Управленческий учет для бизнесов с оборотом от 100 млн рублей: интервью с основателем трех бизнес-проектов

Типография: первые попытки автоматизации

До 2017 года мы вели учет в таблицах эксел и решили его автоматизировать, чтобы решить 3 задачи:

— экономить время

— делегировать финучет в типографии

— получать детальную аналитику и отчеты ДДС и P&L.

В день я тратил 4-5 часов на проверку операций и сверку отчетов. Был высокий риск ошибиться. С ПланФактом хотелось избавится от рутины и сэкономить время. Точных данных по бизнесу я не ждал. Сервис подгружал данные автоматически — первая задача была решена.

Одновременно в типографии возникла вторая задача — делегировать финансовый учет. За сотрудником пришлось бы проверять — учет сложный, человек может ошибиться. Смысла и пользы в таком делегировании мало. Если я получу недостоверный отчет и не перепроверю его, не буду знать, сколько денег есть в компании. В ПланФакте есть стандартизация. Сервис минимизирует вероятность ошибок и не требует повторной проверки.

В компании появилась детальная аналитика, отчеты о движении денежных средств (ДДС) и прибылях и убытках (P&L). Первый отчет помогает мне анализировать, откуда деньги поступали и как расходовались. Также он показывает аномалии. Однажды я нашел в бумагах платеж размером в 5–7% от оборота. Это превышало привычную сумму в 4 раза. Оказалось, что контрагент не вовремя выставил счета. Мы ввели правило работы с этим конкретным контрагентом. Теперь поставщик своевременно выставляет счета, а бухгалтерия сразу их оплачивает. Без детальной аналитик я бы пропустил аномальный платеж, что привело бы к финансовым сложностям.

«Клуб шопоголиков»: увидели проблему и избежали упущенной выгоды

В 2023 году мы снова обратились в ПланФакт, чтобы автоматизировать учет в байер-сервисе «Клуб шопоголиков».

Через 4 месяца работы в сервисе обнаружили, что реальная картина бизнеса не такая, как представляли. Маржинальность и прибыльность оказались ниже, чем я предполагал. Наценка на товары не покрывала себестоимость услуги по доставке товаров.

Мы рассчитывали стоимость доставки в 2021 году. С тех пор она подорожала — мы пропустили эти расходы и не включили в себестоимость. Чтобы повысить маржинальность и прибыль, подняли наценку на 10%.

Сервис помог увидеть проблему, скорректировать цены, повысить прибыль и избежать упущенной выгоды.

Что в итоге

Когда количество операция увеличивается, эксель перестает справляться. Без автоматизации финансового учет не обойтись: он экономит время и избавляет от ошибок. У меня есть опыт использования ПланФакта в разных бизнесах. Сервис подходит для любого направления, но особенно полезен, когда у компании:

— несколько банковских счетов;

— много платежей и поступлений по разным направлениям на один и тот же счет.

За 5 лет работы с ПланФактом в двух компаниях получились такие результаты.

1. Я избавился от проверки операций и сверки счетов. Раньше на эту работу уходило до 5 часов в день. Процесс делегировал — учет ведут сотрудники.
2. Сэкономленное время трачу на зарабатывание денег, развитие новых проектов, обучение и общение с клиентами. Это мой главный результат автоматизации финучета.
3. Мы ввели целевые фонды, чтобы не вынимать деньги из операционной деятельности.
4. Вовремя обнаружили рост расходов на логистику, подняли наценку на 10% и увеличили маржинальность.
5. Контролируем своевременность выставления счетов — так компания расходует равномерно и избегает крупных платежей.

Планируем автоматизировать финансовый учет в закрытом бизнес-клубе. Бизнес вырос. Эксель и сервис «Дзен-мани» уже не справляются со своими задачами.

Автоматизировать учет и навести порядок в финансах бизнеса не так сложно. Грамотный подход к финучету поможет быстрее развивать бизнес, закрывать убыточные направления и инвестировать в прибыльные.

Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в телеграм-канале и блоге ПланФакта.