редакции
Как Битрикс24 помогает в планировании?
Иногда от этого информационного шума становится настолько плохо, что мы решили подготовить для вас обзор большой рекомендацией: если речь идет о работе, то планируйте свою активность в одном ПО. И сейчас мы объясним почему.
Для чего планировать онлайн
Инструменты бизнес планирования могут быть разнообразными, благо в наше время рынок давно полон всевозможными разработками. Однако лично нас спасает корпоративный портал на Битрикс, на базе которого мы разработали собственные бизнес-модули. Кратко о том, почему нам нравится Битрикс24:
1. Вы четко знаете, откуда ожидать напоминаний.
2. Вы помните, куда можно заглянуть, если забыли о ближайших планах.
3. Вы можете предупреждать руководителей и коллег о будущих событиях.
4. Если вы руководитель, то вам доступны планы ваших сотрудников.
Наконец, почему онлайн? Потому что вне зависимости от вашей удаленности от ПК вы даже с мобильного устройства получаете доступ к своим планам и заметкам, которые можете корректировать или отмечать выполненными. Таким образом вы освобождаетесь от больших и толстых ежедневников и необходимости везде иметь с собой ноутбук.
Несколько слов о конкретных инструментах бизнес планирования от Битрикс24 и наших наработках в их использовании.
Задачи и канбан
Раздел «Задачи и проекты» на корпоративном портале — глобальный инструмент планирования своих дел. Сюда входит всё, от возможности создания регулярно всплывающих задач до построения сложных диаграмм Ганта. Конечно, охватить все и сразу будет сложно, но использование этого инструмента в планировании поможет вам значительно упростить ситуацию с делами.
Как мы используем задачи в качестве инструмента бизнес планирования:
1. Пользователям на начальном этапе планировать дела помогает работа с инструментом «Сроки», когда задачи распределяются по канбану в зависимости от этого.
2. С развитием навыков стоит переходить на «Мой план», где можно самостоятельно разрабатывать этапы выполнения задач и перемещать свои дела между ними.
3. Используйте возможность создания регулярных задач, которые будут всплывать на портале по графику и напоминать вам о делах.
4. По возможности отказывайтесь от бессрочных проектов. Большие разбивайте на малые подзадачи, каждую снабжайте сроком. Так и развивается навык планирования.
Дела в календаре
Для чего иметь отдельный календарь, если вы работаете на корпоративном портале? Здесь также достаточно внутренних инструментов бизнес планирования, чтобы помнить обо всех будущих мероприятиях и иметь под рукой виртуальный ежедневник.
В календаре мы оставили только события (совещания, звонки и встречи), так как взаимодействие с коллегами перенесено в «Задачи и проекты». Делимся несколькими лайфхаками по использованию этого инструмента:
1. В настройках можно отключить отображение задач в календаре. Так вы оставите в нем только места для совещаний, встреч и звонков. Четкое разделение сформирует у вас привычку смотреть в нужный раздел в поисках событий или поручений.
2. На время удаленной работы календарь удобно использовать для пометок «В офисе», «Дома», чтобы коллеги всегда знали, как с вами удобнее связаться и где вы находитесь.
3. На время отсутствия на рабочем месте в календаре можно оставлять соответствующие пометки. Не забывайте добавлять к ним, как вы доступны и доступны ли вообще. Это устраняет нежелательные коммуникации.
4. Повторяющиеся события можно настроить автоматически и сократить время на планирование регулярных совещаний или встреч.
CRM, как великий планировщик
Конечно, в работе с инструментами бизнес планирования в Битрикс24 невозможно обойтись без упоминания CRM как глобального средства поддержания взаимоотношений с клиентами. Звонки, письма, встречи и многое другое — всё это грозит превратиться в ураган пропущенных дел и упущенных выгод без должного планирования.
Несколько советов для помощи при работе с планированием в CRM:
1. Обучайте сотрудников работе с системой с первого дня в компании, чтобы база их контактов была в хорошем состоянии.
2. Разработайте единые стандарты оформления встреч и звонков, чтобы пользователи всегда могли определить на взгляд свои планы и расставить приоритеты верно.
3. Активно подключайте в работу воронки. К каждому этапу в них можно привязывать соответствующую активность, которая поможет спланировать работу с клиентами.
4. Автоматизируйте напоминания о важных делах по сделкам, которые пользователь может упустить из виду. Чем меньше рутинного планирования вы оставите, тем больше времени для творческой работы с продажами получат ваши сотрудники.
Как инструмент бизнес планирования Битрикс24, очень удобен: всего в одной программе вы можете сосредоточить все дела, встречи, активности по клиентам и партнерам. Остается только активно пользоваться данным инструментом и нашими полезными доработками, которые помогут еще более эффективно выстроить ваши бизнес-процессы.
Кстати, большинство сотрудников нашей компании уже давно отказались от ежедневников в качестве напоминаний. Блокноты мы берем только на встречи и совещания для записи срочных дел и договоренностей, которые затем все равно реализуются в Битрикс24.