Антикризисные дашборды: какие сигналы ловить первыми, чтобы избежать катастрофы

Кризисное время в бизнесе — стрессовый период для его владельца. Волнение предпринимателя часто обосновано отсутствием у него достоверной информации о происходящем в бизнес-процессах. Формирование отчетов занимает время, за которое обстановка изменяется, а значит данные теряют актуальность.

Решение проблемы — цифровизация отчетности путем внедрения антикризисных дашбордов. Его преимущество состоит в наглядности консолидированных сведений, отражающих положение дел в режиме онлайн. Благодаря этому нарушения отслеживаются вовремя, что влияет на эффективность их устранения.Рис.1 Обложка (владелец бизнеса в состоянии стресса)

Сборка дашборда: программное обеспечение для разных направлений

В кризис важным фактором для бизнеса является получение необходимой информации в оперативном режиме. Исследование портала NewRetail.ru подтверждает этот тезис и показывает, что именно с помощью дашборда можно получить нужные сведения об обстановке в бизнес-процессах «здесь и сейчас».

Формирование антикризисного графического отчета начинается с консолидации необходимых данных:

• об финансовом учете;
• об эффективности стратегии продаж;
• о процессах снабжения и обеспечения товаром;
• о загруженности операционных мощностей;
• о «состоянии» рабочего коллектива.

Команда pickTech.ru регулярно исследует рынок корпоративных ИТ-решений, чтобы выявлять ключевые тренды и потребности бизнеса. Наши исследования показывают, что сбор указанных данных для дашборда эффективнее всего осуществить с помощью следующих цифровых сервисов:

Планум — гибкая система для интегрированного бизнес-планирования, в том числе автоматизации бюджетирования и аналитики, консолидации и интеграции корпоративных данных. С его помощью заблаговременно фиксируется разрыв ликвидности путем контроля денежных потоков. Из возможностей платформы для финучета можно выделить:

• бюджетирование и прогнозирование;
• ведение учета по доходам;
• контроль и анализ расходов
• управление процессом утверждения бюджетных лимитов;
• составление финансовой отчетности.

Aспро.Cloud — облачная CRM-система, позволяющая автоматизировать различные бизнес-процессы компании. Она объединяет все ключевые из них в рамках одной многофункциональной онлайн-платформы, что значительно экономит рабочее время. Например, автоматизацию управления продажами осуществляется, благодаря функциям:

• ведение базы данных контактов
• отслеживание взаимодействий с заказчиками;
• управление продажами, в том числе формирование воронок;
• взаимодействие с потенциальными клиентами;
• ведение отчетности.

Cинтека — решение для подрядчиков и застройщиков, для которых ключевой задачей является строгий контроль бюджета. Система позволяет централизовать управление закупками, устанавливать финансовые лимиты и не допускать их превышения с помощью следующих функций:

• обработки счетов;
• управления заказами на покупку;
• формирования и согласования заявок;
• отслеживания поставок;
• взаимодействия с поставщиками;
• контроля над расходами.

Майснаб — платформа, предназначенная для автоматизации материального обеспечения строительных компаний. Она обеспечивает сквозной контроль процесса снабжения — от инициации закупки до поставки товара и проведения взаиморасчётов. Ключевой функционал включает:

• контроль работы с заявками;
• управление всеми заказами и их исполнением;
• отслеживания статуса доставки товара;
• обработка счетов и анализ расходов.

Imredi — решение, позволяющее контролировать стандарты рабочего процесса и управления персоналом в онлайн-режиме на всех уровнях организации. Это возможно, благодаря следующему функционалу:

• контроль выполнения плана;
• отслеживание и фиксация показателей производительности оборудования;
• планирование работы сотрудников;
• ведение учета рабочего времени;
• отслеживание заболевших, отпусков, отъездов;
• управление задачами;
• формирование отчетов.

MDAudit — система для сквозного контроля операционной деятельности и работы команды в режиме реальном времени. Возможности сервиса обеспечивают:

• контроль работы с задачами;
• оперативное управление рабочими ресурсами;
• мониторинг эффективности и состояния оборудования;
• автоматическое формирование отчетов.

Внедрение указанных электронных сервисов позволяет сформироватьх сервисов позволяет создать комплексную картину происходящего в компании. Сам по себе дашборд — это инструмент, с помощью которого можно принять решения, которые помогут выйти из кризисного периода с наименьшими финансовыми потерями.

Какие сигналы считать «ранними»

Одним из основных принципов работы дашборда — отражение динамики. Например, падение выручки фиксируется в течении 3-4 недель подряд с разными показателями. Цифры не имеют значения, по сравнению с тем фактом, что финансовые потери не прекращаются, прибыль отсутствует. Для предупреждения и фиксации таких ситуаций в функционал цифрового дашборда входит сигнальная трехуровневая настройка.

🟡Желтый уровень — предупреждение. Требуется внимание руководителя.

🟠Оранжевый уровень — тревога. Нужны корректирующие меры.

🔴Красный уровень — инцидент. Нарушение нужно незамедлительно устранить.

Финансы: разрыв ликвидности замечаем первым

Контроль денежных потоков сокращает вероятность возникновения ошибок, которые могут стоить больших бюджетных потерь.

Деньги. График движения денежных средств строится понедельно. Важный сигнал — прогноз кассового разрыва. Если платформа показывает, что, например, через 2 недели будет отрицательный баланс (Т+14), то это красный сигнал. В этом случае необходимо срочно искать дополнительные источники финансирования или сокращать расходы.

Долги клиентов. Рост дебиторской задолженности снижает финансовую устойчивость компании. В расчет берется показатель DSO (среднее число дней продаж в дебиторке). Его значение растет, когда клиенты затягивают с оплатой. Это оранжевый сигнал для отдела продаж и финансистов.

Маржинальность. Резкое падение валовой маржи сигнализирует о проблемах в финансовых потоках. Ситуация показывает то, что либо себестоимость производства (продукции или услуг) выросла либо увеличился сбыт низкомаржинальных товаров. Это красный сигнал. Причину нужно найти как можно быстрее, чтобы не допустить значительной финансовой просадки.

Для контроля за указанными показателями и включения их в дашборд в сервисе Планум используются функции бюджетирования и прогнозирования, ведения учета по доходам и анализа расходов.

Продажи и маркетинг: спрос «остыл»?

Просевший сбыт показывает, что действующая маркетинговая стратегия не работает, а вложения в нее не окупаются (оранжевый сигнал). Нужна корректировка.

Воронка. Метрики для контроля: количество лидов и конверсия на каждом этапе. Если оба показателя снижаются, то «продающая» концепция дала сбой.

Экономика. Показатель для отслеживания: CPL или CAC (стоимость привлечения клиента). Его рост при постоянном потоке лидов означает, что эффективность маркетинга снизилась. Проблем в бизнес-процесс добавляет увеличение lead time (срок окупаемости вложений в клиента).

Результативность команды. Контролируемые показатели: win-rate (доля выигранных сделок) и длина сделки. Их рост показывает, что конкуренты стали активнее работать с «общими» лидами или работа собственных продажников не дает эффект.

Автоматическое включение упомянутых метрик по маркетингу в дашборд можно обеспечить через платформу Aспро.Cloud с помощью функционала по отслеживанию контактов с действующими заказчиками, управлению продажами (с созданием воронок) и взаимодействию с потенциальными клиентами.

Снабжение и склад: где встанем завтра

Операционные сбои в логистике, в особенности в строительной сфере приводят к моментальной остановке ключевых процессов.

Надежность поставок. Она характеризуется показателем On-Time Delivery (процент заказов, доставленных в срок). Рост доли просроченных доставок — оранжевый сигнал, означающий, что снабжение может остановить стройку.

Остатки. Запасы строительных материлов на складе — это замороженные деньги. Если показатель остатков высок, то выделенный бюджет на возведение объекта используется не эффективно. Обратная ситуация — создается риск заморозки стройки на неопределенный срок или ее полной остановки.

Зависимость от поставщиков. Приобретение строительных материлов у единственного продавца ставят процесс строительства объекта в убыточную зону риска. Чтобы избежать этой ситуации, нужно проводить закупки через открытые тендеры.

Параметры по складской логистике строительной компании выводятся в дашборд с помощью сервисов Cинтека и Майснаб. Их возможности позволяют автоматически управлять циклом закупки, формировать и согласовывать заявки, отслеживать поставки, взаимодействовать с поставщиками и контролировать остатки на складе.

Производство и команда: сбои видим по ритму

Проблемы в производительности видны по нарушению общего рабочего процесса, а также выгоранию и текучести кадров.

Выпуск. Еженедельное сравнение фактических показателей выпуска с запланированными. Постоянное невыполнение плана — признак наличия нарушений (поломки оборудования, нехватка персонала или не подходящее качество сырья).

Нагрузка. Мониторинг уровня загрузки производственных мощностей и количества часов простоя. Изменение этих показателей (снижение загрузки и рост простоя) сигнализируют о не эффективном использовании ресурсов, что ведет к убыткам.

Перегрузка сотрудников. Увеличение сверхурочной работы персонала или регулярно незакрытые смены — симптом того, что команда работает на износ. В таких условиях качество работы будет снижаться, а количество ошибок расти.

«Негативная» стабильность. Рост числа больничных, отпусков за свой счет или увольнений среди работников — красный сигнал. Потеря мотивированного начальника отдела или опытного менеджера в кризисный период может нанести неисправимый удар по операционке — она просядет на неопределенное время.

Кадровые и производственные показатели включаются в дашборд при через платформы Imredi и MDAudit. Функционал этих программ позволяет автоматизировать контроль выполнения плана, отслеживание показателей производительности оборудования, планирование рабочего графика сотрудников, ведение учета рабочего времени, фиксацию больничных и отпусков.

Завершающие настройки дашборда: пороговые значения и эскалация

Без установления четких значений дашборд превращается в «красивую» панель с загруженными в него показателями по процессам. Каждая метрика должна быть измерима, чтобы сигнальная настройка графического отчета вовремя сработала. Например:

• Желтый сигнал (предупреждение): отклонение от нормы на 5–7%.
• Оранжевый сигнал (тревога): отклонение на 8–12%.
• Красный сигнал (инцидент): отклонение свыше 12–15%.

Внедрение регламента с условиями для реагирования. В нем указываются управленцы, получающие алерт и сроки для ответа на него. Например, желтый сигнал разбирает менеджер в течение 3-х дней, оранжевый сигнал требует ответа начальник отдела за 24 часа, а красный сигнал — это повод собрать вышестоящих руководителей в течение 2-х часов для принятия необходимого решения. Каждое действие автоматически фиксируется, чтобы избежать потери предупреждений.

Таким образом, создается единый графический отчет с необходимым количеством графических блоков по направлениям, которые необходимо контролировать. Благодаря ему, вероятность успешного выхода из кризиса возрастает в несколько раз.