Как сэкономить при запуске бизнеса в США: регистрация компании, офис и бухгалтерия

Регистрация компании

Самое первое, что нужно будет сделать тем, кто собирается открыть бизнес в США, — это, собственно, создать юрлицо. Мы пошли не оптимальным, как выяснилось позже, путем и потеряли на этом немало денег. Дело в том, что фирму я запускал незадолго до того, как начал собирать пакет документов для получения визы О1 для работы в Штатах (о ее получении я писал отдельный материал). Соответственно, юристы, занимавшиеся визой, порекомендовали и коллег, которые могут помочь с регистрацией компании.

Те отработали хорошо, и претензий к ним нет никаких, однако, как и все юристы в США, они берут за не особо напряженную работу очень много денег. В итоге создание C-Corp в штате Делавер обошлось мне почти в $3000. Конечно, за эти деньги мы получили несколько кастомизированных под нужды бизнеса учредительных документов (например, мы отказались от оформления пула акций для выдачи опционов будущим сотрудникам), а не шаблоны с измененным названием, но переплата оказалось очень велика. Ведь, например, с помощью сервиса Stripe Atlas можно зарегистрировать компанию (LLC или корпорацию) за $500:

А если всё делать самостоятельно, то, например, во Флориде, где я живу, создание LLC обойдется всего в $160:

Таким образом, даже на самом первом этапе вывода бизнеса в США есть возможность серьезно сэкономить.

Офис

Следующее, что вам понадобится для работы на территории США и на чем можно сэкономить, — физический офис и почтовый адрес. Здесь самый простой способ экономии — это аренда мест в коворкингах, которых в США много. Например, в Майами, где я живу, есть и WeWork, и Regus. Например, места в одном из зданий WeWork в Майами стоят от $220 в месяц. Еще за примерно $50 в месяц можно получить услугу почтового адреса.

Сотрудники WeWork проверят почту по запросу и скажут, есть ли там что-то стоящее внимания

В интернете можно встретить советы вместо этого арендовать почтовую ячейку примерно за $100 в год — это вариант сэкономить еще больше. Однако такой способ намного неудобнее. Сотрудникам коворкинга всегда можно написать и спросить, есть ли для вашей компании почта, и ехать, только если пришло что-то важное (потому что всевозможного спама приходят просто горы). Это удобно, если вы не планируете всегда быть в своем офисе, как делаю я.

Интересный момент: несмотря на то что тот же WeWork — это сеть, цены на одни и те же услуги в разных городах присутствия компании вовсе не одинаковы. Так, например, цены на аренду одного места в коворкинге в San Francisco Bay Area начинаются от $400 в месяц, в Сан-Диего — от $350, тогда как в других городах есть варианты за $220-250. Так что если конкретная локация адреса вам не важна в силу особенностей бизнеса, то здесь кроется еще одна возможность экономии.

Бухгалтерия

Очень важный момент — это выбор бухгалтера. Вообще, стоит подготовиться, что в любых коммуникациях с людьми по деловым вопросам в США вас могут обмануть или попробовать содрать в разы больше денег, чем стоит услуга. Поэтому нужно сохранять бдительность и проверять всё, что только можно.

Что касается бухгалтерии, то лучше всего сотрудничать с лицензированным бухгалтером (CPA, Certified Public Accountant). Помимо собственно знаний того, какие отчеты когда и куда надо сдавать, такие бухгалтеры имеют право отправлять все документы онлайн. Если вести бухгалтерию самостоятельно и быть при этом нерезидентом, многое надо будет отправлять физической почтой и разбираться в этом самому.

Уже на этапе работы с почтой CPA экономит деньги. Если в России директ-маркетинг по почте давно стал неэффективным (все привыкли выгребать и выбрасывать разноцветные рекламные буклеты), то в Америке вместо этого маркетологи местных фирм играют на незнании и страхах потенциальных покупателей. Для этого, например, они маскируют свою рекламу под официальные сообщения властей: используется казенный язык, похожие на официальные бланки, различные фразы вроде «Срочно! Уведомление требует немедленного ответа!», угрожают штрафами.

К примеру, вот письмо о том, что нам необходимо заказать некие стикеры/постеры, которые должны быть размещены рядом с рабочим местом каждого сотрудника. Каждая такая наклейка стоит $84, тут же любезно указана информация о том, что ее отсутствие карается штрафом в $17 000. Выглядит как устрашающее письмо от властей, но на самом деле это фирма-посредник пытается получить нового клиента, чтобы оформить ему эти стикеры.

Сам бы я никогда не отличил такую подделку от официального письма, если бы не помощь нашего бухгалтера. Эта опытная дама подобные уловки видела миллион раз и помогает разобраться с тем, на что действительно стоит обращать внимание в почте.

Помимо таких опосредованно относящихся к бухгалтерии вещей, CPA помогает экономить и на софте для учета. В США самой популярной программой для бухгалтерии является Quickbooks. Существует и ее онлайн-версия. Программа реально очень удобная, но платная, при этом разобраться в тарифах самостоятельно не так уж и просто. Нужно будет купить какую-то подходящую под нужды бизнеса версию плана, а затем еще докупать пакеты — например, если требуется тут же обрабатывать и зарплату.

Плюс бухгалтера здесь в том, что обычно разработчики Quickbooks дают таким специалистам возможность бесплатно предоставлять лицензии на софт своим клиентам. Таким образом, если подписать договор с CPA, то платить отдельно за базовую версию программы уже не придется.

Но где же найти такого хорошего специалиста? Если никаких знакомых предпринимателей из США, которые могли бы порекомендовать бухгалтера, у вас нет, остается один вариант — биржи фриланса вроде Upwork. Я нашел нашего бухгалтера именно там и считаю, что вытянул счастливый билет. Оглядываясь назад, можно дать следующие советы по поиску бухгалтера на фриланс-бирже.

Начать лучше с простого маленького проекта: нам надо было заполнить один отчет (Annual report) и заплатить один налог (Delaware franchise tax). Так вы сможете понять общую адекватность специалиста, не подписывая с ним никаких долгосрочных контрактов (как станет ясно ниже, с адекватностью могут быть проблемы).

Сравнивайте предложения нескольких кандидатов и не соглашайтесь на платные консультации. К описываемому моменту подачи отчетов компания еще не вела деятельность, так что с точки зрения бухгалтерии всё было просто.

Однако некоторые из откликнувшихся на мое задание специалистов (в основном русскоязычные, кстати) предлагали сделать это за «где-то $1200», а узнав о простоте задачи, предлагали «скинуть до $800». Другие (уже главным образом американцы) либо хотели сначала «всё обсудить по телефону» — то есть провести платную консультацию, которая тут стоит обычно около $200, либо давали какие-то дикие разбросы по ценам: один кандидат предложил сделать всё за $50, а бухгалтер, которого мы в итоге выбрали, — за пару сотен.

При этом тот, который предлагал за $50, даже прислал результат — и выяснилось, что он просто взял шаблон заполнения налога и вписал туда название нашей компании. Он не учел, что franchise tax в Делавере может рассчитываться по разным схемам — в зависимости от, например, количества выпущенных корпорацией акций, и выбрал не тот, в результате чего получилась неправильная цифра к уплате – она была меньше нужной, что могло привести к штрафам в будущем. Когда я ему на это указал, он не смутился и потребовал оплату: работа-то, мол, всё равно сделана. Очень удивился, услышав отказ.

Заключение

В завершение дадим несколько базовых советов, применение которых поможет не только «срезать косты» на перечисленных вещах, но и в целом реже переплачивать за услуги для бизнеса в Штатах.

• Никогда не торопитесь с выбором: самые большие переплаты возникают тогда, когда вы соглашаетесь на первый предложенный вариант чего угодно. Если бы я потратил время на изучение вопроса регистрации фирмы, сэкономил бы пару тысяч долларов; и когда я его потратил на вдумчивый выбор выбор бухгалтера, смог избежать необоснованных затрат.
• Не стесняйтесь спросить о вариантах экономии. В США распространены скидки — неважно, договариваетесь ли вы о годовом контракте на ведение бухгалтерии или берете авто в лизинг на компанию. Всегда стоит спросить либо о возможности получения скидки, либо о включении каких-то доп. услуг в стоимость — это очень часто работает.
• Не нужно всё делать самому, но контроль очень важен. Вариант во всем разбираться самостоятельно может быть очень затратным — как по времени, так и по деньгам (штрафы за некорректно заполненные отчеты могут быть большими), поэтому лучше чувствительные моменты доверять профессионалам. Но подход «заплатил и забыл» тоже не работает: даже взяв ваши деньги, никто не будет за вами бегать, придется контролировать работу бухгалтера и других нанимаемых специалистов. Только так можно снизить вероятность проблем.

Если у вас есть вопросы или вы хотите проконсультироваться по поводу ведения бизнеса в США, пишите на hi@smilebright.media