Как победить кассовые разрывы и сэкономить 425 000 рублей на мелочах в арендном бизнесе

Компания Home24apartments сдает 15 квартир посуточно в Москве. Годовой оборот — 15 млн рублей. В команде работает 9 человек.

С помощью автоматизации финучета в ПланФакте Home24apartments:

• избавились от кредитной нагрузки и кассовых разрывов;
• в 2 раза снизили банковские комиссии;
• 30 тысяч в месяц сэкономили на услугах прачечной;
• сократили расходы на бытовую химию;
• нашли самую выгодную форму управления;
• наладили отчетность для инвесторов.

Изначально учет финансов компании вели в таблицах без разбивки по объектам, типам активов и платежей. Было сложно разобраться, как влиять на ситуацию, где можно сэкономить, какие объекты наиболее прибыльны.

Идея переосмыслить учет финансов пришла вместе с проблемами. Компания регулярно сталкивалась со срывами оплат по субаренде и кассовыми разрывами. Кассовые разрывы закрывались кредитными средствами. Это приводило к росту кредитной нагрузки и рискам для бизнеса.

Владислав Мальцев, руководитель компании Home24apartments, принял решение автоматизировать финансовый учет, чтобы разобраться в причинах кассовых разрывов, лучше понимать, что происходит в бизнесе и где именно неэффективно расходуются средства.

Что было не так с учетом в Excel

Компания сдает посуточно квартиры по трем формам управления:

• собственные квартиры;
• доверительное управление;
• субаренда.

Собственные квартиры сдаются напрямую арендаторам посуточно.

При доверительном управлении квартиры собственника сдаются за процент от выручки.

При субаренде управляющая компания платит собственнику фиксированную сумму за период и сдаёт квартиру в аренду посуточно.

Одна из проблем — в учетных таблицах не было разделения по формам управления.

Все объекты смешивались. Руководитель не видел, сколько денег приносит каждый актив, какие объекты в зависимости от формы собственности оказывались самыми выгодными.

Вторая проблема — наличные и безналичные платежи были смешаны. Формы оплаты важно разделять при учете финансов, чтобы учитывать возможные дополнительные расходы, например, комиссию эквайринга.

Третья проблема — не считали рентабельность каждого объекта.

Еще один минус таблиц — любая механическая ошибка в формулах может свести на нет все данные.

Выбор сервиса и внедрение

Владислав выбирал сервис автоматизации по трем ключевым критериям:

• понятный интерфейс;
• стоимость;
• постоянное развитие сервиса, новые функции и возможности.

ПланФакт подошел, Владислав начал внедрение самостоятельно. У руководителя уже было понимание, какую структуру учета хотелось увидеть. Поэтому статьи заводил, исходя из потребностей.

В какой-то момент внедрение затормозилось. Владислав решил пройти обучение у финансовых экспертов ПланФакта, чтобы разобраться в тонкостях учета.

Как устроена работа с сервисом

В систему ПланФакт автоматически подтягивается вся информация по платежам со счетов компании, а ассистент Владислава вносит недостающие данные, например, наличные оплаты. Это можно сделать даже с помощью бота в мессенджере.

Сервис служит удобной панелью, где руководитель видит доходы, расходы, прибыль, остатки на счетах, рентабельность объектов и другие данные. Ассистент формирует отчеты в нужном формате.

Владислав еженедельно контролирует ситуацию, держит руку на пульсе и принимает управленческие решения с учетом данных.

Ключевой инструмент — это платежный календарь. Он помогает быстро менять стратегию, чтобы избегать кассовых разрывов.

Что изменилось после автоматизации финансового учета

Суммарно компания сэкономила 425 тысяч рублей, а руководитель смог направить эти деньги на развитие. Руководитель вложил деньги в CRM, автоматизировал процесс уборки квартир, разработал скрипты для отдела продаж, модернизировал договорные процессы. Сэкономленные на расходах деньги превратились в инвестиции и начали работать на развитие бизнеса.

Научились избегать кассовых разрывов и избавились от кредитной нагрузки. Руководитель наглядно видит риски кассового разрыва заранее и может изменить стратегию.

Например, может снизить стоимость субарендных квартир или выделить бюджет на маркетинг для привлечения арендаторов на конкретные объекты. За счет принятия своевременных решений необходимости в кредитах больше нет, а кассовые разрывы не возникают.

Снизили банковские комиссии в два раза и сэкономили 50 тысяч рублей. ПланФакт автоматически подтягивает данные по платежам бизнеса из банка: от платежек до обслуживания номеров.

За счет прозрачных данных удалось увидеть лишние расходы, избавиться от дорогих тарифов и ненужных функций, снизить комиссию эквайринга.

Сэкономили на услугах прачечной и бытовой химии. После внедрения ПланФакт руководитель компании обнаружил, что услуги прачечной забирали все больше денег. Суммарно доходило до 120 тысяч в месяц. Большая часть уходила на стирку пледов, покрывал и декоративных подушек.

Тогда Владислав решил увеличить количество белья на объектах и предложил горничным взять стирку декора на себя, но по цене в 2 раза ниже, чем в прачечной. Если раньше стирка одеяла обходилась в 880 рублей, то теперь стоит 400. Суммарно удалось снизить расходы на 30 тысяч рублей в месяц. Еще решили сменить поставщиков бытовой химии на более выгодных.

Снизили расходы на документооборот до нуля. Компания тратила 4-5 тысяч рублей в месяц на печать и отправку документов. Увидев это в отчетах, руководитель подключил онлайн-сервис для документооборота и исключил расходы на документооборот.

Увидели, какая форма управления самая выгодная и перевели часть объектов на нее. Владислав понял, что на некоторых объектах доверительное управление выглядит гораздо более выгодным, чем субаренда. Не нужно держать запас средств для погашения аренды, если клиентов стало меньше. Перевел объекты с субаренды и снизил риски кассовых разрывов.

Наладили прозрачность в работе с инвесторами. Теперь Владислав видит детальную статистику по каждой квартире: коммунальные платежи, уборка, эквайринг. Он может показать любые расходы инвестору при доверительном управлении. Это удобно и наглядно для партнеров.

Автоматизация финансового учета в ПланФакте помогла Владиславу начать контролировать бизнес и каждый объект индивидуально, принимать управленческие решения на основе данных и вовремя.