редакции
Задачи есть — работа стоит. Как настроить работу внутри компании?
Получается, просто взять в работу инструмент, даже такой простой, как раздел Битрикс24 «Задачи и проекты» недостаточно? Сегодня мы поговорим о том, как оживить работу с задачами. Почему их игнорируют, мы говорили отдельно. Но иногда в компании может складываться совсем другая ситуация: сотрудники буквально настолько увлечены, что превращают раздел «Задачи и проекты» в хранилище абсолютно любой информации, и со временем начинают путаться в своих же незавершенных делах.
Таблетка от застоя
Первое средство. Плохое
Можно применить репрессивные инструменты и ввести в компании штрафную систему, регулярно собирать сотрудников на уровне отделов и проводить внушения или буквально проверять рабочее пространство каждого, заставляя приводить дела в задачах и проектах Битрикс24 в порядок.
Последствия у такого подобия ручного управления вполне предсказуемы:
осознанно или нет, но сотрудники будут саботировать задачи, времени станет
катастрофически не хватать, и в итоге хорошая идея работы по конкретным
заданиям канет в Лету. Второе
средство. Симптоматическое Так как ситуации от компании к компании могут быть разными, важно
адаптировать «лекарство» под свою систему. Для активизации задач мы разработали
модуль «Задачи+», который опционально помогает
работать с инструментом лучше. · Проблемы
с коммуникацией в задачах Лечатся с помощью интерактивного поля с прогрессом в модуле Битрикс24
«Задачи и проекты». Ответственный может отмечать свое продвижение к цели в нем,
постановщик избавляется от необходимости дополнительных вопросов. · Сотрудники
забывают включать учет времени Чтобы не было возможности править затраченное время «потом», можно
отключить возможность вносить правки в затраченное на задачу время. Без этой
опции по нашим наблюдениям ответственные более точно учитывают время, которое
расходуют на выполнение поручений. · Дела
растягиваются во времени Можно ограничить возможность постановки задач без крайнего срока,
чтобы сотрудники учились ограничивать во времени дела с одной стороны и
планировать свою работу — с другой. Небольшой совет здесь. В данном случае лучше дополнить корпоративные
«правила игры» оговоренными минимальными и/или максимальными сроками. Например,
могут ли ваши сотрудники ставить коллегам задачи на 10 минут? А со сроком до
конца текущего дня? А за 5 минут до завершения рабочего дня? Ответы на эти
вопросы помогут избежать множества конфликтов — проверено лично. Средство
третье. Битрикс помогает разговаривать Сколько раз вы сталкивались с тем, что ответственный молча закрывает
задачу? : ) Далее обычно следует долгий процесс выяснения, что и в каком
качестве было сделано, и вот тут-то в делах тоже возникает застой. Относительно недавняя разработка Битрикс24 в «Задачах и проектах»
коснулась запроса ожидаемого результата. Проще говоря, теперь, чтобы завершить
такую задачу, ответственный должен описать и отметить финал сделанного. До
этого закончить дело в программе не получится. Октобит24 предлагает альтернативу: в модуле «Задачи+» для завершения
достаточно просто прописанного комментария, без дополнительных итераций. Оба дополнения направлены на устранение ненужной коммуникации и как
раз ускорение работы с проектами в компании. Остается решить, что именно для
вас удобнее, и перейти к его использованию. Лайфхак В недавних обновлениях
Битрикс24 дал возможность создавать видеоконференции, встречи и групповые чаты
с участниками поставленных задач. Отличный способ проверить как идут дела, не
устраивая дополнительных очных встреч. Как
часто стоит беспокоиться о поставленных задачах По нашему глубокому убеждению, чтобы работа с задачами горела, нужен
постоянный контроль дел, которые вы поручаете коллегам. В данном вопросе
недостаточно надеяться на то, что Битрикс24 и «Задачи и проекты» станут
панацеей от затягиваемых процессов. Что еще
может помочь: · Правила проверки незавершенных дел перед
окончанием рабочей недели. · Рейтинги по «хвостам», которые могут подстегнуть
отстающих. · Проверка эффективности. Так ваши действия всегда будут точными и точечными: с помощью
дополнительных простых разработок вы сможете находить тех, кому нужна
дополнительная помощь в освоении инструмента, консультировать их и развивать
необходимые навыки. Конечно, определенные корпоративные правила, а также дополнительные
разработки нужно инициировать сверху. Как бы не хотелось максимально удалиться
от управления подобными процессами, инициативы снизу в таком вопросе вы вряд ли
дождетесь. В заключение добавим, что любые правила эффективности и работы по
задачам внутри компании действуют, пока в них играют все: кто-то с
удовольствием, а кто-то «потому что так надо». Как только вы начнете допускать
исключения и обходы, дела в «Задачах и проектах» Битрикс24 снова потихоньку
будут останавливаться. Поэтому будьте примером активности и планирования!
