Управленческий учет для организатора экскурсий: как правильно начислять дивиденды и избавиться от кассовых разрывов

Сервис-организатор экскурсий для школьников

ЕдемЕдем — сервис по подбору и организации экскурсий и туров для школьников. Мы помогаем учителям и родителям, делать школьные поездки по-настоящему полезными, яркими и интересными. Работаем по всей России. Сейчас в команде работают 12 сотрудников, годовой оборот — 53 млн рублей.

Начинали учет с Excel

На старте бизнеса заявок и оплат было мало, поэтому финансовый учет вели в Excel. Со временем клиентская база стала расти. Мы арендовали первый офис, взяли в команду менеджеров, стали увеличивать бюджет на маркетинг.

Вместе с базой росло количество платежей. Деньги поступали с разных карт, счетов и других источников.У нас возникла острая потребность вести учет и планирование бюджета в одном месте и исключить риски ошибок. Вести учет в Excel становилось сложно, он не подходил для наших задач.

Первый опыт автоматизации

Около года мы проработали с сервисом Финолог. Меня не очень устраивал его интерфейс. К тому же приходилось выделять каждую экскурсию как отдельный проект. Мы фактически дублировали данные из CRM и делали лишнюю работу. Мне приходилось вручную искать платежи, которые соответствуют каждому проекту, перепроверять цифры. Времени на учет уходило даже больше, чем раньше. Автоматизация не решила проблему, порядок в финансах так и не появился.

Дальше началась пандемия, продажи сильно упали, у задачи учета снизился приоритет. От сервиса отказались. Перешли максимальной экономии и сохранения бизнеса.

После пандемии заявки на экскурсии и продажи стали расти, количество операций увеличилось. Я поняла, что нужно снова возвращаться к задаче автоматизации финансового учета. Прошлый сервис не устроил, решила попробовать другой.

Соучредитель изучил рынок сервисов автоматизации и посоветовал ПланФакт.

Выбрали ПланФакт по нескольким причинам:

1. удобный интерфейс продукта;
2. отличное соотношение цены и качества;
3. высокая скорость поддержки;
4. все счета и карты перед глазами в режиме онлайн с актуальными остатками;
5. все нужные отчеты под рукой, есть метод начисления;
6. услуга помощника-консультанта — это спасение нашего бизнеса.

Разобраться в финансах, понять, сколько компания зарабатывает и избавиться от кассовых разрывов

С помощью автоматизации в ПланФакте мы планировали решить несколько основных проблем.

• Избавиться от кассовых разрывов.

Наша компания работает с предоплатами. Поэтому денег на счетах много в моменте. Мы не учитывали это и не разделяли оплаты. Казалось, что раз денег много, то можно тратить их на рекламу, на дивиденды. Потом оказывалось, что денег не хватало на самое необходимое. Происходили кассовые разрывы на 200-400 тысяч рублей, приходилось брать кредиты, чтобы их закрыть.

• Упростить учет для большого числа проектов.

У нас был неудачный опыт с сервисом, где каждая экскурсия выделялась в отдельный проект. Мы не понимали, как упростить систему, как правильно разделить расходы и доходы по проектам, нужно ли вообще делить их именно так.

• Разобраться, сколько компания реально зарабатывает. Понять, сколько денег можно вывести как дивиденды.

Хотелось понимать реальные доходы и расходы, видеть отчеты ДДС и ОПУ, начать вести учет методом начисления.

Как внедряли ПланФакт

Опыт внедрения у меня уже был. Сначала я решила все делать сама. Это была ошибка. Я не распределяла статьи вовремя, данные копились, времени не было. Я совсем перестала ими заниматься. Тариф оплатила, система автоматически подтягивает данные вносит, меня никто не контролирует, кажется, что и так сойдет. В результате сервис есть, а финансового учета нет.

Финансовое состояние компании не пострадало в этот момент, потому что сервис я начала внедрять вне сезона. Во время сезонного роста количества операций решила обратиться за помощью к эксперту ПланФакта и купила услугу «Ведение учета».

Сначала вместе с экспертом упростили систему платежей. Перестали распределять экскурсии как отдельные проекты, потому что это практически одинаковые процессы. Все деньги идут на одну статью.

Стали вести учет методом начисления. Это важно для бизнеса с большим количеством предоплат, потому что кассовый метод в этом случае не справляется: деньги на счетах есть, а за какую экскурсию они оплачены — непонятно. Причем, предоплаты есть не только в доходах, но и в расходах: компания оплачивает обеспечение туров (транспорт, музеи) заранее.

Сейчас работа в сервисе проходит так:

1. собственник распределяет по статьям доходы, переменные и постоянные расходы;
2. финансист ПланФакта проверяет правильность распределения и внесения данных;
3. найденные ошибки исправляют на еженедельном полуторачасовом созвоне, разбирают вопросы.

В результате наладили систему учета, сэкономили время и деньги, избавились от кассовых разрывов и научились правильно начислять дивиденды

• Больше нет разрывов в 200-400 тысяч рублей.

Туристический бизнес — сезонный. Но к началу сезона нужно вносить много предоплат для будущих экскурсий. Раньше были проблемы с распределением денег, в определенные периоды практически всегда случались кассовые разрывы. Теперь их нет.

• Нашли расхождение на 90 тысяч за месяц.

Обнаружили, что в CRM некорректно вносились суммы по некоторым экскурсиям. Например, кто-то из участников не смог поехать, предоплату клиенту вернули, а данные в CRM не поменяли.

В ПланФакте добавили отдельную графу по возвратам. Сверяем в конце месяца сумму в CRM и в ПланФакте. Расхождения исчезли почти сразу.

• Скорректировали размер дивидендов.

Учет в ПланФакте показал, что суммы дивидендов были завышены. Брали из бизнеса больше, чем нужно. Это мешало развиваться. Сокращение помогло повысить эффективность.

• В 2 раза снизили расходы на сервисы.

Увидели, что годовые тарифы за некоторые сервисы гораздо выгоднее ежемесячных. Оплатили подписки сразу на год и сэкономили деньги.

• Сэкономили время на учет. Раньше тратили 5 часов в неделю, сейчас — 1,5 часа.
• Планируем рост рекламного бюджета только тогда, когда прибыль показывает рост.
• Научились распределять деньги с учетом сезонности.

За год работы в ПланФакте мы наладили систему учета всех входящих денег, автоматизировали распределение по статьям и научились видеть, сколько на самом деле зарабатывает компания, где слабые стороны и как на них можно повлиять. С помощью ПланФакта мы победили хаос в финансах компании

Автоматизировать учет и навести порядок в финансах бизнеса не так сложно. Грамотный подход к финучету поможет избежать кассовых разрывов, быстрее развивать бизнес, закрывать убыточные направления и инвестировать в прибыльные.

Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в телеграм-канале и блоге ПланФакта.