Внедрение CRM для центра косметологии и стоматологии

20 мая 2021 года в нашу компанию обратилась директор медицинского центра Галия с целью оптимизации работы отдела продаж и внедрения CRM системы.

Оказание стоматологических и косметологических услуг представляет собой ту отрасль бизнеса, которая связана с работой с клиентской базой и хранением большого количества информации. Так как конкуренция в нише огромная, то администраторам важно видеть все поступающие обращения и оперативно их обрабатывать. Забыть о клиенте — значит потерять деньги, которые были потрачены на его привлечение! А для данного направления бизнеса это слишком высокая цена. Но медцентрам важно не просто привлечь клиента, а удержать его и сделать постоянным! Ведь, единоразовое посещение клиники с минимальным чеком (например,на лечение кариеса) скорее всего даже не окупит затраты на рекламу.

Поэтому основной запрос Галии состоял в следующем:

— объединить все источники заявок в одном месте

— автоматически фиксировать все обращения с системе, чтобы не потерять ни одного клиента

— подключить IP-телефонию для фиксации звонков и записи разговоров

— получить инструмент для мониторинга аналитики и контроля работы администраторов

— прогревать клиентов по воронке продаж на повторные посещения центра

Наша работа с центром «Евродент» началась с комплексного предпроектного аудита (ППА), на котором мы провели исследование сети центров, оцифровали текущие бизнес-процессы, описали запросы и способы их реализации с помощью функционала amoCRM.

Далее проект-менеджер REON провел защиту аудита перед директром центра, обосновал все этапы работы и их стоимость. После чего Галия уже приняла окончательное решение о продолжении работы с нашей командой и мы стартовали первый этап работ по внедрению CRM для косметологии и стоматологии.

Реализация проекта: оцифровка бизнес-процессов

После сдачи предпроектного аудита, мы приступили к старту первого этапа работ, а именно: созданию и согласованию с директором центра карты проекта. В итоге для «Евродент» было описано 3 конверсионных воронки продаж:

1. Первая «Основная» воронка продаж была описана для работы с новыми и повторными клиентами.

Администратор принимает заявку, квалифицирует пациента, записывает его на прием, прозванивает за день до приема для напоминания и подтверждения записи, и уже контролирует посещение центра.

Также в данной воронке контролируется посещение пациентов в рамках прохождения курсов лечения.

2. Вторая воронка «NPS» — это классическая воронка для сбора обратной связи у пациентов после приема.

Сделка автоматически создается в данной воронке после этапа «Посещение» в основной воронке продаж, после чего администратор прозванивает пациентов и собирает обратную связь по скрипту NPS.

3. Третья воронка «Гигиена».

Сделка в данной воронке создается автоматически при успешном закрытии клиента в основной воронке.

Администратору ставится задача «Связаться» через полгода, чтобы предложить клиенту записаться на гигиенический осмотр. После реализации в этой воронке, создается сделка в Основной на этапе «Записан на прием».

Каждый этап воронки продаж мы детально проработали:

— назвали этапы согласно технологиям продаж

— прописали действия и цели администраторов, которые необходимо выполнить на текущем этапе (перевести сделку на следующий этап сотрудник сможет только после выполнения описанных задач)

— назначили ответственных за сделки

— прописали необходимые автоматизации

— прописали автоматическую постановку задач на каждом этапе с нужным дедлайном

— прописали типы задач, чтобы можно было отслеживать, на что больше всего времени уходит у сотрудников во время продажи

— прописали дополнительные точки касаний

— прописали специфическую нишевую информацию, необходимая для квалификации клиента и перенесли её в CRM в виде полей.

Внедрение CRM для косметологии и стоматологии

1. На основе прописанной карты проекта, мы приступили к базовой настройке CRM:

— добавили в систему сотрудников (4 администратора и 2 куратора)

— разграничили права

— добавили обязательные и необязательные поля

— импортировали текущую клиентскую базу в систему (32.000 контактов)

— перенесли и настроили конверсионные воронки продаж

— настроили карточки сделки контактов

— настроили распределение заявок по сотрудникам

2. Подключили к amoCRM текущую IP-телефонию центра — «Телфин» для автоматической фиксации всех звонков в системе.

Посредством облачной АТС мы настроили запись всех разговор с клиентом с последующим переносом в карточку сделки. Пропущенные звонки также попадают в систему в статусе «незавершённые», а у администраторов высвечивается задача перезвонить и перевести сделку на следующий этап воронки.

3. Подключили СМС-центр и настроили автоотправку сообщений на определенных этапах воронки.

Это смс-сообщение с информированием пациента о дате/времени записи на прием, приветственное смс для новых клиентов, смс с благодарностью за посещение и тд.

4. Подключили WhatsApp и Instagram через i2crm.

Все заявки с данных cоцсетей и мессенджеров автоматически попадают в CRM, создается карточка клиента, а менеджеру ставится задача. Таким образом, ни одна заявка не будет потеряна, и администратор не сможет забыть её обработать.

Также администраторы могут общаться с клиентами в WhatsApp и Instagram прямо через CRM систему внутри карточки клиента! Переходить для этого в сами приложения не нужно!

5. Подключили сайт центра и кнопку чата на сайте, чтобы автоматически фиксировать все заявки с данных источников.

В ходе предпроектного аудита (ППА) было решено заменить живочат на сайте на сrm-плагин. Интеграция с чатом позволяла только получать сообщения от клиента в созданной сделке в формате примечаний, — плагин же позволяет после создания сделки еще и переписываться с клиентом из amoCRM.

6. Провели 4 обучения по корректной работе в amoCRM: для директора и руководителей, и отдельно для сотрудников центра. Во время обучения руководства мы затрагиваем такие темы как аналитика, отчетность, контроль работы менеджеров. Для персонала мы освещаем другие аспекты работы в системе: сделки, задачи, воронка продаж, списки и тд.

Все обучение записывается и в дальнейшем передается руководству компании для быстрого ввода в должность новых сотрудников.

Результаты внедрения CRM для косметологии и стоматологии

Запрос на автоматизацию директора косметологии и стоматологии был полностью реализован с помощью функционала amoCRM. Галия получила эффективный инструмент для оптимизации работы отдела продаж, а сотрудники — для ведения клиентов.

После сдачи проекта с медцентром «Евродент» мы не прощаемся! Ещё в течение 1 месяца мы бесплатно сопровождаем их отдел продаж, консультируем сотрудников и руководителей по всем возникающим вопросам и вносим необходимые правки в работу системы. Нам важно не просто настроить CRM для косметологии и стоматологии, а научить администраторов и руководство эффективно работать в ней!

Поэтому REON даёт пожизненную гарантию на внедрение CRM! Если после сдачи проекта что-то не работает по нашей вине — моментально исправим. Всегда.