редакции
Задачи есть — работа стоит. Как настроить работу внутри компании?
Получается, просто взять в работу инструмент, даже такой простой, как раздел Битрикс24 «Задачи и проекты» недостаточно? Сегодня мы поговорим о том, как оживить работу с задачами. Почему их игнорируют, мы говорили отдельно. Но иногда в компании может складываться совсем другая ситуация: сотрудники буквально настолько увлечены, что превращают раздел «Задачи и проекты» в хранилище абсолютно любой информации, и со временем начинают путаться в своих же незавершенных делах.
Таблетка от застоя
Первое средство. Плохое
Можно применить репрессивные инструменты и ввести в компании штрафную систему, регулярно собирать сотрудников на уровне отделов и проводить внушения или буквально проверять рабочее пространство каждого, заставляя приводить дела в задачах и проектах Битрикс24 в порядок.
Последствия у такого подобия ручного управления вполне предсказуемы: осознанно или нет, но сотрудники будут саботировать задачи, времени станет катастрофически не хватать, и в итоге хорошая идея работы по конкретным заданиям канет в Лету.
Второе средство. Симптоматическое
Так как ситуации от компании к компании могут быть разными, важно адаптировать «лекарство» под свою систему. Для активизации задач мы разработали модуль «Задачи+», который опционально помогает работать с инструментом лучше.
· Проблемы с коммуникацией в задачах
Лечатся с помощью интерактивного поля с прогрессом в модуле Битрикс24 «Задачи и проекты». Ответственный может отмечать свое продвижение к цели в нем, постановщик избавляется от необходимости дополнительных вопросов.
· Сотрудники забывают включать учет времени
Чтобы не было возможности править затраченное время «потом», можно отключить возможность вносить правки в затраченное на задачу время. Без этой опции по нашим наблюдениям ответственные более точно учитывают время, которое расходуют на выполнение поручений.
· Дела растягиваются во времени
Можно ограничить возможность постановки задач без крайнего срока, чтобы сотрудники учились ограничивать во времени дела с одной стороны и планировать свою работу — с другой.
Небольшой совет здесь. В данном случае лучше дополнить корпоративные «правила игры» оговоренными минимальными и/или максимальными сроками. Например, могут ли ваши сотрудники ставить коллегам задачи на 10 минут? А со сроком до конца текущего дня? А за 5 минут до завершения рабочего дня? Ответы на эти вопросы помогут избежать множества конфликтов — проверено лично.
Средство третье. Битрикс помогает разговаривать
Сколько раз вы сталкивались с тем, что ответственный молча закрывает задачу? : ) Далее обычно следует долгий процесс выяснения, что и в каком качестве было сделано, и вот тут-то в делах тоже возникает застой.
Относительно недавняя разработка Битрикс24 в «Задачах и проектах» коснулась запроса ожидаемого результата. Проще говоря, теперь, чтобы завершить такую задачу, ответственный должен описать и отметить финал сделанного. До этого закончить дело в программе не получится.
Октобит24 предлагает альтернативу: в модуле «Задачи+» для завершения достаточно просто прописанного комментария, без дополнительных итераций.
Оба дополнения направлены на устранение ненужной коммуникации и как раз ускорение работы с проектами в компании. Остается решить, что именно для вас удобнее, и перейти к его использованию.
Лайфхак
В недавних обновлениях Битрикс24 дал возможность создавать видеоконференции, встречи и групповые чаты с участниками поставленных задач. Отличный способ проверить как идут дела, не устраивая дополнительных очных встреч.
Как часто стоит беспокоиться о поставленных задачах
По нашему глубокому убеждению, чтобы работа с задачами горела, нужен постоянный контроль дел, которые вы поручаете коллегам. В данном вопросе недостаточно надеяться на то, что Битрикс24 и «Задачи и проекты» станут панацеей от затягиваемых процессов.
Что еще может помочь:
· Правила проверки незавершенных дел перед окончанием рабочей недели.
· Рейтинги по «хвостам», которые могут подстегнуть отстающих.
· Проверка эффективности.
Так ваши действия всегда будут точными и точечными: с помощью дополнительных простых разработок вы сможете находить тех, кому нужна дополнительная помощь в освоении инструмента, консультировать их и развивать необходимые навыки.
Конечно, определенные корпоративные правила, а также дополнительные разработки нужно инициировать сверху. Как бы не хотелось максимально удалиться от управления подобными процессами, инициативы снизу в таком вопросе вы вряд ли дождетесь.
В заключение добавим, что любые правила эффективности и работы по задачам внутри компании действуют, пока в них играют все: кто-то с удовольствием, а кто-то «потому что так надо». Как только вы начнете допускать исключения и обходы, дела в «Задачах и проектах» Битрикс24 снова потихоньку будут останавливаться. Поэтому будьте примером активности и планирования!