Автоматизация accruals в 1С: быстрый путь к достоверным и своевременным данным по расходам и доходам компании

Отсюда вытекают сложности с корректным отражением данных, так как в бухгалтерском и управленческом учетах расходы принимаются в том периоде, в котором были получены документы.

Мы разработали готовое решение (на базе 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) для компаний, которые хотят получать точную информацию о финансовых результатах с учетом всех расходов в отчетном периоде вне зависимости от наличия подтверждающих документов.

Оставляйте заявку — мы расскажем, как работает готовое решение по автоматизации accruals.

Некоторые закрывают на это глаза (привыкли так работать), но при подготовке финансовой отчетности, которую отправляют как в налоговые органы, так и демонстрируют инвесторам и кредиторам для привлечения их внимания к возможному сотрудничеству, лучше опираться на изначально достоверные и своевременные данные без расхождений. Подобные расхождения в разы увеличивают трудозатраты на ведение учета, так как специалистам приходится выполнять двойную работу по сведению данных в разных учетах, чтобы не увеличивать количество возможных ошибок.

Подобные ситуации можно предотвратить, если начать использовать пока что еще не слишком популярный у большинства компаний, но действительно полезный, метод условных начислений (accruals). Суть данного подхода состоит в следующем: результаты любых экономических операций должны признаваться и отражаться в том же периоде, в котором они произошли, вне зависимости от наличия подтверждающих документов или фактов оплаты. То есть затраты по любым операциям должны максимально сопоставляться с доходами, которые они принесли.

КАК ВЫГЛЯДИТ СИТУАЦИЯ С УСЛОВНЫМИ НАЧИСЛЕНИЯМИ НА СЕГОДНЯШНИЙ ДЕНЬ

Сейчас большинство компаний в управленческом учете отражает фактические данные по текущим расходам, то есть по тем, которые в конкретном периоде фактически произошли. Если расход был произведен, но он не был подтвержден документально, то эти данные нельзя будет принять в налоговом учете.

Отсюда вытекают два варианта, с которыми можно работать:

1. делать проводку условных начислений только в управленческом учете, соответственно, отражать в финансовом результате, и ничего не проводить в налоговом и бухгалтерском учете;
2. провести сближение учетных политик бухгалтерского и управленческого учета (отражать условные начисления и там, и там), чтобы в налоговом отчете появилась временная разница.

Условные начисления (accruals) можно разделить на 2 категории, у каждой из которых своя специфика.

1. Начисления по услугам

В данном случае не имеет значения с какими работает компания, с периодическими или нет. Такой тип начислений — это боль абсолютно всех компаний. Возьмем для примера услуги электроэнергии: они принимаются в расходы в том периоде, в котором были оказаны, независимо от наличия документов поставщика. При этом в налоговом учете сумма расходов будет отражена только при наличии подтверждающих документов.

1. Неотфактурованные поставки

Здесь речь идет о боли больше торговых и производственных компаний. Как это происходит. Компания принимает реальный товар, который поступает на склад, то есть переход права собственности состоялся. В складском учете отражается поставка, в бухгалтерском учете приход товара тоже отражается, только не отражается стоимость ТМЦ в налоговом учете до получения документов.

Получается, что при продаже или списании ТМЦ должна быть отражена временная разница в налоговом учете, которая будет погашена после получения документов поставщика.

Если вы сталкиваетесь со сложностями учета спецодежды и спецоснастки, мы вам поможем это исправить! Мы разработали специальный отчет, который позволяет увидеть суммовые данные по перемещениям и списаниям ТМЦ в том же периоде, в котором они отражены по документам вне зависимости от даты передачи их в эксплуатацию.

В следующем периоде, когда документы на товар поступают за прошедший, появляется необходимость корректировки данных. В части себестоимости в первом месяце, когда прошла реализация неотфактурованного товара, себестоимость в бухгалтерском учете будет больше, чем в налоговом. А в следующем периоде компания получит ровно другой результат.

На сегодняшний день существующие системы с автоматическим начислением accruals по услугам и неотфактурованным поставкам почти не работают. В 1С:ERP разработан функционал, но он нацелен только на складской учет и не может отражать разницу в регламентированном учете по проводкам и по закрытию периода на финансовый результат компании. То есть в системе получается, что неотфактурованная поставка проходит по бухгалтерскому и налоговому учету, но формируя разницу.

Но выход из ручного вмешательства в работу с условными начислениями есть — можно использовать несколько способов автоматизации accruals:

1. провести автоматизацию для работы с периодическими условными начислениями через график договоров, в котором есть определенная сумма, которую можно использовать;
2. если мы говорим о непериодических условных начислениях, то рассматривая в рамках бюджетного процесса, когда компания согласовывает заявки на расходы, контролирует доходы и затраты, то создается некий резерв, который можно использовать для автоматизации условных начислений.
3. в случае неотфактурованных поставок применяется 15 счет (заложено в функционал ERP). Данная опция дорабатывается в системе, чтобы корректно отражать данные в бухгалтерском и налоговом учете.

ПРИМЕР ОТРАЖЕНИЯ ACCRUALS В 1С:ERP И 1С:КА (УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ ПО СТАТЬЯМ БЮДЖЕТА)

Рассмотрим пример отражения условных начислений для формирования бюджета в 1С:ERP и 1С:КА. Здесь используется «Экземпляр бюджета». Для бюджетирования используем справочник «Статьи бюджета», по которым формируем бюджеты и настраиваем получение факта.

Возьмем следующие условия расходов на рекламу в июне 2021 года. Допустим, в рамках годового бюджета ООО «Альфа» по статье «Расходы на рекламу» запланированы расходы.

Интернет-агентство (аналитика по статье)

1. Январь — 200 тыс. рублей;
2. Февраль — 0;
3. Март — 100 тыс. рублей;
4. Апрель — 0;
5. Май — 0;
6. Июнь — 150 тыс. рублей;
7. Июль — 100 тыс. рублей;
8. Август — 0;
9. Сентябрь — 0;
10. Октябрь — 0;
11. Ноябрь — 0;
12. Декабрь — 0.

Рекламная кампания «Москва» (аналитика по статье)

1. Январь — 300 тыс. рублей;
2. Февраль — 0;
3. Март — 200 тыс. рублей;
4. Апрель — 0;
5. Май — 0;
6. Июнь — 100 тыс. рублей;
7. Июль — 50 тыс. рублей;
8. Август — 0;
9. Сентябрь — 0;
10. Октябрь — 0;
11. Ноябрь — 0;
12. Декабрь — 0.

В системе отражаем планируемые расходы по статье в операционном плане. Для этих целей в ERP/КА не предусмотрено подходящего документа, поэтому используем документ «Отражение прочих доходов и расходов», который позволяет отражать расходы только по регистрам управленческого учета.

В июне 2021 планируется произвести закупку рекламных услуг, расходы по которым отражаются по статье бюджета «Рекламные услуги»:

1. Рекламная кампания «Москва» — 300 000 руб.
2. Интернет-агентство — 200 000 руб.

Как видно на скриншоте, в качестве статьи расходов мы указываем статью, по которой будет отражен фактический расход, а в качестве статьи активов/пассивов — статью «Начисление accruals», где аналитику установили «Контрагент», чтобы в дальнейшем понимать, как начисляли accruals.

Сумму в документе указываем только по управленческому учету. После проведения будут сформированы записи в регистре «Прочие расходы», на основании которых будет отражен факт для бюджета.

При формировании план-факта по бюджету сумма accruals отражается, как сумма по факту.

Для получения факта по бюджету необходимо настроить правила получения для статьи бюджета.

Важно понимать, что в зависимости от потребностей бюджета, не всегда можно получить требуемую аналитику. На нашем примере, при начислении accruals мы используем статью активов/пассивов, где возможно определить только 1 аналитику. В этом случае для получения фактических данных, мы создали счет 60.УН, в котором определили нужную аналитику и в правилах построили произвольный запрос.

На начало следующего месяца мы сторнируем ранее начисленный accruals. Сторно accruals отражаем также документом «Отражение фактических данных». Если в течение июля документы не будут получены, то повторно отражаем начисление accruals и так повторяем до того момента, пока не будут получены документы поставщика.

Отражение фактического расхода

В июле рекламная кампания «Москва» предоставила документы на сумму 250 000 руб. за оказанные услуги в июне, интернет-агентство документы не предоставила.

Отражение фактического расхода в 1С ERP/1С КА выполняем с помощью документа «Приобретение услуг и прочих активов».

В бюджете расходов суммы не изменятся, т.е. за июнь факт так и останется 500 000 руб., а в июле будет 0, так как расход по факту +. Сторно accruals в этом же размере.

Но при этом по статье активов/пассивов «Начисление accruals» останется остаток, который покажет сумму, на которую необходимо скорректировать бюджет, если сумма accruals и факта отличаются. Эта информация будет служить контролем за accruals.

Как видите, полностью готового функционала для использования метода начислений не существует. Но с небольшими доработками и настройками можно провести формирование accruals.

В данный момент у нас реализовано готовое решение по автоматизации accruals, которое позволяет избежать ошибок при отражении условных начислений в учете и контролировать последующие отражения. Наши специалисты имеют успешный опыт в этом направлении и готовы вас проконсультировать.