Дайте поработать! Как быть, если у вас по три митинга на день
Митинг — онлайн/оффлайн встреча с коллегами с целью обсуждения рабочих моментов: постановка задач и целей, обсуждение выполнения планов, обмен идеями. От английского “meeting” — встреча. В IT чаще всего используется именно англоязычный вариант. По-русски же это просто совещание.
Многие компании, особенно западные, для лучшей организации рабочего процесса стараются контролировать и анализировать каждый шаг сотрудника. Несколько раз в день обсуждается, что сделано, что нужно сделать, а что пора бы уже и переделать.
В итоге рабочая неделя вертится исключительно вокруг митингов. Подготовить отчет о проделанной работе. Обдумать идеи и предложения по повышению качества кода/товара/услуги. Сам митинг посетить. А работать когда??
Работа, работа, перейди на Федота
Рабочее пространство
Сегодняшние офисы модные и красивые, но, увы, зачастую не способствуют повышению продуктивности. Наиболее распространенный вариант организации рабочего пространства у современных компаний (и в особенности у стартапов) — это open space, офис-студия. Большое помещение (кабинет), в котором сидит много-много сотрудников: в маленькой компании все, что есть; в компаниях побольше — один отдел.
Нравится офис? :)
Опенспейсы хороши тем, что помогают быстро и просто коммуницировать коллегам. Крикнул Иннокентию через три стола, что сколько можно, сбрось ты мне уже этот макет — и все хорошо. Идеи обсуждать удобно, никуда ходить не надо. Да и филонить ни у кого не получится: коллеги и руководитель постоянно видят твой монитор.
Всё так, но в добавок вы получаете источник бесконечного шума. У кого-то зазвонил телефон (если повезло, и коллеги отключают звук, вы все равно услышите вибрацию). Кто-то кашляет, чихает и шмыгает носом. Кто-то ходит туда-сюда в ботинках с поврежденным супинатором. Ну а кто-то обсуждает рабочие вопросы. И ни одни наушники не способны полностью защитить вас от ненужной информации и раздражающих звуков.
Ф — фрустрация
Всё это мешает сосредоточиться на конкретной задаче и продуктивно провести рабочий день
Работникам умственного труда нужно некоторое время, чтобы вникнуть в задачу. Программистам, аналитикам, дизайнерам нужно как минимум 7 минут, чтобы “войти в работу” после того, как их отвлекли. Согласно исследованию atlassian.com, сотрудники участвуют в 62 митингах в месяцах и половина из них — пустая трата времени. Если считать, что в месяце 20 рабочих дней, получается по три митинга в день.
Идеальный рецепт разочарования: рабочий день, который состоит из бесконечных вхождений в работу и никак не дает сконцентрироваться на задаче
Для того, чтобы повысить свою продуктивность, необходимо максимально уменьшить отвлекающие и раздражающие факторы и удлинить периоды безотрывной работы.
Чувствуете фрустрацию, осознавая, как мало успели сделать за сегодняшний день? Советы ниже однозначно для вас.
Сбалансируйте работу и обсуждение работы
- Бронируйте по 2–4 часа в день на беспрерывную работу
Вы наверняка знаете, когда вам лучше работается: утром или вечером. Выберите хотя бы 2 часа из этого промежутка и постарайтесь все это время посвятить работе. Если возможно, откажитесь от любых обсуждений и совещаний в это время.
- Критически оценивайте митинги
В начале недели просматривайте календарь с планами на ближайшие дни. Если сомневаетесь в целесообразности посещения митинга, уточните у организатора, так ли необходимо ваше присутствие. Поверьте, программисту слушать дебаты насчет ценообразования не обязательно.
- Нужно ли тратить целый час?
Большинство митингов не требуют 60 минут для проведения. Но менеджеры проекта предпочитают подстраховаться и планировать всё с запасом. Если встреча уже не в первый раз заканчивается на 15–30 минут раньше, просите организаторов отражать это в планировщике.
- А что, если совсем без митингов?
Некоторые крупные компании, например Asana, число сотрудников которой перевалило за сотню, как минимум один день в неделю предпочитают обходиться без митингов вовсе. Если у них получается, почему бы не попробовать и вам.
Продуктивные митинги: правила, а не исключения
Мы ни в коем случае ни умаляем значения митингов! Совещания обязательны для обмена информации, получения обратной связи, согласования планов, для мозговых штурмов и принятия решений. Но проводить их нужно разумно.
Если митинги занимают 20% рабочего времени, за год это выливается в несколько месяцев. Как будто вы сели за новогодний стол 31 декабря, а встали где-то в марте
Если не занимаетесь организацией совещаний сами, передайте следующие советы менеджеру проекта.
1. Избегайте приглашения всех и каждого
Возможно, вам хочется, чтобы на митинге присутствовало побольше сотрудников. Каждому будет полезно послушать о глобальных планах компании, последних новостях в отрасли и даже принять участие в обсуждении краткосрочных задач. Но ведь сотрудник посещает митинги в рабочее время, отвлекаясь от выполнения других задач. Положим, час работы одного сотрудника стоит вам $30. И таких сотрудников вы собрали на митинг 10. Уверены, что это рациональная трата средств?
2. Никаких смартфонов
Попросите сотрудников оставлять смартфоны вне митинг-рума. Проверка почты и болтовня в мессенджерах явно не пойдут на пользу обсуждению.
3. Предупреждайте о совещании заранее
Желательно за 24 часа. Чётко обозначайте предмет обсуждения. Это позволит приглашенным подготовиться заранее и не тратить время самого митинга на вопросы в духе “Ну, что тут у нас?”
4. Начинайте вовремя
Цените свое и чужое время.
5. Назначайте исполнителей
Если ставится новая задача, обязательно сразу выбирайте ответственного за ее реализацию. Иначе придется собирать новый митинг — для поиска и утверждения исполнительного состава.
6. Подводите итоги письменно
Это полезно организатору митинга: позволяет обобщить сказанное. И еще больше это полезно исполнителям, т. к. велика вероятность, что они что-то прослушали, не поняли, забыли.
Митинги являются неотъемлемой частью любого рабочего процесса. Как они проходят в вашей компании?
