Must-have 2021 года для бизнеса: платформы организации и планирования виртуальных событий

При выборе платформы виртуальных событий стоит учесть ряд параметров. Но если платформу, как сейчас, нужно подобрать быстро, хорошо иметь под рукой список необходимых функций, с которым онлайн мероприятие гарантировано пройдет успешно. Мы подготовили такой список-подсказку из 10 пунктов.

Настройка

Поинтересуйтесь у поставщика, какие настройки доступны в решении — например, предлагаются ли брендированные залы? Если участники войдут на страницу регистрации события и увидят логотип виртуальной платформы вместо вашего, это может сбить с толку. Еще обратите внимание на:

• Настраиваемые возможности регистрации
• Наличие фирменной веб-комнаты
• Настраиваемые шаблоны электронной почты

Особенности автоматизации

Автоматизация — уже обязательная функция любого планировщика событий в 2020 году, упрощающая организацию встреч. Тем более — если событие нужно создать быстро. При оценке платформ спросите у поставщиков, сколько времени занимает загрузка данных, сколько — создание страниц событий, и что из этого поддается автоматизации.

Интеграция программного обеспечения для управления событиями

Несмотря на то, что мероприятие проходит онлайн, по-прежнему нужны инструменты планирования, маркетинга и управления. Стоит узнать, предлагает ли платформа маркетинговые возможности по электронной почте, профессиональные услуги по регистрации событий, есть ли у нее мобильное приложение и насколько широк его функционал.

Здорово, если решение поддерживает интеграцию с социальными сетями — они могут сыграть большую роль в привлечении посетителей и вовлеченности на протяжении всего мероприятия. Так, участники могут захотеть поделиться цитатами, скриншотами или просто ссылкой на мероприятие.

Прямая трансляция

Возможность трансляции докладчиков и организаторов в прямом эфире не только придает важность докладу, но и привлекает участников благодаря интерактивности.

Не лишним будет вопрос об автоматических субтитрах и поддержке нескольких динамиков.

Предварительно записанный контент

Хотя зачастую виртуальные события идут в прямом эфире, для максимального вовлечения посетителей важно наличие опции загрузки записанных сессий и презентаций. Это пригодится и если основной докладчик не сможет выступать вживую в день мероприятия, но запишет эксклюзивный контент заранее.

Коммуникация и взаимодействие

На платформах крайне важно общаться с участниками на всех этапах проведения события. Поэтому не забудьте посмотреть, включены ли в решение функции чата, обмена сообщениями или группового чата, Q & A и обратной связи.

Запись контента

Созданный контент используется не только для продвижения будущих событий, но и позволит бывшим посетителям в любое время получить доступ к материалам, продлевая взаимодействие с брендом даже после окончания мероприятия. Обратите внимание на то, записывается ли и сохраняется содержимое мероприятия, если хранится — то где, сколько стоит эта услуга и как долго материалы будут лежать в доступе.

Устранение неполадок в реальном времени

Независимо от уровня подготовки, вероятность ошибок возможна. А поскольку все происходит онлайн, вероятность технических ошибок возрастает — например, перестает работать микрофон докладчика, сигнал ослабевает и т.д. Необходимо, чтобы поставщик решения мог оперативно устранять неполадки. Спросите, предлагает ли провайдер учебные занятия по использованию платформы для сотрудников и посетителей. Высока и важность работы отдела поддержки поставщика в необходимых вам временных зонах.

Аналитика и отчетность

Уточните, позволяет ли платформа запечатлеть многомерное представление о посетителях, их интересах, активности и уникальную, важную для вас, инвесторов и спонсоров информацию.

Вооружившись этими знаниями, перейдем к рассмотрению конкретных программных решений. Мы отобрали лучшие из мировых платформ и сравнивали их по таким параметрам из аналитической таблицы ROI4CIO : наличие сессионных залов;прямая трансляция и ретрансляция уже состоявшегося события; текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда; готовые шаблоны; встроенный планировщик событий; интеграция с социальными сетями; обмен файлами; скачиваемый контент; аналитика данных; интеграция CRM; цена.

Программное обеспечение

CVENT Virtual Attendee Hub

Cvent — всемирно известная комплексная платформа ивент-маркетинга и управления событиями, предлагающая программные решения для онлайн-регистрации мероприятий, выбора места проведения, рекламы и привлечения участников. Набор продуктов Cvent автоматизирует и упрощает весь процесс управления физическими, виртуальными и гибридными мероприятий.

Решение Virtual Attendee Hub компания запустила в 2020 году в связи с пандемией COVID-19 и глобальным переходом к виртуальным мероприятиям. Среди функций — отслеживание и анализ профилей посетителей, виртуальные стенды, где участники события могут самостоятельно планировать встречи с экспонентами или посещать комнаты видео тренировок, интерактивные инструменты, главный экран с ключевой информацией о событиях, опросы и расписание.

Пример оформления

Сессионные залы: да

Прямая трансляция: да

Прямой эфир состоявшегося события: да

Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: N/A

Интегрирование Webex, Zoom: Zoom

Готовые шаблоны: да

Планировщик событий: да

Интеграция с социальными сетями: да

Обмен файлами: N/A

Скачиваемый контент: да

Аналитика данных: да

Интеграция CRM: да

Цена: не указана, есть возможность получить демо-версию

Eventbrite

Eventbrite — полностью настраиваемая платформа планирования событий с интуитивно понятными инструментами регистрации, продажей билетов на мероприятия и продвижением. Может обслуживать как простые, так и большие, сложные мероприятия.

Eventbrite не взимает никакой платы за бесплатные мероприятия любого размера. Сбор осуществляется только за платные событие. Функции регистрации и отслеживания событий предлагают расширенные настройки и оптимизированы для мобильных устройств. На ваш существующий сайт может быть интегрирован легкий виджет, позволяющий продавать и отслеживать билеты. Для продвижения событий Eventbrite предоставляет поисковый каталог, полные профили организаторов, которые видны в поисковых системах, партнерских сетях.

Пример оформления

Сессионные залы: да

Прямая трансляция: да

Прямой эфир состоявшегося события: N/A

Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: N/A

Интегрирование Webex, Zoom: N/A

Готовые шаблоны: N/A

Планировщик событий: да

Интеграция с социальными сетями: да

Обмен файлами: N/A

Скачиваемый контент: N/A

Аналитика данных: да

Интеграция CRM: N/A

Цена: бесплатно для бесплатных мероприятий, от 2% + $0.79 за каждый проданный билет

Whova

Whova предоставляет программное обеспечение «всё в одном»: здесь можно создавать увлекательные очные, виртуальные или гибридные мероприятия, улучшать вовлечение посетителей, повышать ROI экспонентов и спонсоров. Платформа включает в себя функцию «Центр спикеров», помогающую администраторам автоматизировать процессы сбора информации о докладчиках, создавать для них веб-страниц с помощью шаблонов.

Ключевые функции Whova включают в себя генерацию бейджей событий, управление посещаемостью сессий, живой опрос и аналитику в реальном времени. Whova облегчает интеграцию с Eventbrite, Constant Contact, Cvent, RegFox и использует Zapier для интеграции с другими системами регистрации и управления отношениями с клиентами.

Пример оформления

Сессионные залы: N/A

Прямая трансляция: да

Прямой эфир состоявшегося события: да

Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да

Интегрирование Webex, Zoom: N/A

Готовые шаблоны: да

Планировщик событий: да

Интеграция с социальными сетями: да

Обмен файлами: N/A

Скачиваемый контент: N/A

Аналитика данных: да

Интеграция CRM: да

Цена: зависит от стоимости билетов на мероприятие, от 1% цены билета + 0,99$ за каждый проданный билет

INXPO Enterprise Webcast Platform

INXPO — видеоплатформа корпоративного уровня, построенная на надежной и масштабируемой основе. Разработана для маркетинга, корпоративного общения, стимулирования продаж и обучения сотрудников.

«Живую» презентацию INXPO можно преобразовать в видео, работает окно чата для вопросов и ответов. Веб-трансляция в прямом эфире поддерживает до 100 000+ зрителей. Платформа предоставляет полнофункциональный мобильный доступ ко всем веб-трансляциям и интерактивным взаимодействиям.

Инструмент Metrics Dashboard отслеживает активность посетителей в режиме реального времени, моментально генерируя аналитические данные, задействованы метрики для отслеживания электронной почты.

Пример оформления

Сессионные залы: да

Прямая трансляция: да

Прямой эфир состоявшегося события: N/A

Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да

Интегрирование Webex, Zoom: N/A

Готовые шаблоны: да

Планировщик событий: N/A

Интеграция с социальными сетями: да

Обмен файлами: нет

Скачиваемый контент: да

Аналитика данных: да

Интеграция CRM: да

Цена: не предоставлена вендором

Aventri

Решение Aventri также «все в одном» — его можно применять для различных целей. Так, планировщики мероприятий могут воспользоваться платформой для упрощения планирования и создания события, управления маркетинговой кампанией, регистрацией пользователей. Aventri помогает разумно распределять бюджеты на встречи, сокращать расходы и обеспечивать соответствие требованиям. Подходит платформа и для отельеров, позволяя им успешнее конкурировать в процессе подбора поставщиков помещений и повышать уровень заполняемости залов.

Платформа предоставляет как шаблонные инструменты создания регистрационных сайтов и анкет, так и настраиваемые пользовательские шаблоны. Поддерживает интеграцию с платежными системами Paypal, Stripe, Authorize.Net, CyberSource.

Пример оформления

Сессионные залы: N/A

Прямая трансляция: да

Прямой эфир состоявшегося события: N/A

Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: N/A

Интегрирование Webex, Zoom: N/A

Готовые шаблоны: да

Планировщик событий: да

Интеграция с социальными сетями: да

Обмен файлами: N/A

Скачиваемый контент: N/A

Аналитика данных: да

Интеграция CRM: да

Цена: точная цена вендором не указана, но ценообразование зависит от количества регистраций на мероприятие, есть бесплатная демо-версия

Virtual Summits Software Platform

Virtual Summits легко справляется с рутинными задачами организации мероприятия и предоставляет необходимое для проведения виртуального саммита. Доступно создание лендинговых страниц, ранжирование доступа к контенту в зависимости от пользовательской платы, автоматические уведомления спикерам, экспорт лидов из платформы. В один клик создаются планы мероприятий. А через выбранный промежуток времени мероприятие может запускаться в эфир снова — каждую неделю, раз в две недели или ежемесячно.

На сайте собраны подкасты и гайды по настройке и проведению события, предварительного знания об обеспечении или навыков кодинга не требуется. Платформа обещает создание виртуального саммита менее чем за час благодаря автоматизации процесса.

Пример оформления

Сессионные залы: N/A

Прямая трансляция: N/A

Прямой эфир состоявшегося события: да

Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да

Интегрирование Webex, Zoom: N/A

Готовые шаблоны: да

Планировщик событий: да

Интеграция с социальными сетями: да

Обмен файлами: да

Скачиваемый контент: N/A

Аналитика данных: да

Интеграция CRM: N/A

Цена: 14 дней бесплатного пробного пользования; от $97 в месяц

Accelevents

Платформа Accelevents предлагает надежные функции виртуального хостинга события, включая продажу билетов, прямой эфир, живой чат и опросы, виртуальные стенды экспонентов, сессии.

Accelevents обладает мощными и экономящими время функциями: создание красочных страниц событий без написания кода, продвижение события через электронную почту, социальные сети, партнерские программы.

Особенностью платформы является ее возможность работы с набором инструментов для сбора средств. Эта интеграция дает возможность пользователям собирать пожертвования, получать заявки на участие в аукционах, проводить кампании по сбору средств при продаже билетов на мероприятия. Платформа также позволяет создать свою собственную страницу Fund a Need и собирать пожертвования от сторонников непосредственно на этой странице.

Пример оформления

Сессионные залы: да

Прямая трансляция: да

Прямой эфир состоявшегося события: да

Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да

Интегрирование Webex, Zoom: N/A

Готовые шаблоны: N/A

Планировщик событий: да

Интеграция с социальными сетями: да

Обмен файлами: N/A

Скачиваемый контент: N/A

Аналитика данных: да

Интеграция CRM: N/A

Цена: бесплатная пробная версия, в платной версии стоимость 1$ с каждого проданного билета

Hopin

Hopin — недавний игрок в сфере поддержки и проведения виртуальных событий. Компания, основанная в 2019 году, официально вышла на рынок в 2020 году. Ее цель — по максимуму перенести возможности живого общения в интернет. Реализуется это через многофункциональную онлайн-платформу мероприятий в реальном времени. Здесь организаторы могут создавать, проводить и управлять мероприятиями с количеством участников до 100 000 человек.

Виртуальная площадка Hopin соединяет разбросанные по разным локациям сообщества, компании и друзей через видео, чаты и нетворкинг. События происходят в пяти основных областях видео сотрудничества: Reception, Stage, Sessions, Networking, and Expo.

Пример оформления

Сессионные залы: да

Прямая трансляция: да

Прямой эфир состоявшегося события: N/A

Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да

Интегрирование Webex, Zoom: N/A

Готовые шаблоны: да

Планировщик событий: N/A

Интеграция с социальными сетями: N/A

Обмен файлами: N/A

Скачиваемый контент: N/A

Аналитика данных: да

Интеграция CRM: N/A

Цена: бесплатная пробная версия, платная от $99 + процент от стоимости билетов мероприятия

HeySummit

HeySummit — инструмент, используемый для увеличения вовлеченности, конверсии и доходов для вебинаров и встреч. Программное обеспечение предлагает функции вовлечения участников для регистрации, создание фирменных графиков и твитов, генерирование отчетов для улучшения маркетинговой стратегии.

HeySummit используется как для планирования и проведения виртуальных мероприятий в прямом эфире, так и для трансляции предварительно записанных видео, организации серий ток-шоу, создания библиотеки видео-ресурсов, онлайн-курсов, демонстрации продукции, и даже — проведения исследований.

В решении легко создается динамический контент на оптимизированной целевой странице, который способствует конверсии потенциальных посетителей. Спикеры на информационной панели сами могут вносить информацию о себе, загружать фирменные графические материалы для мероприятий.

Пример оформления

Сессионные залы: N/A

Прямая трансляция: да

Прямой эфир состоявшегося события: да

Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: N/A

Интегрирование Webex, Zoom: да

Готовые шаблоны: N/A

Планировщик событий: да

Интеграция с социальными сетями: да

Обмен файлами: N/A

Скачиваемый контент: да

Аналитика данных: да

Интеграция CRM: N/A

Цена: бесплатная пробная версия, цена подписки от 49$/месяц

Ideum Open Exhibits

Open Exhibits — инициатива, первоначально финансируемая Национальным научным фондом США. Целью было изменение способа, которым музеи и другие неформальные учебные заведения делятся цифровыми экспонатами.

Open Exhibits фокусируется на разработке новых типов взаимодействия человека с компьютером; коллекция программного обеспечения включает шаблоны, компоненты и утилиты, служащие строительными блоками для создания цифровых экспонатов и интерактивных материалов.

Пример оформления

Сессионные залы: нет

Прямая трансляция: N/A

Прямой эфир состоявшегося события: да

Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да

Интегрирование Webex, Zoom: N/A

Готовые шаблоны: да

Планировщик событий: нет

Интеграция с социальными сетями: да

Обмен файлами: да

Скачиваемый контент:

Аналитика данных: нет

Интеграция CRM: нет

Цена: бесплатно

Bizzabo

Bizzabo является платформой для проведения физических, виртуальных и гибридных мероприятий. С помощью программного обеспечения Bizzabo «все-в-одном», команды по проведению мероприятий могут измерять, управлять и масштабировать события. Решение предоставляет полный цикл поддержки — от регистрации и полностью брендированных мобильных приложений для проведения мероприятий до прямых трансляций события и его последующей аналитики.

Чтобы оптимизировать каждый этап процесса управления событиями, Bizzabo предлагает единый командный центр, где доступно управление партнерствами, рабочей нагрузкой сотрудников.

Bizzabo интегрирован с почтовыми приложениями и платформами социальных сетей. Расширенная аналитика дает возможность увидеть эффективность кампаний, число регистраций и количество платежей, измерить производительность сотрудников и соизмерить это с контрольными показателями, которые вы установили для вашего проекта

Пример оформления

Сессионные залы: да

Прямая трансляция: да

Прямой эфир состоявшегося события: N/A

Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да

Интегрирование Webex, Zoom: N/A

Готовые шаблоны: да

Планировщик событий: да

Интеграция с социальными сетями: да

Обмен файлами: да

Скачиваемый контент: N/A

Аналитика данных: да

Интеграция CRM: да

Цена: бесплатная демо версия, цена подписки не указана вендором

WorkCast Stratus

WorkCast Stratus объединяет все типы онлайн-мероприятий в надежную, простую в пользовании платформу. Встроенный инструмент отчетности платформы позволяет в реальном времени получать доступ к информации об участии посетителей и использовать данные для формирования маркетинговой стратегии бренда.

На платформе можно разместить до 50 000 посетителей без необходимости загрузки или установок плагинов. События, созданные на WorkCast Stratus будут впечатлять аудиторию и поощрять участие. Транслируются на любое устройство с подключенным интернетом.

Платформа интегрируется с CRM и инструментами автоматизации маркетинга, такими как HubSpot, Marketo, Salesforce.

Пример оформления

Сессионные залы: да

Прямая трансляция: да

Прямой эфир состоявшегося события: да

Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да

Интегрирование Webex, Zoom: N/A

Готовые шаблоны: N/A

Планировщик событий: N/A

Интеграция с социальными сетями: да

Обмен файлами: нет

Скачиваемый контент: да

Аналитика данных: да

Интеграция CRM: да

Цена: 14 дней бесплатного пробного пользования; далее зависит от выбранного плана

——

Для ROI4CIO подготовила Наталка Чех