Как разобраться с автоматизацией бизнес-процессов без бутылки. Опыт коньячного завода

Про завод и дистрибьюторов

Прошянский коньячный завод — один из старейших алкогольных заводов Армении. Мы производим широкий спектр алкогольных напитков: коньяк, вино, водка, игристое вино, ликёр. На производстве трудится около 500 человек, а в начале 2018 годы мы открыли свой дистрибьюторский офис в Москве.

Производственные процессы у нас отточены за многие годы работы, а дистрибьюторский офис стал чем-то новым в плане управления.

Проблемы, с которыми мы столкнулись при управлении московским офисом:

—  обработка заказов стала происходить в спешке с нарушениями регламентов. Как следствие получили существенную дебиторку из-за нерегулярной проверки контрагентов службой безопасности.

—  обращения клиентов, в том числе претензионные, рассматривались катастрофически долго. А до управленческих решений дело часто вообще не доходило. Клиенты злились, проблемы копились.

—  хаос на внутренней кухне — проблемы с планированием закупок, организацией отпусков сотрудников, некорректный расчет бонусов с продаж и т. д

Из чего выбирали?

В какой-то момент стало ясно, что дальше так работать невозможно. Компания нацелена на рост, а эти факторы были для нас существенными стопперами. Желание оцифровать всю рутину подступило к горлу. Управление на уровне процессов, а не задач, стало моей целью.

Так мы подошли к выбору системы управления бизнес-процессами для дистрибьюторского офиса в Москве. На рынке нашли 3 типа предложений:

—  готовые отраслевые решения с фиксированным набором инструментов;

—  конструкторы бизнес-процессов;

—  разработка собственной кастомной системы.

Очевидно что, решения на конструкторах позволяют иметь более гибкий функционал, чем отраслевые, и более короткие сроки внедрения, чем собственная разработка.

После небольшого анализа рынка выбрали облачное решение — QuickBPM, как наиболее функциональное при визуальной простоте использования и моделирования процессов.

Какой профит?

Моделирование наших бизнес-процессов заняло у меня около 7 дней. Через две недели после регистрации в QuickBPM уже вся компания работала в системе. В итоге, к концу первого месяца работы в QuickBPM удалось добиться следующих результатов:

Обработка заказов

Мы минимизировали ошибки человеческого фактора в процессе обработки заказа: теперь задачи на каждом этапе ставятся автоматически, типовые документы создаются в системе по шаблонам, а проверка новых контрагентов службой безопасности стала снова обязательной процедурой без исключений. Кроме строго порядка мы добились сокращения времени обработки сделок.

Рекламации

Система позволяет оперативно рассмотреть жалобу клиента, подготовить ответ и согласовать управленческие решения. Благодаря процессу рассмотрения рекламаций удалось выявить и преодолеть системные нестыковки в работе разных подразделений.

Счета и акты

Централизованное хранилище документов в облаке не дает бумагам потеряться и облегчает поиск информации. Планирование и согласование закупок стало прозрачным, скорость принятия решения по внеплановым закупкам сократилась вдвое.

Работа с менеджерами

Удалось устранить конфликты с менеджерами из-за разногласий в процентах вознаграждения по сделкам. Каждый менеджер сам решает «за что воюет»: сумма скидки клиенту автоматически вычитается из суммы базового бонуса менеджера. Расчет бонусов осуществляется в системе исходя из данных по сделкам.

Служебные записки

Согласование командировок и отпусков не затягивается, поскольку я согласовываю заявки в мобильном приложении из любой точки мира, где есть интернет. Мы четко определили логику согласования. Теперь от сотрудников требуется лишь запустить процесс и не переживать: бумажные заявления и отчеты формируются автоматически, а система не даст мне просрочить согласование.

Цена вопроса

Первый месяц работы в QuickBPM обошелся нам бесплатно — воспользовались пробной версией. При старте работы в системе я плотно общался с технической поддержкой. Ребята оперативно решали наши вопросы и помогали настроить первые процессы. Далее мы оплатили годовую подписку на компанию до 50 человек — 8999 руб. в месяц, это по 178 руб. в месяц за сотрудника. Кроме работы в системе подписка дает доступ к готовым решениям (уже разработанным бизнес-процессам) в QuickStore, место на диске и 8 часов консалта.