#SmartRussianBrains: как вывезти несколько российских стартапов на международное мероприятие

Во-первых, тем, кто решится повторить наш опыт заранее говорим: убедить интересные проекты ехать за свой счет будет не просто. Российские стартапы привыкли, что за них платят фонды и акселераторы. Во-вторых, если вы не профессионалы в организации мероприятий, - приготовьтесь к трудностям. Итак, рассказываем, как мы пришли к такой идее и как реализовали.

Идея. А давайте сделаем свою тусовку на Web Summit?

В 2016 году мы съездили на Web Summit и вернулись в искреннем восторге от мероприятия. Новые клиенты, которые пришли с саммита, окупили поездку, мы обзавелись новыми контактами и получили во всех смыслах отличный опыт. И нам захотелось привезти на следующий Web Summit больше русскоязычных проектов. Мы решили сделать имиджевый проект: договориться с организаторами о выделенной зоне, где будут стенды только русских стартапов. Мы связались с организаторами, получили подтверждение на скидку для всех стартапов по программе #SmartRussianBrains. Также Web Summit выделил нам один бесплатный билет как соорганизаторам. Добро на выделенную зону было дано. Теперь оставалось только найти 6 стартапов. Это был июнь, до ноября было еще 4 месяца.

Где искать стартапы и как их завлечь?

После того, как радость поутихла, мы задумались, где искать стартапы. Задействовали всех друзей и знакомых, написали старым клиентам. Очень помог раздел “Трибуна стартапов” в известном vc.ru. Мы искали контакты интересных проектов и предлагали им поехать на “самую масштабную ИТ-конференцию на планете”.

Но тут обнаружилась проблема. Web Summit дал нам скидку для проектов всего 50 евро. Поэтому стартапы не очень понимали, зачем им ехать именно с нами, в выделенную зону, когда можно просто купить билеты на сайте websummit.com. Да и в принципе, стоит ли тратить деньги на зарубежный ивент. Нам помогли энтузиазм и воспоминания о своем отличном опыте в Лиссабоне в 2016 году в этих условных продажах. Плюс, мы продумали другие преимущества программы: помощь с авиабилетами, поиском отеля, знакомство с менторами и инвесторами и экскурсию по Лиссабону. Все плюсы мы расписали на лендинге, который демонстрировали всем кандидатам: https://www.rubrain.com/websummit. Мы настроили на него контекстную рекламу, которая обошлась нам в 41 000 рублей. Она сработала хорошо, многие оставляли заявку на лендинге. Из 50 заявок 25 стартапов показали сильную мотивацию и желание ехать на Web Summit.

Параллельно мы усиленно искали менторов. Нашими партнерами стали венчурный фонд the Untitled и компания GoTech, и их руководители согласились стать менторами для наших стартапов.

Как довести продажи до конца и получить удовольствие

Однако не все те, кто предварительно давал согласие, доходили до покупки стенда (и именно с нашим промокодом). Организаторы конференции настойчиво узнавали будет ли именно 6 стартапов, чтобы решить давать нам или нет выделенную зону. Поскольку мы точно ответить не могли, Web Summit team решили, что выделенной зоны не будет, просто у всех стартапов на стенде будет двойной брендинг - их лого и #SmartRussianBrains. В итоге из 50 заявок мы отобрали 5 стартапов и начали готовиться к отъезду.

С нами поехали:

Zenytsa - создатели дифракционной линзы с искусственным интеллектом Solar Staff - сервис автоматизации документооборота и выплат распределенным командам и фрилансерамMirow- создатели интерактивных зеркал в примерочных (зеркала могут показать вам вещь в другом цвете и размере)Cheeese - платформа по выбору фотографа, которая работает в 68 странах мира.Beesender - сервис, который помогает большим компаниям общаться с клиентами с помощью мессенджеров и чатботов.

Со всеми стартапами мы постоянно держали связь в почте, информируя о выгодных авиабилетах и поддерживая в подготовке к Web Summit. Кстати, о билетах. Была мысль запартнерится с какой-либо авиакомпанией и полететь всем вместе с большой скидкой, но в итоге оказалось, что всем удобно лететь из разных локаций и в разное время. А ребята из мобильного приложения по поиску фотографов Cheeese и вовсе сказали, что поедут на машине. Также нам предстояло найти русскоязычного гида и фотографа. Хорошо, что сейчас есть сайты типа “Туристер”, поэтому эта проблема быстро была решена.

Мы попросили нашего дизайнера красиво оформить программу первого дня - с экскурсией, фотосессией и ужином с менторами - и разослали ее нашим стартапам. Также мы заказали сувениры - люменесцентные браслеты с надписями #SmartRussianBrains и матрешками. Они пользовались успехом, особенно на ночных мероприятиях.

Для быстрой коммуникации мы создали чат в Telegram - он оказался незаменим, когда всем нужно было найтись на площади Росиу и отправиться на экскурсию. Также мы приглашали всех в основной чат - “Русскоязычные участники Web Summit”, где к началу ивента собралось больше 200 человек.

Итог

На самом мероприятии все прошло гладко. Все стартапы познакомились с менторами, получили обратную связь и ценные рекомендации от нас о том, что лучше посетить на ивенте и что привезти на стенд. Все они выставлялись в первый день, что было частью наших договоренностей с Web Summit.

В оплату стенда (800 евро по скидке) входило: три проходки, сам стенд и назначенные Web Summit встречи с менторами и инвесторами. Ментором может быть кто угодно, даже старший редактор американской версии Forbes, но все стартапы единодушно заявили, что встречи прошли с максимальной пользой.

Также сделки заключались и в неформальной обстановке: Web Summit организовывал Pub Crawl (поход по барам), Sunset Summit и Night Summit. Напоминания куда идти и во сколько приходили в мобильном приложении и рассылке. Sunset Summit обычно проходит в павильоне рядом с главной сценой (Ареной). Его делают примерно с 16.00 до 22.00. Там можно послушать португальские группы и диджеев, попробовать национальные деликатесы, также посмотреть на закат у океана под звуки музыки. Night Summit обычно проходил на Pink street - улице баров Лиссабона. Причем на неформальных мероприятиях реально встретить кого-то из спикеров и инвесторов.

Были совершенно невероятные истории. Например, Ксения Славникова, сооснователь Cheeese, познакомилась с представителем правительства ОАЭ. Так получилось, потому что она, перепутав его с инвестором, написала ему о своем стартапе в приложении Web Summit. После этого они встретились, и Ксения получила множество полезных контактов из travel-индустрии Арабских Эмиратов.

После мероприятия ребята благодарили нас, ведь на Web Summit все удалось найти партнеров и инвесторов. Мы договорились обязательно встретиться еще раз в Москве. Так что мы тоже не остались без новых русскоговорящих клиентов и партнеров по бизнесу.

Наши дополнительные расходы помимо упомянутых 41 000 рублей на рекламу включали в себя:

• билеты на самолет для команды Rubrain из трех человек (60 000 рублей)
• билеты Women in Tech (3 билета за 85 евро), которые мы купили заранее в мае
• проживание в маленькой квартире в центре Лиссабона (24 000 рублей)
• коктейль для стартапов, партнеров и инвесторов (220 евро)
• экскурсия (80 евро)
• фотограф (150 евро)
• браслеты (2600 рублей)

Итого, бюджет составил 160 00 рублей. Я традиционно предлагаю сравнить с покупкой небольшого стенда на московском IT-мероприятии. Расходы окупили себя полностью: о нас узнало множество российских стартапов, мы завязали хорошие отношения с организаторами Web Summit, мы нашли международных партнеров. Будем ли мы повторять такой опыт? Да. Нам интересно организовать подобную поездку на Pioneers, TechCrunch Disrupt или Slush. Нам понравился эксперимент с ивент-менеджментом, а стартапам понравилось ездить с нами, поэтому часть группы уже собрана.