Чек-лист RFP: что спросить у интегратора для внедрения ERP до подписания договора

Объем работ и интеграции

Многие риски появляются из-за того, что проект формулируется абстрактно.

Зафиксируйте:

• Цели внедрения в понятной форме — например, уменьшение ручной работы, сбор единой отчетности.
• Список нужных интеграций — например, ERP ↔ 1С, CRM, BI.
• Порядок обмена данными — кто инициирует, с какой частотой, в каком формате.
• Владельцев интеграций.

Данные и миграция

Ошибки в данных могут испортить внедрение ERP. До подписания договора важно понять, кто отвечает за подготовку, очистку и перенос данных в новую систему.

Спросите:

• Из каких источников берутся данные и сколько из них нужно перенести.
• Кто проводит очистку и валидацию, кто согласовывает результаты.
• Что происходит при сбое: есть ли сценарий отката.
• Кто несет ответственность за качество данных после запуска.

«Важно, чтобы интеграций с критическими системами, которые нельзя заменить, было не больше двух. Если требуется больше интеграций, то я считаю, что наша система ERP недостаточно хорошо закрывает процессы заказчика, либо процессы заказчика избыточно «размазаны» на множество сторонних систем. Тогда стоит вначале поработать над оптимизацией своей системы до уровня замещения избыточных интеграций. В этом и есть суть работы интегратора ERP — не просто «вонзить» свой продукт в зоопарк систем, а провести оптимизацию бизнес-процессов.

Качество и объем работы интегратора ERP напрямую связаны с эффективностью сотрудничества заказчика и сторонней системы. SLA интегратора не может значительно отличаться от SLA сторонней системы, иначе участники погрязнут в спорах вместо цифровизации и улучшения своих процессов. Это должно решаться «на берегу» и соответствующе оформляться в договоре. Если что-то не складывается с самого начала — лучше отказаться от проекта или конкретной интеграции и заменить ее на другую."

Максим Соловьев, основатель Соловьёв.Group

Пилот: что проверить на практике

Пилот — это безопасная площадка для проверки гипотез. Он показывает, как система поведет себя в реальных условиях под воздествием нагрузки данных.

Чек-лист того, что должно быть готово перед пилотом:

1. Сценарий пилота — какие процессы в нем участвуют.
2. Сроки и ресурсы — сколько времени и кто задействован.
3. Ответственные за каждую задачу.
4. Метрики успеха — как измеряется результат.
5. Акт и отчет по итогам пилота.

Если интегратор предлагает пилот без критериев и отчета, это тревожный сигнал.

Обучение и поддержка

Без обучения пользователей интеграцию ERP нельзя назвать успешной: она призвана облегчить работу, а не увеличивать количество ручной работы и недовольства в команде.

Спросите:

• Как организовано обучение: очные сессии, видео, база знаний.
• Кто готовит инструкции и актуализирует их.
• Есть ли назначенные наставники.
• Как быстро реагирует поддержка после запуска.

Хорошая практика — зафиксировать, что обучение и база знаний входят в состав проекта и не оплачиваются отдельно.

Поддержка и SLA

После запуска система требует внимания не меньше, чем во время внедрения.

Уточните:

• Каналы обращения и время реакции (SLA).
• Окно релизов и порядок установки апдейтов.
• Единую точку входа для инцидентов и эскалаций.
• Кто владеет данными и кто отвечает за их сохранность после передачи на поддержку.

Стоимость и условия

Низкая цена внедрения без детального плана — это повод насторожиться.

Попросите:

• Понятную смету: работы, ПО, инфраструктура, обучение, сопровождение.
• Описание, как фиксируются изменения объема (CR).
• Ответственность сторон при сдвигах сроков.
• Подтверждение, что все данные хранятся в РФ и соответствуют ФЗ-152.

Сводный чек-лист

Перед тем как подписывать договор, убедитесь, что задали эти вопросы:

• Как проведен пресейл и какие материалы по нему переданы.
• Кто назначен ответственным со стороны заказчика.
• Какие цели проекта зафиксированы простыми словами.
• Есть ли перечень интеграций и схема обмена данными.
• Кто отвечает за миграцию и качество данных.
• Как устроен пилот: сценарий, сроки, метрики, акт.
• Что включает обучение и где будет база знаний.
• Какие каналы и сроки поддержки прописаны в SLA.
• Кто владеет данными после запуска.
• Как формируется смета и регулируются изменения объёма.

Хорошо собранный RFP защищает бюджет проекта и сроки его реализации. Он помогает увидеть, насколько подрядчик понимает ваш бизнес и готов брать ответственность за результат. Чем подробнее вопросы, тем надежнее будущий проект.