редакции
Успеть за 48 часов. Как команда крупнейшего в России ОФД перешла c Trello на Kaiten в авральном режиме и продолжила бесперебойную работу
Переход в новый таск-трекер — всегда стресс для команды. Для привыкания требуется время, а это непременно отразится на качестве выполнения задач, на проценте невыполненных задач. Однако ситуация с уходом иностранных сервисов не оставила выбора — переезжать пришлось, причем в сжатые сроки. Читайте о том, как это происходило у компании OFD.ru.
Чем занимается OFD.ru
OFD.ru предоставляет услуги оператора фискальных данных, а также разрабатывает собственные сервисы для налоговой оптимизации бизнеса. Сейчас это более 10 продуктов, например:
- Облачное решение Ferma для комплексного ведения онлайн-продаж в соответствии с 54 ФЗ. Сервис с удобным интерфейсом включает в себя аренду кассы с отправкой чеков по email или sms, услугу ОФД с поддержкой маркировки, более 50 вариантов партнерских интеграций, статистику продаж.
- Renta — сервис для контроля и аналитики продаж в франчайзинговых сетях и ТЦ, уникальный на российском рынке. Renta исключает вероятность ошибок и намеренного искажения статистики при подсчете выручки арендодателей и владельцев франшиз.
В настоящее время OFD.ru обслуживает более 221 000 клиентов по всей России.
На протяжении 4-х лет команда OFD.ru пользовалась таск-менеджером Trello, однако возможностей его бесплатной версии не хватало для эффективной организации работы. Чтобы объективно и полноценно отражать в трекере разные виды командных задач, программисты OFD.ru писали дополнительные скрипты для Trello. Эти апгрейды отнимали много времени и ресурсов и все равно не закрывали потребности команды. Несовершенства Trello не были критичными для рабочих процессов, и команда OFD.ru не планировала ничего менять. Но когда возникла перспектива в один момент лишиться доступа к бэклогу с тысячами задач, что полностью заблокировало бы работу компании, было принято решение перейти на другой трекер. Вариант пользоваться Trello и дальше с ежедневным бэкапом карточек отмели сразу — это неудобно и ненадежно в плане сохранности данных. В OFD.ru нет выделенных продуктовых команд, это фишка компании. Данные по всем сервисам и проектам собраны на одной платформе, чтобы нужный на конкретном этапе специалист (дизайнер, разработчик и т. д.) мог сразу влиться в работу над задачей. Такой формат практикуют стартапы, к которым раньше относилась и OFD.ru. Компания масштабировалась, обороты выросли, но удобная практика держать все проекты в одном бэклоге осталась. Несмотря на дефицит времени, команда ответственно подошла к выбору нового трекера. Мигрировать второй раз, если первый выбор окажется неудачным, точно не планировалось. Ключевые требования к сервису были такие: Пару слов о последнем пункте. OFD.ru пользовалась бесплатной версией Trello, если не учитывать ресурсы, которые тратились на создание плагинов и скриптов. Но вопрос безопасности был гораздо важнее экономии. Ни один из рассмотренных бесплатных сервисов не обеспечивал нужный уровень защиты данных. Поэтому вопрос «Стоит ли платить за таск-трекер» даже не обсуждался. Kaiten оказался оптимальным по всем параметрам вариантом: Варианты отображения процессов в рабочем пространстве аналогичные — доски, карточки. 2. Это российский сервис с реально быстрой поддержкой. Среднее время ответа составляет 7 минут. 3. Тут гибкая тарифная сетка для крупных компаний, какой является OFD.ru. Тарифы не привязаны к доллару или евро, так что можно спокойно планировать расходы на трекер на определенные периоды. 4. В Kaiten есть удобные инструменты для реализации Agile-подхода к работе, который практикует клиент. В зависимости от задачи или проекта, команда задействует методики Kanban или Scrum, не зацикливаясь на какой-то одной. Поэтому искали не скрам- или канбан-ориентированный сервис, а универсальный: Kaiten оказался именно таким. Например, тут есть горизонтальное деление досок на дорожки. В рамках одного спринта можно создать дорожки по каждой проектной команде, разложив все данные по полочкам, при этом они находятся в едином пространстве и ничего не выпадает из поля зрения. Система дорожек позволяет держать фокус на конкретных процессах и при этом понимать объем задач в спринте. Другой пример — автоматизация работы с метками. В Kaiten их можно ставить по умолчанию при добавлении карточки в колонку. Это удобно при работе с большими объемами данных. У Trello не было такой встроенной функции, ее программисты OFD.ru дописывали сами. 5. Интерфейс: легкий, удобный, нативный. Рабочее пространство в Kaiten «воздушное», нет ощущения нагромождения карточек. С точки зрения работы именно с карточками тут все интуитивно, хайпово, новых пользователей очень легко обучать. Взаимодействие между группами в одном пространстве организовано легко и удобно. Массовый уход иностранных компаний с российского рынка не был неожиданностью. Команда Kaiten давно готовилась к такому развитию событий и возможному притоку клиентов. Еще 2 марта австралийская компания-разработчик Atlassian, которой принадлежат Trello и Jira, объявила о прекращении продажи ПО для российских пользователей и приостановлении лицензий. Так что ожидалась масштабная миграция «трелловцев» в Kaiten, и OFD.ru стала одной из первых ласточек. Специально для таких случаев в Kaiten был разработан инструмент для автоматического импорта данных из любых сервисов Agile-управления. Подробные гайды по переносу данных есть как в текстовом, так и видеоформате. Если у клиентов возникают вопросы, служба поддержки Kaiten с марта работает в режиме повышенной готовности и часто отвечает даже в нерабочее время. Развернуть Kaiten клиенту нужно было не просто оперативно, а максимально быстро. Каждый день и даже час промедления тянул бы за собой ошибки и задержки в бизнес-процессах, которые копились бы как снежный ком. Напомним, что OFD.ru обслуживает более 468 000 онлайн-касс, это 15 % рынка розницы по России. Минимизировать возможные риски и проблемы при переезде было не просто желательно, а необходимо. OFD.ru запустили автоматический импорт в пятницу вечером. За процесс отвечала директор по развитию Елизавета Иващенко. Техподдержка Kaiten в это время была на связи, несмотря на позднее время, чтобы в случае возможных проблем подстраховать Елизавету. Впрочем, тут их помощь не понадобилась. Но утверждать, что переезд на Kaiten стал легкой прогулкой, будет все же неправильно. Автоматический перенос задач из Trello еще недостаточно обкатан именно на больших бэклогах. Тут возможны 2 проблемы: отдельные карточки не переносятся целиком либо переносятся с неполными данными. Так, Елизавете пришлось вручную добавлять описания для 30 карточек. Миграция проводилась в авральном режиме, и у некоторых сотрудников сдавали нервы. Стоит отдать должное Елизавете, она активно поддерживала коллег морально. Многим членам команды было сложно принять новый сервис, были даже предложения вернуться обратно к Trello. Мнения почти разделились, но по факту голосование ничего бы не изменило — у Kaiten был козырь в плане стабильности и безопасности работы в России. Ко вторнику, когда в компании проходят спринты, уже было готово первое демо с использованием нового сервиса. Цель уложиться в сжатые сроки была достигнута, хоть и не без сложностей. Критических ошибок, которые могли бы серьезно застопорить процессы, не было. Некритические проблемы, вроде пропажи содержимого карточек, оперативно решались силами команды OFD.ru. В компании работают люди с гибким мышлением, которые без проблем адаптируются к новому. А если учесть, что это IT-сфера и, как следствие, высокая технологическая подкованность, «кайтенизация» команды прошла относительно легко. Здесь сыграло роль сходство с Trello: все ключевые функции были уже известны, а все новые — разложены по полочкам. В настоящее время основная часть коллектива уже полностью освоилась в новом таск-трекере, в том числе и руководство. Протестируйте возможности Kaiten на бесплатном тарифе. Быстрая регистрация — и вы сможете выстраивать свои бизнес-процессы и пользоваться широким функционалом для управления проектами.
Терпели неудобства, но не хотели переезжать. Пока не вмешались обстоятельства
Почему выбрали Kaiten
Легкая миграция — еще один аргумент в пользу Kaiten
Как прошел переезд
