Сколько времени ваши сотрудники тратят на работу?

Как определить, кто из сотрудников реально загружен и приносит пользу компании, а кто имитирует активную деятельность от зарплаты до зарплаты? И как понять, сколько вообще сотрудников нужно компании?

На эти вопросы поможет ответить нормирование труда. Оно подходит в первую очередь для сотрудников, продуктивность которых можно и нужно измерять по часам. Например, бухгалтер и кадровик выполняют в целом однотипные задачи, на каждую из которых им нужно примерно одинаковое время. А вот продуктивность работы аналитика не измерить в минутах или часах. Она измеряется другими параметрами: повышением объема продаж, увеличением прибыли, снижением издержек, привлечением новых клиентов и так далее. В данном материале мы ориентируемся именно на первую категорию сотрудников.

Что такое нормирование труда

Нормирование труда помогает понять, сколько времени должны тратить сотрудники на конкретные задачи. Например, сколько времени тратит бухгалтер на создание платежного поручения, юрист — на проверку типового договора, кадровик — на оформление нового сотрудника и так далее.

Зная, сколько времени занимает задача, можно посчитать нагрузку на отдельного работника и вычислить, сколько человек требуется для нормальной работы компании.

Нормирование труда также поможет:

• понять, кто тратит мало времени на рабочие задачи;
• быстрее согласовывать и выполнять задачи, для которых нужно несколько сотрудников;
• понять, не пора ли поменять систему оплаты труда и форму занятости некоторых сотрудников.

Существует множество методик нормирования труда. Мы расскажем о приемах, которые не требуют глубоких знаний в экономике труда.

Разберитесь, какие задачи выполняют сотрудники

Нужно понять функции каждого сотрудника и составить общий перечень видов работ по разным участкам: по отделу продаж, отделу закупок, бухгалтерии и прочим. В перечень включайте все периодические задачи, даже те, которые сотрудник выполняет несколько раз в году.

Информацию для перечня можно взять у самих сотрудников: попросите их составить подробный список, дайте время, чтобы дополнить и уточнить его. Для проверки списков можно использовать должностные инструкции и рабочие регламенты, входящие и исходящие документы, электронные отчеты в программном обеспечении.

Используйте метод фотографии рабочего времени

Все рабочее время сотрудника можно поделить на несколько частей:

• Подготовительно-заключительное — время для подготовки к работе и для ее завершения.
• Оперативное — непосредственно время работы.
• Время обслуживания рабочей зоны.
• Время на перерывы: отдых, естественные нужды.

Существует метод, который помогает всесторонне изучить распределение времени сотрудника: метод фотографии рабочего времени. Составить ее может сам сотрудник, либо руководитель отдела или кадровый специалист.

Например, фотография рабочего дня бухгалтера по расчетам с контрагентами может выглядеть так.

Исходя из этих данных можно составить баланс рабочего времени сотрудника за рабочий день.

Баланс помогает установить, сколько времени сотрудники реально работают и как часто отвлекаются.

Например, обычно для офисных работников используют следующие нормативы:

• подготовительно-заключительное время — от 1 до 2%;
• время на перерывы — от 6 до 8%.

Если они превышены — пора подтянуть трудовую дисциплину.

Замерьте время на выполнение задач

Чтобы установить нормативы, нужно понять, сколько времени занимает у работников каждая операция.

Для этого можно использовать:

• сведения из фотографий рабочего дня;
• данные привлеченного сотрудника, который будет фиксировать, сколько времени занимает та или иная задача;
• попросить работников оценивать временные затраты.

В последнем пункте можно использовать платные или бесплатные тайм-трекеры в виде программ или расширений для браузера. Некоторые из них можно интегрировать с Trello или другими системами управления проектами. Ими удобнее пользоваться, чем часами или секундомером: иконка сервиса находится в поле зрения и человеку сложнее забыть про то, что нужно нажать паузу в перерыве или завершить задачу. Тайм-трекеры сами подбивают статистику и показывают, сколько времени и на какие задачи ушли у сотрудников, отслеживают динамику по дням, неделям и другим периодам. Как правило, реальная картина времени выполнения отличается от ожидаемой как сотрудниками, так и руководством. Например, можно использовать Toggl, Everhour или другие сервисы.

Если в компании аналогичные работы выполняют несколько сотрудников, замерять лучше работу более опытных, но не самых производительных.

Чтобы картина замеров была максимально точной, сложносоставные задачи лучше дробить на несколько простых.

По итогу получаются таблицы для подсчета нормативного фонда рабочего времени.

Например, таблица нормативов на участке по расчетам с контрагентами может выглядеть так.

Посчитайте, сколько сотрудников вам нужно

Теперь нужно рассчитать, сколько человек нужно компании на каждом участке.

Учитывайте время на перерывы, больничные, командировки, отпуска, потери времени на неучтенные работы, например, разовые задачи или решение внештатных проблем.

Рассчитаем, сколько бухгалтеров должны вести расчеты с контрагентами по данным нашего примера.

Таким образом, чтобы вести учет расчетов с контрагентами предприятию из нашего примера нужно два бухгалтера. В компании таких сотрудников — трое. Руководитель решил сократить одного бухгалтера и принять делопроизводителя. Бухгалтер, как квалифицированный специалист, обходится намного дороже. А делопроизводитель возьмет на себя несложную работу с типовыми документами и разгрузит не только этот участок учета, но и всю бухгалтерию.

Как правильно провести нормирование труда

Нормирование — удобный и эффективный инструмент, но трудоемкий. Не старайтесь охватить все аспекты деятельности предприятия за один прием. Нагрузка должна быть посильной и оправданной. Выберите самый проблемный участок, где целесообразно провести нормирование, и начните с него. Навели порядок в одном месте — двигайтесь дальше. Так постепенно можно выявить и устранить все недостатки трудового процесса, которые тормозят развитие бизнеса.