Совершенно секретно: как обеспечить безопасность печати?

В большинстве случаев это просто неприятно и требует лишнего времени на перепечатку файлов. Но что, если в документах содержится конфиденциальная информация: персональные данные сотрудников или, еще лучше, коммерческая тайна?

По данным разных исследований, в среднем за рабочий день около 61% сотрудников печатают 11-50 листов, а 12% от 51 до 100. При том, опрос ВЦИОМ показал, что более половины сотрудников не беспокоятся о количестве напечатанных страниц. В крупных компаниях количество пропавших документов доходит до 20% — кто-то забывает забрать, кому-то «помог» коллега.

Многие организации часто оказываются более уязвимы именно перед внутренней угрозой. У сотрудников компании больше возможностей для осуществления утечки, так как они уже находятся в системе и зачастую имеют легальное разрешение пользоваться той информацией, которая будет украдена. Аналитики Accenture сообщают, что с внутренними угрозами информационной безопасности сталкиваются около 69% компаний.

Статистические данные говорят о том, что в отношении информационной безопасности небходимо быть непреклонным. Особенно если в компании информация «не для всех» — распространенное явление. Современные технологии позволяют обеспечить необходимый уровень защиты на уровне печатающего устройства и избавляют сотрудников от необходимости постоянно следить за распечатанными документами.

Для обеспечения информационной безопасности даже небольших предприятий требуется комплексный подход, который обеспечивает облачная платформа RSI и программного пакета FlexReleaseCXPackage. Сочетание облачных технологий и интеллектуальных устройств идеально подходит для парка до 5 печатных машин. При этом не требуются крупные предварительные инвестиции — сервисы предоставляются по подписке.

За счет шифрования документов и их хранения в очереди до начала печати, решение минимизирует риск утечки данных. Сохраненные задания печати автоматически передаются на печатающее устройство и отображаются на нем после аутентификации пользователя. После передачи данных, пользователь выбирает необходимые задания и запускает печать. Подобные меры безопасности заметно сокращают количество забытых или потерянных документов, которые никто не забрал или забрал другой человек.

RSI поддерживает разные способы аутентификации при взаимодействии с печатающим устройством. Пользователь может получить доступ к МФУ с помощью той же карты, которую он использует для входа в офис, или же использовать для авторизации PIN-код. Кроме того, возможна аутентификация с использованием стандартов ближней бесконтактной связи (NFC) и биометрических устройств. Аутентификация на общих сетевых печатных устройствах обеспечивает доступ к конфиденциальным данным только авторизованным лицам.

При использовании функций безопасной̆ печати данные шифруются во время передачи с клиента на сервер и с сервера на устройство в соответствии с политикой̆ безопасности компании. Зашифрованные данные не получится взломать даже в случае кражи жесткого диска.

Платформа устраняет необходимость использования нескольких приложений во время работы. Все ключевые этапы обработки документов можно объединить в едином пользовательском интерфейсе на МФУ. Решение предусматривает ряд дополнительных возможностей, повышающих эффективность процесса печати и снижающих риск взлома данных. К примеру, управлять модулем можно также с мобильного устройства. Функционал решения позволяет отправлять документы на печать удаленно с помощью расширений Mobile Intranet Extenders (MIE), обеспечивая при этом единообразие интерфейса на смартфоне и МФУ и высокий уровень конфиденциальности данных.

В итоге количество пропавших документов сокращается практически до нуля — согласитесь, сложно забыть распечатку, когда ты уже подошел к МФУ и авторизовался? Доступ к бумажным экземплярам при этом получает только владелец документа.

Однако для управления большим парком печатных машин облачного решения будет недостаточно. Сложный процесс документооборота в крупной компании требует больше функциональных возможностей и гибкости. Обеспечить безопасную печать при наличии от пяти и больше МФУ в офисе помогает on-premise решение Ricoh SLNX, которое не только поддерживают все функции платформы RSI, но также позволяет компании экономить на печати в долгосрочной перспективе.

SLNX обеспечивает внутренних ИТ-специалистов компании удобными инструментами администрирования больших парков МФУ, позволяя автоматизировать сканирование, проводить мониторинг любых печатных устройств в сети, группировать оборудование и создавать карту помещения для создания эффективных маршрутов печати. Решение позволяет внедрить в общую систему функции публичной или гостевой печати с помощью модуля MyPrint. За счет этого пользователю не обязательно быть в одной сети с МФУ, чтобы печатать документы.

Делегированная печать (руководитель печатает, секретарь снимает документ с МФУ)

Как правило, меры безопасности полностью исключают нецелевую печать. С учетом необходимости каждый раз авторизоваться, ощутимо сокращается объем печати личных документов. У компании появляется возможность управлять очередями печати, а если пользователь запаниковал и отправил 30 заданий, на выходе получится ровно столько экземпляров, сколько ему необходимо.

Американская компания Nuance Communications провела исследование, результаты которого показали, что около 40% цветных документов могли бы быть распечатаны в ч/б, за счет чего компании могли бы почти вдвое сократить расходы на краски.

За счет гибких настроек правил, SLNX перенаправляет задания на более производительные и подходящие для печати конкретных документов устройства. Пользователи могут настроить контроль цветной печати и принудительную конвертацию в ч/б или на двустороннюю печать для определённых групп пользователей и типов документов, и даже ограничить объем печ