Как организовать работу веб-студии, если заказов стало слишком много
Уточним сразу, что речь пойдет о ситуации, когда отказывать клиентам совсем не хочется, а расширять штат – значит потратить еще массу времени на обучение новых сотрудников, а этого времени и без того нет. Выход – искать новые возможности в организации производства, улучшать эффективность в команде и находить скрытые возможности. Советы подойдут небольшим командам, которые работают не на потоке, а со штучными проектами, фрилансеры-одиночки тоже найдут полезное для себя.
Итак, к способам.
1. Распределить поток заказов
Первое, что можно сделать – выяснить срочность проекта и распределить их в порядке ее убывания. Многие клиенты относятся с этому с пониманием и готовы ждать.
Огромный плюс такого способа – вы будете обеспечены заказами на несколько месяцев вперед и не упустите ни одного заказа.
2. Делегировать
Так как мы не рассматриваем сейчас набор новых сотрудников в штат, советуем поискать удаленных исполнителей на попроектную работу. Это занимает меньше времени, а недобросовестных специалистов можно отсекать еще на начальных этапах проекта. Ответственные грамотные фрилансеры будут хорошей подстраховкой, а со временем, если сотрудничество сложилось удачно, можно рассмотреть их переход в штат.
3. Поднять цены
Если у вас уйма клиентов, которых вы не успеваете разгребать, вероятно, вы хорошо делаете свою работу, и уже можно немного увеличить стоимость своих услуг. Таким способом вы легко отсекаете всех заказчиков, которые в вас не очень заинтересованы. Заказов, скорее всего, станет меньше, но за счет изменения цены ваш доход не уменьшится. Зато можно будет спокойно работать в свое удовольствие.
Но чтобы не отпугнуть всех заказчиков, увеличивайте стоимость работы умеренно, а не в разы.
4. Записывать
Очень простой и банальный совет, которому иногда не следуют – ведите отчетность. Какими угодно удобными вам способами – пользуйтесь CRM, записывайте в блокнот, лепите цветные стикеры на монитор, но обязательно это делайте. В огромном потоке задач забыть что-то очень просто. А итог – недовольные клиенты и упущенное время.
5. Подчистить «хвосты»
Не беритесь за новое, пока не сдали текущие «хвосты». Не нагружайте участников команды новыми задачами поверх незавершенных старых. По опыту – когда специалист переключается на новую задачу, не завершив старую, сроки «летят» почти в 100% случаев почти в 2 раза. Запуская в работу все проекты сразу, вы не только ставите их под угрозу, но и теряете собственное время и выгоду.
6. Выявить слабое звено
Разумным будет понять, на какую стадию работы с проектом вы тратите больше всего времени, эффективность какого звена в команде сильнее проседает. Может быть, заказ еще не подтвержден, а менеджер и разработчик уже потратили несколько дней на обсуждение и согласование деталей? Или кто-то затягивает сроки на своем этапе? Выявите недочеты, которые мешают увеличить производительность, и найдите способ его решения.
Чего не рекомендуем делать
Отказываться от заказов. Как мы уже говорили, не считаем это хорошим решением. Да, это стопроцентный способ уменьшить загрузку, но и риск остаться без заказов, когда они станут вам нужны.
Работать день и ночь. Быть настоящим фанатам своего дела – это круто! Но у команды, которая постепенно превращается в зомби, проводя бессонные ночи за работой, эффективность падает. Кроме того, что полученная прибыль, очевидно, не стоит того, чтобы подорвать свое здоровье и запустить личную жизнь, падает и эффективность такого труда. Скорее всего, вы наделаете ошибок, на исправление которых потребуется время, а это не понравится ни вам, ни вашим клиентам. Чтобы качественно и вовремя делать свою работу, прежде всего, стоит позаботиться о собственной продуктивности.
И главное – не надо тормозить. Не ждите, пока из напряженной ситуация перерастет в катастрофическую. Если вы видите, что маячит реальная угроза аврала, начинайте предпринимать какие-то шаги уже сейчас.
Ну а мы, в рамках распределения своего потока заказов, приглашаем разработчиков на Yii и студии стать нашими партнерами. Нужна помощь с клиентами? Присылайте нам заявки с портфолио и пишите о своих компетенциях и опыте на почту support@monoray.net.
Перед отправкой заявки рекомендуем подробнее узнать о проекте.
