Цифровые чек-листы: как управлять ТОиР и инвентаризацией без Excel и бумаги
Техническое обслуживание и ремонт (ТОиР) и инвентаризация проводятся на каждом производстве. ТОиР необходимы для поддержания или восстановления работоспособности оборудования, а инвентаризация для учета имущества компании. На предприятиях документы для оформления указанных операции (план-графики, ведомости дефектов, обходные листы) фиксируются на бумажных носителях. Электронный формат встречается, но чаще всего в виде не систематизированных Excel-файлов. Использование такого формата документооборота затрудняет проведение аудита, и ставит под сомнение его эффективность. Внедрение цифровых чек-листов повышают результативность проверок, делая его прозрачным и пригодным к анализу.
Почему ТОиР и инвентаризация буксуют в Excel
Excel — это устаревший инструмент для управления производственными процессами. Это связано с тем, что функционал программы не подразумевает автоматической сводки отражаемых данных. Например, нет возможности установить связь между задачей, обслуживаемым оборудованием и ответственным. Соответственно, невозможно понять, какие задачи нужно выполнить, кто исполнитель и какой статус у ранее отданных поручений. Сводка информации проводится вручную, с самостоятельной проверкой каждого пункта документа. В итоге, ручной ввод информации при консолидации и дальнейшей передаче данных приводит к ошибкам.
Еще одним серьезным минусом программы Excel является отсутствие возможности фотофиксации этапов выполняемой работы. Например, невозможно доказать, что техническое обслуживание и ремонт были выполнены качественно, устранены все ранее выявленные дефекты и не появились новые. Отсутствие доказательной базы затрудняет разрешение спорных ситуаций, возникающих при наличии претензий к качеству проведенных операций.
В Excel отсутствует аналитика. Невозможно оценить эффективность ТОиР, точность учета или достоверность инвентаризации, потому как отсутствуют инструменты для отслеживания ключевых показателей. В результате, без точной информации о реальном положении дел, технические и организационные процедуры проводятся практически вслепую.
Перечисленные слабые места указанной программы показывают ее неэффективность перед цифровыми чек-листами. Например, в программе Excel информация хранится локально, доступ к ним ограничен, а аналитика и контроль выполнения задач в автоматическом режиме невозможны. Цифровые чек-листы предлагают инструменты облачного хранения, автоматического контроля, создания дашбордов для анализа.Рис.2 Изображение перечеркнутого файла со значком Excel Электронный документ формируется в мобильном приложении. Каждый из них содержит перечень последовательных пунктов для проверки качества проведенного технического обслуживания или ремонта оборудования. Платформа не дает завершить проверку без заполнения обязательных полей, например, даты и времени выполнения, инвентарного номера оборудования объекта, данных исполнителя и других. Для подтверждения заполнения используется фотофиксация, исключающая пропуск этапов проверки. Геометки автоматически записывают место проведения аудита. Автоматическая передача данных в корпоративные системы (ERP, MDM) происходит в режиме онлайн. При потере соединения, информация не утрачивается, так как работает функция офлайн-режима, которая позволяет работать в зонах со слабым интернетом. При появлении сети собранные данные синхронизируются с местом хранения. Примеры решений Продукт от FaceKit предоставляет возможность формирования доказательной базы с помощью фотофиксации этапов ТОиР и инвентаризации. Программа сохраняет снимки каждого этапа процедуры, подтверждая их выполнение. Функционал программы этим не ограничивается. Например, платформа позволяет контролировать учет рабочего времени работника (он не сможет вписать себе фиктивные переработки) или не беспокоится, что информация потеряется (система делает резервные копии). Важное преимущество — экономия бюджета. Внедрение прораммного обеспечения дешевле установки стационарного оборудования контроля: стоимость стартует от 1500 ₽ в год за одного пользователя. Решение от MD Audit помогает соблюдать стандарты и регламенты проведения указанных технических операций. Платформа имеет функцию создания унифицированных форм цифровых документов с настраиваемой последовательностью шагов выполнения процедур. Возможности этого IT-продукта достаточно широки. Например, сервис проводит аналитику полученных данных с помощью ИИ (отчет составляется быстрее, а критические нарушения не пропускаются). Кроме того, он отслеживает движение проверяющего (можно не дать завершить проверку, если он находится не в заданной геопозиции). Стоимость — от 500 ₽ в месяц за одного пользователя. Программа от Imredi создает дашборды — графические отчеты. Функционал позволяет визуализировать данные, мониторить KPI, что в свою очередь помогает контролировать выполнение работ и оценивать их эффективность. На основе сводной информации руководитель быстрее принимает обоснованное решение. Программный комплекс предлагает дополнительные инструменты. Например, платформа создает график проверок, с учетом приоритезации (в первую очередь проверяющий будет приходить в самые проблемные места (локации), а также дает управлять постановкой задач удаленно (ответственные работники получают указания в режиме онлайн через встроенный чат). Стоимость начинается от 300 ₽ в месяц за одного пользователя. Контроль и прозрачность Внедрение цифровых чек-листов уменьшает «слепые зоны» при обходах и контроле оборудования. В результате, руководству в режиме онлайн доступно отслеживание хода работ. Фотофиксация и геометки формируют доказательную базу для аудитора, а инструмент привязки действия сотрудника по времени, месту и объекту исключает подтасовывание фактов и манипуляции с отчетами. Скорость и дисциплина Автоматизация рутинных операций сокращает время проверки и уменьшает количество ошибок при заполнении формы электронного документа. Невозможность завершить аудит без заполненных обязательных полей чек-листа и подтверждения геолокации повышает дисциплину персонала и сокращает количество «пустых визитов». Аналитика и ответственность Цифровые дашборды показывают, где происходит сбой в работе: конкретный участок, цех, отдел или мастерскую. С помощью них руководитель получает возможность проводить анализ KPI: среднее время обхода, процент выполненных задач (SLA) и др. На основе сводных данных руководитель оценивает эффективность работы подчиненных работников и выявляет проблемы в организации процессов. Расчет возврата вложений (ROI) в цифровые чек-листы основывается на сравнении показателей «до» и «после» внедрения. До внедрения важно зафиксировать: среднее время обхода на сотрудника, количество повторных ошибок и доработок, процент неисполненных чек-листов, время на обработку информации. После внедрения оцениваем изменения: появление обязательных для заполнения полей, исключающих неполноту получаемых данных, фото- и геодоказательств, облегчающих разрешение спорных ситуаций, автоматических напоминаний, уменьшающих число просроченных задач, мгновенную передачу информации сокращающую время на ее последующий анализ и обработку.Рис.3 Формула ROI = (Выгоды — Издержки) / Издержки × 100%. Эффект складывается из нескольких компонентов: экономии времени на обходах, снижении потерь от ошибок учета и несвоевременного обслуживания, уменьшения штрафов и случаев простоя оборудования. 1. Внедрение цифровизации только в виде переноса бумажной документации в электронный формат. Последствие — отсутствие результативности аудита, потому как он не изменен структурно при помощи использования цифровых чек-листов. 2. Использование программного обеспечения без режима офлайн при работе в зонах с нестабильным интернет-соединением. Последствие — возникновение массивов неактуальной информации, применение которых снижает эффективность принимаемых управленческих решений. 3. Отсутствие функции «ретеншн логов». Последствие — создание риска утраты ранее полученных данных. Это ставит под удар объективность и результативность проведение аудита. Первый шаг: назначение ответственных за формирование и актуализацию чек-листов. Такие работники проходят обучение по использованию цифровой платформы, а также должны иметь опыт проведения ТОиР и инвентаризации. Второй шаг: настройка обязательных полей, заполнение которых позволит собрать необходимую информацию для контроля и анализа. Третий шаг: проверка функционирования офлайн-режима. Нужно убедиться, что платформа, работая без интернета, сохраняет данные и автоматически выгружает их когда появляется соединение. Четвертый шаг: установка срока хранения информации для просмотра и анализа ранее внесенных сведений. Пятый шаг: подключение руководителям аналитического дашборда с визуализацией данных для оперативного реагирования на нарушения. Цифровые чек-листы меняют процессы ТОиР и инвентаризации, делая их более прозрачными и контролируемыми. Это возможно благодаря внедрению механизмов аналитики информации и строгому соблюдению регламентов проведения процедур. Расчет ROI показывает, что скорость окупаемости цифровизации зависит от уровня исполнительской дисциплины, исключения потери информации, сокращения времени на принятие управленческих решений. Для измерения указанных показателей компании FaceKit, MD Audit и Imredi предлагают различные инструменты — фотофиксацию, унифицированные формы чек-листа, механизмы для аналитики информации. Их применение позволяет повысить результативность процедур ТОиР и инвентаризации, полностью изменив подход к их контролю.
Цифровые чек-листы: как это работает
Эффект от внедрения цифровых чек-листов
Как посчитать ROI
Ошибки при внедрении
Короткий чек-лист внедрения
Вывод
