Автоматизация платежного календаря в 1С:ERP: избежание кассовых разрывов и контроль платежеспособности компании

Возможно, в компаниях с небольшими оборотами без этого можно обойтись, но если мы рассматриваем крупные холдинги с большим количеством контрагентов, подразделений, то без четкого планирования будет намного сложнее анализировать и контролировать состояние платежеспособности компании.

В данном случае стоит обратить внимание на использование платежного календаря — инструмента оперативного (краткосрочного) планирования, с помощью которого компания может управлять поступлением и расходованием денежных средств, контролировать кассовые разрывы и исполнение обязательств перед своими контрагентами.

РАБОТА С ПЛАТЕЖНЫМ КАЛЕНДАРЕМ В СИСТЕМЕ 1С:ERP

Начнем с того, что обычно краткосрочное планирование охватывает период не больше недели, и в платежном календаре системы ERP пользователи могут самостоятельно настраивать данный горизонт планирования, указав количество дней, в течение которых будут фиксироваться списания и приходы на основании операционных документов (скрин).

В 1С:ERP по умолчанию происходит автоматическое заполнение платежного календаря (как и в 1С:УТ и других конфигурациях) на основании имеющейся учетной информации. В зависимости от специфики бизнес-процессов компании, требований управленческого учета, платежный календарь может дополняться данными необходимыми для планирования.

Исходя из нашей практики ведения проектов, где требовалась работа с функционалом платежного календаря, пользователи в основном хотели перестроить его под формат своей работы. Этот инструмент достаточно гибкий, поэтому позволяет корректировать в системе различные параметры или показатели (например, добавлять комментарии, указывать, с какого расчетного счета отправляется платеж, настраивать аналитику по НДС в разрезе ставок, указывать ответственных лиц и многое другое).

Для удобства работы той или иной компании календарь используют в двух видах:

Основная задача платежного календаря — не допустить кассовых разрывов в финансовой деятельности организации. Представим, что производственной компании нужно в срочном порядке такого-то числа провести оплату поставщику. И она понимает, что данной суммы нет в бюджете. Чтобы избежать подобных ситуация, нужно использовать возможности платежного календаря, чтобы контролировать все ежедневные расходы и доходы и вовремя выполнять обязательства перед поставщиками, не допуская штрафных санкций.

Одним из важных моментов платежного календаря в 1С:ERP является возможность настройки количества планируемых дней. Здесь важно понимать, что горизонт планирования может начинаться с разной даты, которая необходима пользователю. По умолчанию платежный календарь планируется с текущей даты (когда зашел, с той и начала планировать платежи). Но в нашей практике нередки случаи, когда пользователям нужно сдвигать горизонт планирования, чтобы проанализировать прошлые периоды.

Помимо этого, в платежном календаре 1С:ERP есть возможность отбирать данные календаря по банковским счетам, валютам и т.д. Таким образом, если компании в управленческой отчетности нужны финансовые данные, например, в $, то в платежном календаре есть возможность провести перерасчет в данной валюте. И данная опция настраивается отдельно под потребности компании.

В платежном календаре отображаются остатки на начало и конец конкретного периода. Причем есть такая особенность, как отображение остатков в разных валютах, которые автоматически группируются в платежном календаре. В данном случае суммируются все поступления и списания, и итоговый результат выводится в необходимой для финансового директора или управленца валюте. Таким образом, они понимают общую массу денег в той или иной валюте.

Это действительно важный инструмент, если компания хочется детализировано видеть ежедневное состояние финансов, строить прогнозы по доходам компании за конкретный период.

Платежный календарь позволяет получать все данные о планируемых поступлениях и списаниях на основании документов, созданных в 1С:ERP (заказов поставщикам и клиентам, графиков платежей по заключенным договорам). И данные операции полностью автоматизированы. Например, компания заключила с поставщиком сделку на доставку комплектующих материалов. В ERP создается заказ поставщику, в котором отражаются данные о сроках, объемах и формах оплаты и эти данные автоматически могут попадать в платежный календарь.

Если в компании процессы выстроены таким образом, что данные в платежный календарь должны попадать только по казначейским документам, тогда в 1С:ERP создается документ «Заявка на расходование денежных средств» и планируемое списание в платежном календаре отражается только по этим документам.

Процесс в большинстве компаний выглядит так: создан заказ поставщику и прогнозируемая оплата строиться от заявки на кассовых расход после согласования с финансистами, а уже согласованная к оплате Заявка попадает в оплату и отправку в Клиент-банк.

Платежный календарь в 1С:ERP поддерживает ряд функций, которые позволяют управлять планированием списания, не редактируя сами «Заявки на расходование денежных средств» (то есть не открывая данный документ). К этим функциям относятся такие как: перенос платежей по датам и счетам, разбивка платежей по суммам без деления «Заявки на расходование денежных средств», а также автоматическое формирование документов для пополнения средств на банковских счетах из платежного календаря (перевод со счета на счет, получение денежных средств в кредит и т.д.).

При грамотном ведении платежного календаря компания сможет эффективно анализировать и контролировать поступление и расход денежных средств — это позволит оперативно реагировать и принимать правильные решения по управлению бизнесом.

Если вы понимаете, что в вашей компании есть сложности в целом по движению денежных средств, вы сталкиваетесь раз за разом с расхождениями в данных финансовой отчетности, хотите видеть прозрачную картину платежной дисциплины клиентов или дебиторов, то вам в первую очередь стоит начать с подробного анализа всех бизнес-процессов компании.

Наши специалисты готовы провести экспресс-обследование текущих процессов вашей организации, найти слабые места и предложить решение под вашу специфику бизнеса.