Тайм-менеджмент против переработок и стресса. Базовые принципы и инструменты управления временем

Источник — блог SendPulse

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это собирательный термин для разных техник, инструментов и стратегий, которые помогают структурировать график и управлять рабочими и личными процессами. Ключевые стратегии тайм-менеджмента — работа по графику и достижение целей — повышают производительность и помогают чувствовать себя успешнее.

Тайм-менеджмент помогает управлять своим временем, и в том числе наконец избавиться от хронического недосыпа из-за переработок. Его смысл — работать не больше, а продуктивнее.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Если не хватает времени на качественный отдых и восстановление, человек находится в состоянии постоянной усталости. Такое состояние плохо сказывается на продуктивности, повышает уровень гормонов стресса и приносит постоянную неудовлетворенность результатами. Тайм-менеджмент поможет снизить влияние стресса и повысить продуктивность.

Тайм-менеджмент для работы в команде

Тайм-менеджмент в командной работе позволяет достигать измеримых успехов и грамотно распределять задачи. Гораздо легче избегать лавины неожиданных задач, если все идет по графику, обсуждается и приоритизируется.

Постоянные срывы сроков, бесконечные встречи, звонки и метания между задачами — самые частые пожиратели времени в любой корпоративной культуре. Но с этими проблемами встречаются и небольшие агентства. Управление временем поможет бороться с такими пожирателями и умело распределять время, ответственность и интеллектуальный ресурс внутри команды.

Тайм-менеджмент для фрилансеров и предпринимателей

Назначение дедлайнов самому себе — коварная задача. Методы тайм-менеджмента в этом случае помогут набраться уверенности в себе, выбрать нормальное место для работы и поддерживать мотивацию, а главное — не выгорать.

Работа на себя — это всегда большое давление и ответственность: нет предсказуемого расписания, поддержки команды и работодателя, регулярных выплат. Тайм-менеджмент поможет научиться гибкости, дисциплине и балансу — качествам, которые нужны любому независимому специалисту.

Тайм-менеджмент для учебы и саморазвития

Освободить время для учебы всегда нелегко. Управление временем поможет вам создать уверенный баланс между обучением и остальной занятостью. Например, если сложно учиться после рабочего дня — попробуйте поэкспериментировать с расписанием. Может, вам больше понравится смотреть лекцию отрывками в течение дня, или вообще посвятить обучению утро, а не вечер.

Теперь давайте поближе познакомимся с некоторыми принципами, стратегиями и техниками тайм-менеджмента, которые помогут легко справляться с задачами и не сходить с ума.

Автоматизация email рассылок

Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.

Настроить триггерные рассылки

Основы тайм-менеджмента

Прокрастинация и недостаток самоорганизации настигают нас во множестве форм и ситуаций. Научитесь распознавать и уничтожать их все с помощью универсальных принципов тайм-менеджмента.

Это первые шаги к качественному управлению временем, которые можно внедрить в свой рабочий процесс. Для некоторых из них есть специальные программы и приложения, которые мы рассмотрим дальше.

1. Четко определите свои планы и цели. Трудно управлять временем, если нет сроков и промежуточных этапов. Особенно от этого страдают предприниматели и фрилансеры. Распишите планы и цели: кто, когда, где, зачем, какой нужен результат. Чем подробнее и реалистичнее будет ваш план, тем проще будет ему следовать.
2. Распределите приоритеты по задачам и проектам. Запишите абсолютно все задачи, затем распределите их на три категории: на месяц, на неделю, на день. Это поможет видеть полную загрузку и состояние дел.
3. Записывайте планы, не пытайтесь все запомнить. И лучше замените хаос из стикеров и обрывков бумаги на нормальный электронный календарь, хотя бы Google Calendar. Записали все задачи — меньше рискуете что-то пропустить или забыть, особенно если установите напоминания.
4. Используйте свою креативную фазу с умом. Определите время, в которое вы наиболее креативны и производительны, и отдайте его под приоритетные задачи. На это время избегайте всяческих раздражителей: коллег, домашних, уведомлений на компьютере или телефоне.
5. Принимайте меньше решений. Процесс принятия решений требует большой ментальной нагрузки и быстро утомляет. Даже банальных решений вроде «открыть письмо / оставить до вечера». Чтобы не тратить на это силы, выработайте для себя комплекс правил — готовых решений на типовые ситуации, и следуйте ему.
6. Доверяйте и делегируйте. Научитесь максимально понятно и уважительно объяснять, какая помощь вам нужна в данный момент. Полезно будет для этого разобраться с методами «Ненасильственного общения». Этот метод основан на эмпатии: находить вариант действий, который будет комфортным для всех участников, и для вас в том числе.

А вот несколько опасных моментов, о которых нужно помнить.

1. Будьте осторожны с мультизадачностью. Некоторые исследования заявляют, что многозадачность улучшает результаты труда, другие — что может снижать продуктивность до 40%. Однозначного мнения на этот счет нет, но можно точно сказать, что постоянная работа на пределе быстро приведет к выгоранию.
2. Не отвечайте на все письма сразу же. Если ваша работа не предполагает переписки с клиентами в реальном времени, лучше отвести несколько минут на проверку почты два-три раза в день.
3. Не соглашайтесь на все. Если вы уже перегружены, каждое ваше «да» означает переработку. И что более важно — лишает вас возможности взять какой-то более интересный или важный проект в будущем.
4. Не перерабатывайте. Обязательно оставляйте себе время на перезарядку, даже если его не запланировали и вообще кажется, что отдых вам не нужен.

Восемь популярных техник тайм-менеджмента

Собрали самые популярные и действенные техники, с которыми вам следует познакомиться. Попробуйте и определите, какая из них лучше подойдет под ваш характер и стиль работы.

Канбан

Доска с карточками, которая помогает визуализировать работу и отслеживать прогресс по перемещениям задач через этапы. Один быстрый взгляд на доску — и вы в курсе, что происходит с проектами. Канбан-приложения дают прозрачный учет времени: большинство из них показывает время нахождения каждой задачи на любом из этапов и у каждого из исполнителей.

Канбан-режим есть во многих приложениях для тайм-менеджмента, дальше в статье мы рассмотрим некоторые из них. Карточки легко менять под себя, переименовывать, наполнять информацией и помечать.

Доска обычно отражает один проект, а карточки — отдельные задачи. Отдельные доски лучше делать простыми, чтобы не усложнять вид, например, разделить этапы на «Нужно сделать», «В процессе», «На проверке», «Готово». Если нужно более сложная иерархия, ее лучше настроить через связь между отдельными досками.

Матрица Эйзенхауэра

Эта система планирования времени помогает ранжировать задачи по срочности и важности. С помощью матрицы Эйзенхауэра легко решить, нужно ли вам делать задачу сейчас или лучше ее делегировать или отложить.

Стандартная матрица выглядит так: квадрат, поделенный на четыре части, со шкалами срочности и важности.

В итоге все ваши задачи разделятся на четыре категории:

1. Важные и срочные = сделать первыми.
2. Важные и несрочные = запланировать.
3. Срочные и неважные = делегировать.
4. Несрочные и неважные = удалить из списка задач.

Все поступающие задачи сразу анализируйте по этой матрице и сразу записывайте в ежедневник, календарь или тот список, который вы ведете. Можно записывать прямо в матрицу, а позже распределять из нее. Главное — сразу определить приоритет каждой задачи.

Помидорная техника

Используйте таймер, чтобы разделить рабочее время на интервалы с короткими перерывами. После четвертого интервала возьмите перерыв подлиннее. Традиционно в помидорной технике используется рабочий интервал в 25 минут и перерывы по 5 минут — теоретически это идеальные периоды, чтобы не терять концентрацию внимания. Но вы можете настроить для себя любые длительности, которые вам удобны.

Необязательно использовать промежутки 25 и 5 минут. Например, согласно исследованиям специалиста по сну Натана Клейтмана, рабочий промежуток может занимать 90 минут — за это время бодрствующий мозг проходит период постепенно снижающейся активности и нуждается в 30-минутном отдыхе.

Если вы не любите прерываться, чтобы не терять настрой, то смотрите следующие техники из нашего списка.

Техника Flowtime

Выберите одну задачу и зафиксируйте время начала работы над ней. Не ставьте таймер, делайте перерывы по необходимости. Эта техника требует большей дисциплины, чем помидорная, потому что вам нужно уметь различать усталость и лень.

Для flowtime подойдет любой трекер времени и даже простой листочек с ручкой. Отмечайте время старта, перерывов и окончания работы. Онлайн-версия трекера в этом случае будет более функциональна, потому что подсчитает все эти периоды автоматически.

Такой трекинг поможет вам определить самые продуктивные и непродуктивные часы вашего рабочего дня, а также период времени, на котором вы можете сохранять концентрацию.

Таймбоксинг

Эта техника управления временем предполагает выделение четких временных слотов под задачу и соблюдение этих слотов в работе. Таймбоксинг — лекарство для прокрастинаторов, ведь придется подгонять себя и укладываться в сроки.

Таймбокс-расписание можно создать практически в любом календаре, который графически показывает длительность запланированных событий. Для обозначения слотов используйте разные цвета. Это поможет быстрее ориентироваться в созданном таймбокс-расписании.

Один слот может длиться от 20 минут до нескольких недель, как вам удобно. Главное — когда он заканчивается, работа должна быть сделана. Если следовать слотам не получается, пересмотрите рабочий процесс и определите, почему — может, вы неправильно оценили силы или поставили слот на неудобное время, когда внимание рассредоточено.

Таймблокинг

В отличие от таймбоксинга, этот метод тайм-менеджмента сосредоточен на работе над задачей, а не на ее обязательном выполнении. Вы блокируете определенное количество времени и целиком посвящаете его задаче, не отвлекаясь на другие дела.

С таймблокингом в вашем расписании не будет хаоса: каждому занятию отведено свое время.

Это простая, но мощная техника управления временем, особенно если вас постоянно что-то отвлекает от работы дома или в офисе. Просто запланируйте все перерывы, и даже послерабочий досуг, и дайте семье и коллегам знать, когда вас можно потревожить.

Техника Bullet journal

Записывайте все в один блокнот. В основе стандартного bullet journal лежит календарь и расписание на день, неделю и месяц. Но сюда также добавляются разделы для ваших идей, рисунков, графиков и таблиц — всего, что приходит в голову, что нужно запомнить, что вас вдохновляет. Это скрупулезный, но более захватывающий способ, чем обыкновенная скучная таблица.

Это необязательно должен быть ежедневник в прямом смысле. Можно завести электронную версию в каком-нибудь приложении и заносить в нее идеи и дела с разных устройств в течение дня.

Свой bullet journal вы можете вести так, как вам нравится: экспериментировать с разделами, подразделами, оформлением, наполнением. Это бесконечная система организации ваших мыслей, целей, планов и идей.

Съешь лягушку

Еще один убийца прокрастинации. Эта техника управления временем — про то, что самые сложные и неприятные задачи-«лягушки» должны быть сделаны первыми. Техника помогает прямо в начале дня почувствовать себя победителем и мотивирует на весь остаток работы.

Термин придумал в 2001 году известный спикер и автор бестселлеров Брайан Трейси. Он описал эту и другие техники в своей книге «Съешь лягушку! 21 способ научиться успевать».

Некоторые используют обратный метод: выполняют сначала все мелкие задачи, чтобы получить чувство удовлетворенности собой и освободить мозг для больших дел.

Бонус — метод двух минут. Полезная техника управления временем, которая помогает избежать лавины мелких дел. Правило простое — если дело требует меньше двух минут, сделайте его прямо сейчас.

Сервисы для тайм-менеджмента

Собрали сервисы и приложения для управления задачами, трекинга времени, ведения списков дел.

Сервисы для управления задачами

Trello

Канбан-сервис для одиночек и команд. Простой интерфейс, подойдет для управления личными и рабочими делами. Бесплатно на команду любого размера при ограниченных функциях, платно от 10 долларов в месяц.

Asana

Проста, поэтому популярна наравне с Trello. Есть канбан-режим, todo-списки и таймлайны. Командам до 15 человек и на 1000 задач — бесплатно, далее от 11 долларов в месяц.

Jira

Идеально подойдет айти-командам, которые работают по agile-методикам, то есть разбивают работу над проектом на короткие спринты, чтобы вовремя реагировать на меняющиеся требования. В функционале: канбан и скрам-доски, таймлайны, есть автоматические отчеты по работе, обновляющиеся в режиме реального времени. Бесплатно для команды до 10 человек, далее от 7 долларов в месяц за пользователя.

MeisterTask

Канбан-доска для личных и командных проектов. Есть предустановленные work flow, на которые можно сразу раскидать свои типовые задачи, или создать свою доску с нуля. Есть импорт данных из Trello и Asana. До трех проектов с неограниченным количеством участников — бесплатно, далее от 8,25 доллара в месяц.

Hygger

Приложение для командной работы. Кроме канбан-досок, есть таймлайны, календари, таблицы, todo-списки и графики. Прямо в проекте можно подсчитывать временные затраты и определять ценность задач по нескольким встроенным методикам.

Сервисы для учета задач

Any.do

Приложение для записи и напоминания о задачах. Создатели предлагают вести здесь план дел и учет расходов, составлять списки покупок, фильмов, книг и всего что угодно. Приложение есть для телефонов и компьютеров, можно синхронизировать свои девайсы и составлять общие списки на несколько пользователей. Удобная фича — синхронизироваться с почтой и превращать письма в задачи. Бесплатно на всех устройствах, но есть расширенная премиум-версия за 6 долларов в месяц.

Todoist

Еще один популярный задачник. Задачи здесь можно объединять в проекты и добавлять к ним подзадачи, назначать сроки исполнения и создавать уведомления, подключать коллег к процессу. Доступен вид стандартных todo-листов, а также карточек по канбан-системе. Бесплатно на 80 проектов и команду до 5 человек, далее от 3 долларов в месяц.

TickTick

В TickTick есть возможность создавать задачи, формировать их в списки и папки, ранжировать по приоритету, помечать тегами. Календарь здесь доступен в целых пяти видах. Задачи можно создавать голосом или из входящих писем, работать над ними командой и отслеживать прогресс. Есть встроенный помидорный таймер и генератор белого шума, чтобы перекрывать отвлекающие звуки при работе. Приложением можно пользоваться бесплатно либо купить премиум, он обойдется примерно в 2,4 доллара в месяц.

Notion

Мощный таск-трекер с простым дизайном и множеством функций. Его главное преимущество — кастомизация под каждого пользователя. Здесь есть шаблоны элементов, которые можно перетаскивать на страницу в каком угодно порядке, создавая практически лендинг. Благодаря такому подходу в Notion можно делать очень много: от банальных списков задач и сборника информации по проекту до базы знаний для команды, учета времени и бюджета.

Notion бесплатен для персонального использования, продвинутые и командные тарифы начинаются от 4 долларов в месяц.

Сервисы для трекинга времени

TMetric

Классический трекер времени с функциями ручного добавления затрат и автоматического отслеживания времени, потраченного в онлайне. Для полноты картины можно заводить проекты и добавлять клиентов, чтобы вести учет времени по каждому отдельно, а заодно создавать счета на оплату согласно замерам времени в приложении.

Бесплатно при ограниченном функционале. Полная версия от 5 долларов за человека в месяц.

TogglTrack

Приложение от Toggl считает все ваше потраченное время автоматически: работу в программах и других приложениях, сколько вы провели на сайтах и на каких, и считает, сколько стоила ваша работа. Можно синхронизироваться с вашим обычным календарем и посмотреть, совпадают ли намеченные планы с реальностью. есть удобная функция для забывчивых: Toggle автоматически напоминает о действиях, которые вы обычно делаете в определенное время, например, подключиться к командному созвону.

Бесплатно для команд до 5 человек при ограниченной функциональности. Далее от 9 долларов в месяц за пользователя.

Harvest

Этот трекер времени работает на «полуавтомате». Для начала работы нужно забить в него все свои проекты и/или типы занятости по ним, а дальше просто запускать и останавливать таймер. Можно установить цену работы и на ее основании автоматически формировать счета для клиентов. Интерфейс только на английском, зато есть приложения для десктопов под macOS и Windows, а также для мобильных под Android и iOS. Бесплатно на одного пользователя и два проекта, далее от 10 долларов в месяц за пользователя.

Сервисы для фокусировки внимания

Go Fucking Work

Приложение для Chrome, которое блокирует отвлекающие сайты. Пользователь самостоятельно задает список сайтов и время, на которое их нужно заблокировать, так что отвлечься можно будет только в перерывах. При попытке зайти на заблокированный сайт на экране будет появляться оскорбительно-мотивирующая надпись с призывом вернуться к работе. Бесплатно.

Помидорковый таймер

Простейший веб-сервис, работающий по помидорной технике. Запускается без регистрации прямо в окне браузера. Настройте под себя размер и количество «помидорок», малых и больших перерывов, уведомления и принимайтесь за работу.

FocusFox

Текстовый веб-редактор с минималистичным интерфейсом — когда работаешь над текстом, панели инструментов становятся почти прозрачными, виден только текст. Из интересных функций: переключение на темную тему, несколько фоновых саундов из разряда «успокаивающий звук дождя», предпросмотр документа в виде веб-страницы. Есть все стандартные возможности оформления: выделение жирным и курсивом, цитаты, ссылки и картинки, маркированные и нумерованные списки. Есть сохранение и скачивание созданных документов, а при обновлении страницы весь набранный текст сохраняется.

Бесплатный, не нужно ничего скачивать или регистрироваться.

Тайм-менеджмент: что стоит запомнить

Тайм-менеджмент — это комплекс стратегий и техник по управлению временем, которые помогают сосредоточиться на задачах, работать продуктивнее и быть спокойней. Выберите технику, которая подходит вашему характеру и стилю работы, и начинайте с малого: проанализируйте свою продуктивность с помощью инструментов из статьи и понемногу начинайте концентрироваться на действительно важных задачах.

Помните: самая эффективная техника управления временем — та, которая избавляет вас от стресса, а не вгоняет в него.

Общение с клиентами также может быть затратным по времени, если не оптимизировать процесс. Регистрируйтесь в SendPulse и автоматизируйте свои рассылки: запланируйте цепочки писем, которые будут отправляться без вашего участия, и постройте чат-ботов, которые смогут решать базовые вопросы вместо вас.