Все пути ведут в Excel. Почему сотрудники не пользуются BI, и как мягко адаптировать пользователей к инновациям с помощью модели ADKAR
В условиях меняющихся требований рынка компании сталкиваются с необходимостью получения максимальной ценности из бизнес-данных. Однако, внедряя для этого новые Business Intelligence технологии, ИТ-специалисты и инициативные руководители нередко сталкиваются с саботажем бизнес-пользователей.
Сотрудники не проявляют должного интереса к новым аналитическим решениям. Вместо использования наглядных дашбордов они возвращаются к громоздким таблицам Excel и ручному вводу данных.
Согласно исследованию Gartner, 77% руководителей подтверждают, что их команды не готовы к технологическим изменениям. Усталость от перемен приводит к тому, что намерение сотрудников оставаться у своего работодателя снижается на 42%.
Несмотря на амбициозные планы, внедрение системы аналитики часто завершается возвращением к привычным методам отчетности, и бизнес теряет миллионы, затраченные на проект.
Тем не менее гибкость и адаптивность необходимы для успешного существования на рынке. Увольнять несогласных — крайняя и неэффективная мера, поэтому опытные руководители стараются стимулировать интерес к изменениям изнутри.
В этой статье мы рассмотрим, что делать, если искра так и не пробегает между вашими бизнес-пользователями и дашбордами. Поделимся моделью адаптации к изменениям ADKAR и конкретными способами замотивировать сотрудников перейти к BI.
Причины отказа сотрудников от использования BI-систем
По данным опроса более 214 руководителей от BARС (Business Application Research Center), основными причинами, препятствующими быстрой адаптации к BI, становятся:
- Отсутствие должной подготовки и обучения по работе в системе
- Некачественные данные, к которым у пользователей нет доверия
- Скептицизм к инициативам руководителей, а значит, непонимание ценности внедрения
- Сложный интерфейс и функциональность решения
Кроме того, сотрудники не любят BI, потому что:
- Не осознают многочисленные преимущества бизнес-аналитики
Для обычных пользователей BI выглядит как набор графиков на экране. Они не знают, как системы бизнес-аналитики обеспечивают хранение, подготовку и нормализацию исторических и текущих, внутренних и внешних данных, становясь единой версией правды для принятия решений.
- Не понимают, как BI может решить именно их проблемы
Сотрудникам не хватает знаний о том, как с помощью BI корректировать оперативные и стратегические цели, решить задачи их направлений деятельности, разработать новые планы для повышения эффективности уникальных процессов.
- Считают, что новый инструмент обернется для них еще большим количеством работы
Благодаря автоматизации процесса сбора данных и распараллеливания процессов пропадает необходимость ожидания выгрузки от других подразделений. Это создает впечатление увеличения объемов работы, хотя в действительности позволяет не прерывать решение остальных задач.
- Боятся автоматизации, так как недостаточно технически подкованы
Кажется, что обучение системе займет много времени и сил. У сотрудников нет понимания, что созданию базовых визуализаций в современных BI-платформах можно обучиться за несколько часов.
- Не хотят работать и остерегаются прозрачности процессов
Бывает, что сотрудники не поддерживают демократизацию данных — открытость и доступность данных для всех без привлечения ИТ, так как это скомпрометирует их, раскроет их махинации и нежелание работать. В таком случае нужно искать корень проблемы глубже, чем в новых технологиях.
Все эти факторы приводят к тому, что новое ПО, возможно, точечно и будет использоваться в одном из отделов компании, но большая часть сотрудников вернется к электронным таблицам. Сведение экселевских файлов и скачанных из BI отчетов породит еще больший хаос в данных, чем был изначально.
Модель управления изменениями ADKAR
Для решения проблем адаптации и плавного внедрения изменений существует модель ADKAR, нацеленная на вовлечение пользователей в проект.
Модель описывает цели и результаты инноваций, предоставляя руководителям стратегии управления сопротивлениями, а сотрудникам — мотивацию к адаптации.
ADKAR — акроним, отражающий необходимые шаги для достижения успешного изменения:
A — Awareness (Осведомленность)
Пользователь осознает, почему изменения необходимы
Шаг включает в себя обсуждение с сотрудниками проблем, которые нужно решить, и преимуществ, которые принесут изменения. Также на данном этапе осуществляется сбор требований сотрудников к системе.
D — Desire (Желание)
У пользователя появляется стремление поддерживать изменения
Информационная работа с сотрудниками должна привести к желанию вовлекаться в проекты бизнес-аналитики. На этом этапе важно определить роли в процессе преобразований для каждого пользователя и поддержать их инициативы.
K — Knowledge (Знание)
Пользователь понимает, какие его навыки помогут внедрить изменения и обучается новым процессам и инструментам
На данном этапе бизнес должен обеспечить для сотрудников обучение, позволяющее перейти на новый уровень работы с данными. Если грамотно не обосновать необходимость обучения, сотрудники могут воспринять его как дополнительную нагрузку и еще больше саботировать процесс.
Обучение бизнес-аналитике для начинающих разработчиков и бизнес-пользователей
A — Ability (Способность)
Пользователь умеет применять полученные знания на практике
Шаг включает в себя практические тренинги и использование BI для решения конкретных бизнес-задач. На данном этапе руководителю важно четко сформулировать задачи для каждого сотрудника.
R — Reinforcement (Укрепление)
Пользователь получает поддержку за успешное освоение системы
Чтобы изменения были устойчивыми, важно признавать успехи сотрудников и внедрить материальные и нематериальные поощрения за успешную адаптацию. На проектах внедрения корпоративных аналитических систем команда Qlever принимает активное участие в адаптации и обучении пользователей.Мы разработали ряд авторских курсов по основам работы в BI, который прошли более 300 учеников Курс Qlik Beginner Этот курс для вас, даже если вы не программист, но желаете научиться самостоятельно визуализировать данные в Qlik Sense Курс Fine BI Научим создавать интерактивные дашборды на базе self-service платформы FineBI Обучение PIX BI Поможем стать высококлассным экспертом и научиться визуализировать данные на платформе PIX BI *** Приводим некоторые действенные способы повышения вовлеченности бизнес-пользователей, которые используем сами: Любое BI-приложение набирает популярность, когда оно помогает пользователям быстрее и эффективнее достигать их реальных целей. Решение должно быть гибким, обеспечивать доступность данных, предлагать наглядные визуализации и поддерживать функции самообслуживания (self-service). В основе любого проекта бизнес-аналитики должны лежать качественные, доступные и актуальные данные. Без них ни одно современное ПО не будет предоставлять корректные результаты. Главной целью внедрения решений должно стать повышение доверия сотрудников к данным. Для сбора, хранения, нормализации и демократизации данных поможет разработка корпоративного хранилища данных. Что такое Data Warehouse и как оно помогает экономить бизнесу? Совместно с партнером внедрения подготовьте кейсы использования BI и покажите заинтересованным лицам. Персонализируйте адаптацию для разных функциональных направлений или отделов, чтобы сотрудники могли обучиться работе в системе на релевантных примерах дашбордов. Какие бизнес-задачи решают BI-системы? Для многих сотрудников лучше один раз увидеть и «покрутить» демоверсию платформы, чем сто раз услышать рекламные слоганы. Если в процессе внедрения или работы в новом ПО сотрудники могут столкнуться с препятствиями, сложностью обучения или перестройкой привычных им процессов, расскажите об этом заранее и разработайте меры траблшутинга для экстренных ситуаций. В первую очередь, ориентируйтесь на тех, кто уже работал с BI или более технически подкован. Это поможет разработать практики, которые смогут использовать и другие пользователи. Но не позволяйте только опытным сотрудникам диктовать выбор инструментов или шаблонов отчетов. В каждом коллективе есть свой негласный лидер, который привносит инновации и ведет за собой остальных. Найдите или воспитайте того, кто станет транслировать важность работы с данными среди коллег и своим примером показывать, что изменения — это не страшно. Оповещайте пользователей о целях и этапах проекта на корпоративных порталах, создайте чаты в мессенджерах и отвечайте на возникающие вопросы. Привлеките к оповещениям отдел маркетинга и внутренних коммуникаций, чтобы легко и с юмором преподносить нововведения. Опрашивайте сотрудников спустя время после введения решения в эксплуатацию. Уточняйте, чего им не хватает, и что можно было бы усовершенствовать. Улучшайте пользовательский опыт, и каждый следующий проект будет восприниматься с большим энтузиазмом. *** В моменты адаптации сотрудников к BI важно помнить, что некоторые люди никогда не захотят меняться, и это нормально. Обеспечьте пользователей всем необходимым для эффективной работы: современным ПО с возможностями self-service, качественными, достоверными данными, внутренней техподдержкой, курсами для обучения.Qlever Solutions имеет опыт внедрения аналитических приложений для сотен пользователей из разных подразделений: от бухгалтерии и HR до продаж и производства. Мы индивидуально подходим к выбору платформ для внедрения, учитывая нюансы будущего обучения. Предлагаем нашим клиентам курсы Qlik Sense, PIX BI, FineBI, которые подойдут даже сотрудникам с минимальными техническими знаниями.
При использовании модели AKDAR в крупных проектах важно учесть, что сотрудники могут двигаться по этапам с разной скоростью, и не забывать проводить дополнительные мероприятия для поддержки тех, кто испытывает трудности адаптации.Что конкретно предпринять, чтобы пользователи полюбили BI?
Выбирайте правильный инструмент BI
Обеспечьте единый доступ к качественным данным с помощью DWH
Продемонстрируйте возможности BI на реальных примерах
Честно сообщайте о проблемах и рисках
Начните адаптацию с более опытных пользователей
Найдите амбассадора, который продвинет ваши идеи среди сотрудников
Создайте информационную поддержку проекта
Не забывайте получать обратную связь
Сотрудники не хотят пользоваться дашбордами?
