавайте мельчайшие детали работы с тем или иным сервисом, нюансы и особенности всех возможных настроек и функций. Это значительно сохранит ваше время, нервы и отношения с клиентами.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО?


1. Стоимость: подписка или цена за отправку одного документа.

2. Работа со счетами-фактурами (обязательно для компаний с НДС).

3. Работа с роумингом. Сможете ли спокойно подключить контрагентов и обмениваться с ними документами.

4. Легкость подключения ЭДО. Одному оператору нужно только ЭЦП, а к другому надо приехать со всеми документами.

5. Работа оператора с государственными структурами.

6. Безопасность. Кто имеет доступ к вашим документам, соответствует ли он законодательству.

В заключение


Работа с документами через ЭДО пока не идеальна, у нее есть определенные минусы. Однако, если рассматривать их как особенности системы, налаживать электронный документооборот становится намного проще. Бумажные документы потихоньку уходят в прошлое, с каждым годом все больше. Сейчас, в условиях неблагоприятной эпидемиологической обстановки в стране и в мире, особенно: электронный документ не только удобен и прост, но и безопасен.

Организаторы мероприятий, которые работают с нашим сервисом, вообще в принципе могут не думать о документах: мы сами все сформируем, сами отправим и при необходимости настроим роуминг между операторами. Сделаем все для того, чтобы вы создавали новые отличные мероприятия, не отвлекаясь на «возню» с документами.

Электронный документооборот может поначалу показаться сложным и непонятным. Мы тоже в начале наделали немало ошибок, собрали забавных случаев, зато теперь уже куда более уверенно работаем в системе ЭДО, продолжая улучшать функционал по формированию и обмену документами. С ЭДО будут спокойны и организаторы и сами участники.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.