Какая HR-система подходит для вашего бизнеса?

В России растёт спрос на HR-менеджеров с навыками автоматизации: в 2023 году на hh.ru было открыто на 47% больше таких вакансий по сравнению с 2022 годом. Это каждое третье предложение для специалистов по управлению персоналом. Беспрецедентный кадровый голод подталкивает бизнес к автоматизации процессов найма, и спрос рождает предложение. Сегодня в России доступны десятки специализированных систем и универсальных all-in-one HR-решений. В чём заключаются их плюсы и минусы и что подойдет для цифровизации процесса работы с персоналом именно в вашей компании, разбиралась Марина Хадина, директор по развитию CRM-системы Talantix (входит в HR-экосистему сервисов hh.ru).

Best-in-class: под каждую задачу — свое решение

Специализированные HR-системы (best-in-class) — это решения, предназначенные для цифровизации конкретного направления работы с персоналом или даже задачи. Например, это может быть подбор сотрудников (рекрутинговая CRM-система), кадровый документооборот (КЭДО), адаптация, обучение и развитие сотрудников (LMS) или же решение точечной задачи, например, проведение тестирований. Кстати, исследование нашей команды Talantix показало, что спрос на знание и умение работать в специализированных HR-системах растёт. Так, в 2023 году потребность российского бизнеса в специалистах со знанием КЭДО выросла сразу на 97%, в экспертах по автоматизации подбора — на 48%, а в специалистах со знанием ИТ-решений для адаптации — на 29%.

Подобные профессиональные решения идеально подходят для компаний, имеющих уникальные потребности в HR. Например, если ваш бизнес на данном этапе развития ориентирован на быстрый набор талантов и расширение команды, то оптимальным выбором может стать CRM-система для управления подбором.

Преимущества специализированных HR-систем:

● Глубина функциональности. Поскольку эти системы сосредоточены только на решении конкретной задачи, то они предлагают более технологичные инструменты с максимально проработанными уровнями и сценариями работы, учитывают контекст и сферу применения, соответствуют ожиданиям и потребностям профессиональных HR-специалистов. Это означает, что какое бы направление вы ни оцифровывали, можете быть уверены — специализированные системы помогут решить максимум задач и с высокой эффективностью для вашей компании.

● Постоянное пополнение и обновление инструментов. Это преимущество вытекает из первого: скорость развития таких сервисов на порядок выше, чем у комплексных решений: такие системы быстро адаптируются под запросы целевой аудитории, учитывают актуальные тренды и явления как в работе с персоналом на разных этапах, так и на рынке в целом, и внедряют новые инструменты. Почему это плюс? Потому что потребности вашей компании тоже растут и меняются со временем, и специализированная HR-система сможет удовлетворять их своевременно и эффективно.

● Гибкость интеграции. Как правило, такие системы легко интегрировать с другими сервисами, которые применяет HR-команда, используя API. Например, благодаря этому технологичному инструменту информация из кадровых и внутренних систем учёта заявок на открытие новых вакансий автоматически загружается в вашу рекрутинговую систему. Тот же API позволяет передавать данные из неё в нужный вам сервис: например, в систему кадрового документооборота, адаптации и обучения новичков. Подобная гибкость гарантирует, что вы сможете создать единую бесшовную цифровую HR-экосистему внутри компании, объединить все используемые решения и процессы без ограничений.

● Простота использования. Преимущество специализированных систем — их простота и удобство, ведь они, в отличии от многофункциональных решений, предназначены для выполнения одной ключевой функции. Внедрение и освоение обычно происходит очень быстро. Как контрпример можно вспомнить тот же SAP — сложное многоступенчатое программное обеспечение, для работы в нём требовалось полноценное обучение.

● Цифровизация в нужном вам темпе. Использование HR-системы для конкретной задачи или направления работы с персоналом даёт возможность постепенной HR-цифровизации процессов в соответствии с индивидуальными потребностями и приоритетами вашего бизнеса. Как итог это позволяет последовательно использовать ресурсы компании и снизить зависимость от одного поставщика ПО.

Ограничения специализированных HR-систем:

● Фрагментированный рабочий процесс. Использование нескольких систем с развитием компании может привести к раздроблению рабочего процесса и неудобству. Поэтому лучше стараться внутри функции иметь хотя бы одно решение, а с ростом компании и HR-процессов оптимизировать отдельные решения в пользу основного.

● Ресурс ИТ-команды на каждую интеграцию. Хоть и небольшой, но этот ресурс необходимо заложить в планы на развитие ИТ-инфраструктуры. Иногда продукты делают объединяют свои разные решения или делают готовые интеграции. Так, в CRM-системе Talantix реализованы готовые интеграции с сервисами Авито, telegram и др., — так клиенты получают готовое решение без необходимости делать свои интеграции в этом месте.

All-in-one: комплексный подход

Универсальные HR-решения (all-in-one) — это программное обеспечение, которое предлагает полный набор инструментов для решения основных HR-задач: от подбора персонала до мониторинга вовлечённости уже нанятых сотрудников, их развития и повышения эффективности. Такие сервисы работают в формате «единого окна» — для решения всех вопросов, связанных с сотрудниками в вашей компании.

Преимущества универсальных all-in-one HR-решений:

● Объединённый функционал в едином сервисе. Набор цифровых инструментов в одной системе значительно упрощает совместную работу HR-команды. Сотрудники могут получить доступ ко всем инструментам, которые необходимы им для работы, без переключения между разными системами. Это экономит рабочее время и повышает общую эффективность.

● Экономия средств. В отличие от покупки нескольких сервисов, необходимых при использовании одноцелевых программ, приобретение универсальной HR-системы может привести к потенциальной экономии для вашей компании. Однако стоит выбирать сервис, который, действительно, позволит решить все задачи в рамках работы с персоналом, и в то же время не будет избыточным.

● Удобный путь для пользователей. Использование единого комплексного решения — более комфортный и удобный пользовательский опыт: единый кабинет, где собрана вся необходимая информация, индивидуальный план развития и назначенное обучение, кадровые документы, план отпусков и многое другое. В свою очередь, кандидат, который только принял оффер, сразу может получит план адаптации и пройти пребординг.

● Демократизация аналитики. Возможность собирать и анализировать данные по всем направлениям в едином решении — значимая ценность для работы HR-команды. Это и улучшает само восприятие HR-аналитики как необходимого компонента рабочего процесса, и повышает её вес при принятии решений. В то же время в узкоспециализированных сервисах есть API, который поможет собирать и бесшовно передавать качественные данные в единый аналитический инструмент или приложение для мониторинга ключевых показателей.

Ограничения универсальных all-in-one HR-решений:

● Поверхностная функциональность. Комплексные HR-системы охватывают разные, но лишь основные функции, их глубина может быть недостаточной, а уровни настройки — не настолько проработанными, как у отдельного специализированного сервиса. Максимально охватить интересы самых разных компаний в рамках одного стандартного подхода, как правило, невозможно.

● Интерфейс. Решения all-in-one часто имеют более сложный интерфейс— из-за широкого охвата функций. Это может привести к увеличению времени адаптации в нём и снижению начального уровня внедрения.

● Ограниченная настройка. Поскольку многофункциональные решения предназначены для параллельной оцифровки различных HR-процессов, они могут не обеспечивать такую ​​же гибкость, как специализированные системы. Это может быть недостатком, если ваши конкретные задачи выходят за рамки возможностей универсального решения.

● Зависимость от одного поставщика. Это ограничение очень ярко проявилось, когда ряд разработчиков и вендоров ПО приняли решение об уходе с российского рынка. Но риски связаны не только с «гражданством» поставщика — компания может перепрофилироваться или закрыть продукт, наконец, может просто значительно изменить условия предоставления услуг, что окажется критичным для вашего бизнеса и повышает риски приостановления работы HR-команды.

● Затраты на то, что не нужно. Многие из комплексных систем управления персоналом содержат разнообразные инструменты, которые или не всегда нужны, или не адаптированы к потребностям конкретной компании. Если на данном этапе развития вашего HR-направления в них нет необходимости, а отключить их невозможно, то, вероятно, пока такие системы не для вас.

Аналитика HR-цифровизации в России показывает, что пока лишь единицы компаний предлагают комплексные решения. Причем растёт этот сегмент медленнее, чем ниша специализированных систем и сервисов Так, согласно данным Smart Ranking, сегмент комплексных HR-решений в 2023 году вырос только на 31% по отношению к 2022 году. А, например, рост в КЭДО (кадрового электронного документооборота) — в два раза.

Всё это говорит о том, что сейчас — лучшее время, чтобы применять специализированные системы под актуальные и нужные для бизнеса направления работы с персоналом. Более того, высокая индивидуализация таких сервисов и комбинация их друг с другом помогут не только в цифровизации HR-процессов, но и в устойчивом развитии бизнеса.

Вместо выводов:

Нет плохого или хорошего решения. Есть те, которые подходят под ваши задачи и условия компании уже сейчас или пригодятся уже завтра. Всё зависит от потребностей вашего бизнеса, профессионального уровня и предпочтений вашей HR-команды и особенностей вашей ИТ-инфраструктуры. Как специализированные системы, так и комплексные решения имеют свои преимущества и ограничения. Тщательно рассмотрев свои задачи и цели, вы сможете сделать лучший выбор HRtech-сервиса для своего бизнеса.